Planificación, Método y forma para la toma del Inventario 2016 del Almacén de Repuestos

Planificación, Método y forma para la toma del Inventario 2016 del Almacén de Repuestos

Almacenes Lógicos a considerar:

• Almacén  80

Cantidad de Ítems (referencia):

• El reporte de stock de Octubre 2016 considera 8174 ítems, siendo el número final el reporte del día anterior para la toma de inventario.

1. Planificación del inventario:

Consideraciones para optimizar la ejecución del inventario

Para asegurar la adecuada ejecución del inventario y optimizar el conteo se están revisando los sgtes. puntos:

• Se está actualizando el Lay Out actual para poder facilitar la revisión de las ubicaciones.
• Se va revisar que todos los productos deberán estar ubicados en las ubicaciones de acuerdo al sistema y si son pequeños en bolsas que lo separen, cada bolsa rotulada con el código del producto.
• Se calcula un aproximado de 500 códigos como pernos, tuercas, prisioneros, arandelas, etc; que deberán estar contados y separados en grupo de 50 o 100 para facilitar el conteo.
• Se calcula que aproximadamente 100 códigos ubicados  en el techo de las ubicaciones(letras) “C”, “B”, “O”, deberán ser llevados al suelo un día antes para poder empezar el conteo con estos productos y luego de ello se vayan colocando en la ubicación actual.

Consideraciones para 1 día antes del inventario

• Deberemos tener listo los formatos de conteo para los grupos ya impresos.  
• Deberemos tener todo el material necesitado(lista de requerimientos)
• Se debe generar un reporte de últimos movimientos para ser entregados a auditoria.
• Si hubiera algún producto en tránsito se deberá tener el sustento para entregárselo a Auditoria.

Formación de Grupos de Conteo y mesa de trabajo

Para tener  en cuenta la cantidad de personal para ejecutar el inventario anual se ha considerado:

• Total de items a contar : 8174
• Cantidad de items contados en 8 horas: 300 items promedio (referencia anteriores inventarios cíclicos)
• Periodo de conteo : 8 horas (1 día)
• Cantidad de personas necesarias para el conteo (según promedio): 28 personas (8174 items/300 it x p)
• Personas Mesa de Trabajo:  Encargado y Asistente de almacén, y un representante de Auditoria

Conformación del grupo de conteo :

• Cada grupo debe ser formado por 1 inventariador(quien realiza el conteo) y 1 auditor(valida el conteo)
• Son 28 grupos de conteo para 8 horas efectivas de inventario
•  Son 28 grupos distribuidos en 2 periodos de conteo
• Son 2 fechas (periodos de conteo) cada una conformada por 14 grupos de conteo

Mesa de Trabajo

Para conformar la mesa de trabajo deberá considerarse lo sgte:

• El asistente  de Almacén  hará la impresión de las de hojas de conteo para cada grupo de conteo, recepción, digitación y archivamiento.
• El encargado de Almacén  realizara las hojas de conteo con los items a contar por cada grupo, así mismo el análisis y revisión de las diferencias que determinan el 2do conteo y tercer conteo(hojas de conteo).

1. Materiales para el inventario:

Requerimientos para Desarrollo del inventario:

• Almuerzo para 28 personas distribuidas en 2 fechas 14 personas cada una.
• 14 Tableros
• 14 Calculadoras
• 500 hojas bond
• 3 resaltadores
• 20 paquetes de 500 adhesivos de colores (verde o rojo)
• 50 mascarillas para polvo
• 50 ltrs de Agua para beber

1. Método  y Forma del inventario

• Tiempo de Ejecución:

Se ha proyectado 2 fechas de conteo de 8 horas cada uno

• Método y Forma de Inventario

1. El método establecido para esta toma es “por ubicación”  y “a ciegas”.
2. Para empezar el inventario se entregara todo el material asignado a cada grupo(hoja de conteo, adhesivos, lapiceros, tableros, mascarilla para polvo)
3. Luego de 4 horas y en coordinación con los grupos se hará un receso para un refrigerio de 45 minutos

• Comienzo del inventario

1. Se procede a la verificación de los ingresos y salidas, para ello se emite un reporte de últimos movimientos, esto para cualquier revision posterior
2. Para empezar el inventario ya se había coordinado atender todos los despachos 1 dia antes de ser posible.
3. Todos los documentos de ingreso deben haber sido registrados un dia antes
4. Si hubiera 1 despacho o ingreso en transito debe ser informado al auditor y debera tener los documentos de sustento para tal fin.
5. Todos los formatos de conteo son repartidos a los grupos

• Ejecución del inventario

1. Los grupos comienzan el conteo colocando la fecha y hora de inicio.
2. El inventariador es quien reliza el conteo y por ser un proceso transparente deberá enseñar lo que se está contando al auditor para que pueda dar fe de lo contado y así registrarlo en su formato de conteo.
3. Los formatos no tienen cantidad de stock por ser del método “a ciegas”, asegurando así la transparencia del conteo.
4. Algunos grupos encontraran en lo asignado productos de ubicaciones altas en los pisos para facilitar su conteo por ello es lo que deberán a contar primero.
5. Si se encontrara cualquier duda o consulta es atendida por el Encargado de Almacén.
6. Todas las cantidades detalladas en el formato deberá ser escrito con letra legible y no deberán rayar ni enmendar dichas hojas.
7. Al finalizar el conteo de toda la hoja que le fue asignada al grupo deberán firmar el inventariador y el auditor en señal de conformidad con lo escrito, luego si es necesario se realizara 2do o tercer reconteo, según el análisis.

Elaboración del reporte de inventario

1. Cada vez que un grupo termine 1 hoja de conteo deberán entregar firmado este formato para que el personal en la mesa de trabajo puedan digitar y así consolidar el reporte.
2. En caso de encontrarse diferencias deberán ser programados 2 o 3 reconteo según corresponda.
3. Luego de ser digitada la información en el digital se procede a archivar las hojas de conteo.
4. Una vez entregada todas las hojas de conteo, se entregan las copias a auditoria, y se le envía el consolidado del inventario
5. Para la primera fecha se procede a un cierre temporal que será  inaugurado al otro día por el Encargado de almacén
6. Para la segunda fecha se procede al cierre anual general.

FALTA INCLUIR LAS ACTAS DE:

APERTURA

CORTE DOCUMENTARIO

DE CIERRE

DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO

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