La Reunión Concepto

DESARROLLO

La Reunión

Concepto

Una reunión es una concurrencia de un número determinado de personas que comparten el deseo de conseguir un objetivo concreto.

Este objetivo puede ser informar, transmitir una orden, recoger opiniones, generar ideas, formar, tomar una decisión, etc.

Características

• Tiene una función precisa.
• Lleva un resultado (informaciones, ideas, decisiones, etc.)
• Cualquier reunión por muy técnica que sea, cumple en mayor o menor grado una función afectiva y social.
• Se congregan por poco tiempo personas que no han recibido una formación previa.

Clasificación

• Reuniones para informar.
• Reuniones para recoger informaciones.
• Reuniones para formar.
• Reuniones para intercambiar puntos de vista.
• Reuniones para llegar a un acuerdo.
• Reuniones para generar ideas.
• Reuniones para tomar decisiones.

Duración

No hay un tiempo exacto, ya que la duración dependerá de la complejidad de los asuntos y grado de controversia que tengan, tanto como de la efectividad del diseño de la agenda y las competencias de facilitación del líder de la reunión.

Pero se recomienda que no sean muy largas, sino breves y concisas pues la atención disminuye cuando las reuniones se alargan demasiado.

Importancia

Son importantes ya que conectan al trabajador con la dirección de la empresa, estableciendo una comunicación de reciprocidad entre ambos. Con todo ello, las posibilidades de mejora de la actividad, así como de los beneficios para el trabajador aumentan.

Nociones básicas que se deben conocer antes de animar una reunión

1. Acerca del grupo: conviene ante todo que el interés que los individuos tienen en común sea lo bastante fuerte para que lo interioricen y lo asuman por sí mismos y que, así, pase de ser interés en común a ser interés común. Sin embargo, no es menos evidente que durante el transcurso de esa reunión, el animador no llega nunca a transformar este interés en un interés común. Así no se forma un grupo de trabajo; sino solo una concurrencia.

A fin de evitar este obstáculo, es importante que, antes de comenzar una actividad de grupo, los miembros de este adviertan y acepten claramente el objetivo previsto para esa actividad. En efecto, solo si todos los participantes comparten un interés común e integran en él sus intereses particulares será que la concurrencia se transforma en grupo.

1. Acerca de la comunicación: para informar será la comunicación del animador a los participantes. Para recoger informaciones será la comunicación de los participantes al animador. En las reuniones de análisis, de generación de ideas, de toma de decisiones, será la comunicación entre todos los miembros del grupo, más el animador.

Si el intercambio no se produce, si la comunicación no se efectúa de forma satisfactoria, la reunión será en sí misma insatisfactoria.

1. Acerca de las funciones del animador:

- Función de clarificación: al comienzo de la reunión hay que cerciorarse de que el objetivo de la misma queda suficientemente claro para los participantes y de que todos están conformes sobre el tema para tratar o el problema por resolver.

- Función de control: el animador trata primero de ayudar a fijar sus procedimientos. Es decir, el grupo ha de darse unas normas de actuación que permitan que las comunicaciones se produzcan armoniosamente. Estas normas pueden ser más o menos autoritarias (la palabra se concede cuando se pide levantando la mano, cada uno habla cuando le toca el turno, el tiempo adjudicando es igual para todas las personas).

- Función de relajamiento: el solo hecho de reunir a personas que no se conocen origina en ellas una ansiedad mayor o menor según el temperamento de cada cual, pero siempre una ansiedad cierta que el animador no puede pasar por alto. En consecuencia, desde el comienzo de la reunión, el animador deberá crear un clima de confianza y de relajamiento que permita establecer la comunicación entre los miembros del grupo.

- Función de dinamización: definir esta función resulta más difícil, porque es global. De hecho, consiste en ayudar al grupo a sentir deseos de realizar algo, de ir hasta el límite de su capacidad, de superarse.

1. Acerca de los papeles y las posiciones sociales de los miembros del grupo: se concederá la palabra con más facilidad a la persona cuya posición social sea fuerte, se la dejará hablar durante más tiempo sin interrumpirle, habrá menos inclinación a criticar las ideas que expone, etc. Frente a esta persona, otra que tenga una posición social mucho más débil no disfrutará de las mismas ventajas. Y lo que diga no tendrá la misma trascendencia.

