Métodos Para La Aplicación De La Auditoría Administrativa.

4.1 Método de William P. Leonard

 ANTECEDENTES.

• En 1959, ocurre un hecho relevante que contribuyen a la evolución de la auditoría administrativa:

1) Víctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribución de William P. Leonard con el nombre de auditoría administrativa

Para William P. Leonard:

La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.

 OBJETIVO.

Propone que el objetivo primordial de la auditoría administrativa es descubrir las deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y encontrar sus probables remedios. En el manejo de cualquier organización, existe una búsqueda constante para mejorar los métodos y el desempeño, disminuir los costos y mejorar la eficiencia.

La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento ó área de la organización ó de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa.

 PROCESO (METODOLOGÍA).

• 1. Proceso

• 2. Análisis e interpretación.

• Presentación de la auditoria por medio del método de William P. leonard.:

• Fijación de temas finales para trazar un boceto del informe.

• Informe preliminar para la administración de la empresa.

• Informe final con recomendaciones y conclusiones

• Este método persigue:

• Revisión de instalación

• Ayuda en establecimientos de formas y procedimientos

• Tratamiento de los detalles no terminados

• Revisión de informe con la administración.

• El programa de auditoría de este método es:

• Planes y objetivos

• Estructura de la empresa

• Políticas y sistemas

• Métodos de control.

• Recursos humanos y físicos.

• Una vez terminado el programa se recolectan los datos.

• Luego se analiza se interpreta y se sintetiza para la presentación y discusión del informe.

 ELEMENTOS QUE SE EVALUAN.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son:

1. Planes y Objetivos.

Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos:

¿Garantizan los objetivos la sobrevivencia, el crecimiento, la contribución económica y las utilidades de la empresa, así como el cumplimiento de obligaciones sociales?

¿Son suficientemente claros y reales?

¿Pueden alcanzarse?

¿Contribuyen a lograr mejor guía y dirección de la empresa?

¿Son razonables y lógicos?

¿Especifican qué se espera de los subordinados?

¿Ayudan a guiar al personal de un modo unitario?

¿Ayudan a motivar al personal?

¿Se interrelacionan congruentemente en cuanto a su alcance y tiempo?

¿Dan métodos razonables para controlar al esfuerzo humano?

¿Se evalúan periódicamente?

¿Se han establecido nuevas metas a partir de las realizaciones logradas?

2. Organización.

a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se evalúa.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama (sí es que hay).

c) Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentalización.

• La estructura no está de acuerdo con las necesidades de la empresa.

• Las funciones no están coordinadas, equilibradas y controladas.

• No hay delegación de autoridad.

• Personal no calificado ocupa puestos claves.

• Faltan dirección y guía a los subordinados.

• Existen pugnas entre los jefes departamentales: faltan armonía y espíritu de grupo. No hay responsabilidad por las realizaciones.

• Falta flexibilidad para crear nuevas condiciones de trabajo.

• Organización equivocada: exageración en producción y descuido en comercialización.

• Los ejecutivos están sobrecargados de trabajo: demasiadas personas les rinden informes.

3. Políticas y prácticas.

Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento.

Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.

Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.

¿Persigue el sistema la promoción y satisfacción de los objetivos? ¿Lo consigue?

¿Opera dentro del marco de la organización?

¿Provee métodos de control que permitan buenos resultados con el mínimo de inversión en tiempo y esfuerzo?

¿Indica la rutina realizaciones en una secuela lógica?

¿Permiten los sistemas y procedimientos coordinación efectiva interdepartamental?

¿Se han establecido todas las funciones necesarias?

¿Hay suficiente autoridad en cuanto a la responsabilidad?

¿Es posible realizar cambios que mejoren la efectividad?

¿Se ha colocado bien la función en la estructura?

¿Está capacitado el personal para el trabajo?

¿Existe un programa integral de metas a lograr?

¿Hay productividad suficiente?

4. Reglamentos.

Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales.

5. Sistemas y procedimientos.

Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo, cuándo y por quién; cada

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