NORMATIVA Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION

NORMATIVA Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION

Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA PARA COMPRAS DE REPUESTOS AUTOMOTRICES  Y MATERIALES MENORES DE TRABAJO DEL TALLER DE MECANICA DE EPN CARRETERA NORTE

1. OBJETIVO

• Garantizar  una eficiente administración, uso y control del Fondo de Caja Chica autorizado para Compras de Repuestos y Materiales Menores de trabajo del Taller de Mecánica de EPN Carretera Norte, ordenando  sistematizando y agilizando la compra de repuestos automotrices y herramientas menores requeridos para las reparaciones varias al parque vehicular de la EPN:.

1. NORMATIVA  Y  PROCEDIMIENTOS:

II.           NORMATIVA

1. El Gerente Administrativo Financiero de EPN, autorizara  la asignación de la custodia del fondo de caja chica  al  Cro. Lesther Javier Bolaños Contreras el cual no está realizando funciones contables, ni tiene nivele de decisiones en materia de autorización de desembolsos.

1. La persona encargada del fondo de caja Chica será responsable de asegurar el correcto manejo y administración de los recursos financieros asignados para tal fin.

1. El monto a manejar para los Fondos de Caja Chica será de C$15,000.00 (QUINCE MIL CÓRDOBAS NETOS), su ampliación solamente podrá tramitarse para su aprobación ante las Autoridades Superiores de la EPN, previa solicitud del Gerente del Administrativo Financiero de EPN, para tal efecto deberá quedar constancia del cambio solicitado en comunicación girada por dicha autoridad, en la cual se debe sustentar el estudio que justifique la necesidad objetiva de tal solicitud.

1. Todo desembolso para gastos menores y emergentes por adquisición de repuestos automotrices y materiales menores de trabajo a pagarse del fondo de caja chica, deberá ser autorizado:

• Por el Responsable del Taller Mecánico
• Por el Responsable de Servicios Generales

• Por el Vice-Gerente Administrativo

1. Todo adelanto para gastos o compras menores, deberá ser soportado con el Vale Provisional de Caja Chica debidamente autorizado.

1. El Solicitante del adelanto para gastos o compras menores, deberá realizar rendición de cuentas del gasto efectuado a más tardar cuarenta y ocho (48) horas hábiles después de habérsele realizado el adelanto de caja chica.

1. En ningún momento el desembolso a través de caja chica deberá exceder de C$3,000.00 (Tres mil  córdobas Netos), en caso contrario, deberá cubrirse el pago a través de cheque.

1. Ninguna gestión se realizará con el fondo de caja chica, si no se tiene la firma de autorizado por los funcionarios enunciados en la normativa  No. 4

1. El Comprobante de Egreso de Caja Chica será el formato que se utilizará para llevar el control de los desembolsos realizados y para formalizar y documentar los desembolsos efectuados a través del fondo de caja chica.

1. El Comprobante de Caja Chica deberá ser prenumerado y al anularse alguno de ellos, el encargado del fondo deberá marcar el original y copia con un Sello que indique “ANULADO”, además de anotarlo y adjuntarlo en el reembolso correspondiente.

1. Deberán sellarse (invalidarse) los soportes de los Comprobantes de Caja Chica, por pagos efectuados, con un sello de cancelado con el membrete institucional, número del comprobante de cheque de reembolso, fecha y firma del encargado del fondo, para evitar duplicidad en el pago.

1. La reposición del fondo de Caja Chica, se solicitará cuando se haya agotado al menos el 60 % del Fondo asignado o sea C$9,000.00 (Nueve mil  Córdobas Netos), para tal efecto se solicitará en el Formato Oficial Detallado por Comprobante y Memorando de Solicitud de Reembolso de Caja Chica.

1. Todo soporte de pago, recibo o facturas a nombre de la EPN , deberá contener los requisitos que piden las Normas Técnicas de Control Interno, así como el Código Tributario y Ley de Equidad Fiscal,

para poder ser reembolsados.

1. No se reembolsarán aquellos gastos cuya documentación soporte contenga: alteraciones, enmendaduras y borrones, y los que no se encuentren debidamente autorizados, o su monto exceda el límite establecido. Además de corroborar que la Factura o Comprobante presenta la firma de que se ha recibido el bien o servicio en el Proyecto a satisfacción, en cuanto a cantidad y calidad y de conformidad a lo solicitado.