Si el animador de la reunión se deja atrapar dentro de este sistema y actúa en función de la posición social de los asistentes, corre el riesgo grave de caer en esas reuniones improductivas cuyos resultados se podrían dar por anticipado con solo mirar la jerarquización de aquellos.

1. Acerca de las influencias que se ejercen dentro del grupo: para comprender los fenómenos de influencia, es preciso pasar por la noción de las necesidades. Cada individuo siente un cierto número de necesidades que van desde la más elemental (alimentarse) a la más elevada (ejemplo: ser reconocido como individuo).

Si se consideran las necesidades más frecuentes y la clase de influencia que se puede ejercer si se utilizan, es posible elaborar la siguiente tabla:

1. Acerca de los sentimientos del grupo: el primer consejo que se puede dar el animador es que se prohíba juzgar a los miembros del grupo, porque tales juicios tienen todas las probabilidades de resultar erróneos. El segundo sería refrenar sus preferencias por tal o cual miembro del grupo, pues si el animador tiene la desgracia de mostrar sus preferencias por una de las participantes, corre el riesgo de desencadenar una reacción de agresividad hacia ella por parte de los demás, y de las demás, que verán en aquella una competidora ante el animador. Igualmente, deberá estimular a los participantes paralizados por sus emociones para que las superen y así puedan integrarse en el grupo (el tímido, el indiferente, el insociable) o permitan a los otros integrarse en el mismo (el dominador, el envidioso, el susceptible).
2. Liderazgo: dentro de un grupo, el líder es quien influye en este grupo, osea, aquel cuya influencia acepta el grupo. El grupo siente necesidades, como se ha visto anteriormente. La función del líder es satisfacer esas necesidades.

Cualidades Indispensables del Animador 

• Capacidad de escuchar a los demás.
• Mostrar seguridad delante de un grupo.
• Ser obstinadamente flexible.
• Saber reaccionar frente a las situaciones imprevistas.

Como se Prepara una Reunión

1. Definir los objetivos: hay que preguntarse por qué se organiza la reunión y anotar los objetivos que han de lograrse ineludiblemente, los que se desearía lograr “además” y los objetivos secundarios.
2. Definir el tema de la reunión: este título tiene su importancia porque permite motivar a los futuros participantes y mostrarles sobre qué tema va a versar la sesión de trabajo.
3. Seleccionar a los participantes: lo que hay que plantearse a propósito de los participantes es la de su eficacia real para el tema que se va a tratar. Si se requiere hacer una reunión para saber por qué los obreros no respetan las normas de seguridad, es sin duda más útil organizar una reunión con los obreros que con los directivos superiores de una empresa. Si se desea saber lo que los consumidores piensan del producto, es preferible reunirse con ellos antes que con el director comercial, el director financiero y el director de ventas.
4. Planificar el desarrollo de la reunión: en la práctica corriente es lo que se llama orden del día de la reunión. Por lo común, este orden del día no es más que una relación de las cuestiones que se van a abordar en el transcurso de la sesión.

Por consiguiente, al concretar su plan de trabajo, el animador ha de tomar en consideración dos aspectos: el orden de las cuestiones que se abordarán y el tiempo asignado a cada una de esas cuestiones.

1. Convocar e interesar a los participantes: la convocatoria les debe suscitar el deseo de asistir a la reunión y de participar en ella de modo activo. Igualmente, debe hacerles ver que no perderán el tiempo, sino que, al contrario, se enriquecerán asistiendo a ella.
2. Organizar materialmente la reunión: preparar anticipadamente los documentos que se han de presentar o distribuir, preparar la sala, los aspectos anexos como por ejemplo bolígrafos, vasos, agua, botellas de agua mineral, etc.

Como se Inicia una Reunión

1. Presentación de los participantes.
2. Dar confianza a los participantes.
3. Presentar el tema de la reunión.
4. Fijar los objetivos de la reunión.
5. Definir los métodos de trabajo.
6. Misión del secretario: una reunión, que debe desembocar de ordinario en unos resultados, da lugar necesariamente a un acta. Esta acta de la reunión lo redacta un secretario.

Tareas Principales del Animador Durante la Reunión 

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