Pasos Para Procedimiento De Conteo Fisico De Inventario

El contar las existencias o hacer un “Inventario” de nuestra mercancía debe hacerse por varios motivos y cada empresario tendrá sus propios intereses por los cuales lo quiera hacer, hay quienes lo hacen para cobrar diferencias y otros lo toman como una carga administrativa que “hay que hacer”.

Si bien es cierto que existen principios contables y formales para hacerlo, por otro lado no debemos tomar este proceso como un fin en sí mismo, es decir hay quienes cierran su empresa para “hacer el inventario”. Esto es un sentido errado de no identificar los fines y los medios. Para administrar una empresa, el fin es comercializar, no administrar o hacer conteos físicos, esto último es un medio para hacer negocio, por lo tanto debemos acoplar la administración a la empresa y no al revés.

OBJETIVOS:

Determinar correctamente el costo.

Verificar que los productos existan físicamente.

Comprobar los reportes de Ventas y Producción.

Verificar la eficiencia de Producción / Compras con relación a productos irregulares (mermas, mal estado, mal elaborados, caducos, faltantes, sobrantes).

Evaluar y decidir sobre productos de lento movimiento, mal estado, obsoletos.

Comprobar la rotación de productos.

Constatar que el valor no exceda el valor de realización.

Verificar que esté registrado correctamente en la Contabilidad.

Acomodar correctamente los productos de acuerdo al sistema de surtido.

Evaluar el sistema de resguardo y conservación

Puede haber diferencias entre la mercancía que se surte y la que está registrada en las facturas (mercancía vendida), en este caso estas ineficiencias se cargan al Costo de Ventas, esto es uno de las mayores pesos que tiene efectuar “contar correctamente” por que de no hacerlo estaremos afectando el Costo de Ventas de manera irregular. Para contar bien un almacén de mercancía debemos planearlo y prepararnos para que el conteo y sus implicaciones tengan un sentido de administración y beneficios para la empresa. A continuación presento un manual que debe seguirse y verificarse antes de realizar un inventario, asignar responsables y comprometerlos en fechas. Es posible que no todos los rubros se ajusten a su empresa, pero es un intento de mejorar el Inventario. Si Usted tiene observaciones o desea agregar tareas a este proyecto, por favor hágalas al correo electrónico que aparece al final de la nota.

Manual de Planeación del conteo físico del Inventario

(NIF C-4 es la que determina los principios contables para los Inventarios)

ACTIVIDAD

Ubicar todas las instalaciones en donde se encuentre producto.

Definir los tipos de almacenes: Cerrados, a cielo abierto, silos, Importación temporal (maquila), productos empacados, a granel, apilados.

Determinar el día óptimo de conteo y sus respectivos horarios. Elaborar calendario de conteo.

Comprobar que no interrumpan los días festivos, horarios de mantenimiento, Cambios de turno, etc.

Nombrar un Supervisor encargado del Inventario y hacerle saber a todos quien es el responsable, el cual debe tener capacidad de trato y facilidad para tomar decisiones.

Definir el equipo participante, determinar las parejas y entrenarlos para que sepan contar los artículos específicos, informarles sobre los horarios, alimentos, tipos de vestimenta, protección, transportación, gastos, remuneraciones, etc.

Dar capacidad de decisión a cada grupo, nombrando un jefe de equipo de cada pareja.

Lograr el apoyo de la Dirección para que todos cooperen con el conteo.

Invitar a Auditoria Interna y Externa.

Conseguir la papelería: Listados (manuales o de cómputo) con artículos, clasificados por orden, tablas de apoyo, lápices, borrador, calculadora de bolsillo, maskin tape, marcadores, marbetes.

Del listado de artículos, identificar unidades de medida y uniformarlas, la ubicación de grupos de artículos y el costo.

Seleccionar los productos a contar bajo el sistema “ABC”

A = artículos que por su importancia, valor y número se consumen más durante el año

B = artículos que por su importancia, valor y número se consumen menos que los “A” durante el año

C = artículos que por su importancia, valor y número se consumen muy poco durante el año.

Elaborar previamente un croquis del lugar y enumerar los anaqueles, paredes, piso y zonas que guarden producto.

Repartir

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