1. En ninguna situación el Fondo de Caja Chica será utilizado para efectos de pago de salarios, ni adelanto de salarios, préstamos personales, cambios de cheques, o para cubrir momentáneamente gastos personales del Encargado de Administrar el Fondo, así como de otras personas.

1. Cualquier violación a las normativas 8 y 13, se definirá como una falta de disciplina y para tal efecto se aplicará la sanción que se establezca en el Código del Trabajo y el Reglamento Interno Disciplinario existente.

1. La Solicitud de Reembolso de Caja Chica, deberá ir acompañada con un detalle de los gastos efectuados, así como de los comprobantes de Egreso de Caja Chica en numeración consecutiva, todos con sus respectivos documentos originales soportes de los gastos cancelados, incluyendo el juego completo de los comprobantes anulados.

1. La solicitud de reembolso de caja chica deberá ser elaborada por la persona encargada del Fondo, revisada y codificada por el Departamento de Contabilidad y Autorizada por el Vice Gerente Administrativo, para la verificación de los datos que posibiliten proceder a la reposición del fondo.

1. En ningún momento se procederá a la reposición del fondo si al momento de la solicitud de reembolso, no existe un efectivo detalle de los gastos y documentos soportes adjuntos

1. El cheque por concepto de Reembolso de Caja Chica deberá ser girado a nombre de la persona encargada del Fondo, siendo responsable de su administración y control.

II. 2        PROCEDIMIENTOS:    

1. El Encargado del Fondo atiende a solicitantes que requieren efectivo para compras o gastos menores y determina si el desembolso a efectuar es definitivo o adelanto para gastos, previa autorización indicada en la normativa 4.

1. Si es un pago definitivo, el encargado del Fondo solicita los documentos soportes autorizados y ejecuta las acciones de los procedimientos a partir del punto 8, utilizando el comprobante oficial de gasto o comprobante de caja chica.

1. Si es un adelanto para gastos, el solicitante del efectivo prepara en original el Formato “Vale Provisional y obtiene firma de autorizado del Funcionario correspondiente según la normativa 5.

1. El encargado del fondo entrega el dinero al solicitante, obtiene de este la firma de Recibido y archiva temporalmente el documento Vale Provisional.

1. El Solicitante recibe el dinero y efectúa las compras o gastos para lo cual solicitó el adelanto.

1. El solicitante entrega al encargado del Fondo de Caja Chica, los documentos probatorios originales de las compras o gastos efectuados y entrega el sobrante si lo hubiere. Debe revisar que la factura o comprobante del gasto o compra evidencia la erogación, su razonabilidad, exactitud aritmética, materialidad y propiedad.

1. La persona encargada del fondo recibe documentos y verifica los cálculos e importe respectivo, si existe sobrante demandará su reintegro.

1. El encargado del Fondo prepara el Formato “Comprobante de Caja Chica” en original y copia, llenando los espacios que indican: fecha, nombre, importe, concepto, firmas y demás y adjunta los respectivos documentos soportes.

1. Si se trata de un adelanto para gastos, el encargado del Fondo regresa al solicitante el “Vale Provisional de Caja Chica retenido originalmente.

1. Si es un pago definitivo, el encargado del Fondo, entrega el efectivo al solicitante, previa a una solicitud y autorización del gasto.

1. El encargado del Fondo imprime sello de cancelado a los documentos soportes.

1. Al reducirse al menos en un 60% el Fondo de Caja Chica o sea C$9,000.00 (Nueve  mil  Córdobas Netos), se elabora el Detalle de la Solicitud de Reembolso en original y copia, adjunta los comprobantes de Caja Chica y sus soportes originales (Facturas, Recibos, documentos probatorios de los gastos en originales).

1. El encargado del fondo firma en el espacio elaborado del formato detalle para solicitud de reembolso de los comprobantes de Caja Chica y remite los documentos al Vice Gerente Admnistrativo, para su revisión conforme y firma de autorizado.

1. Una vez firmados el detalle, la solicitud de reembolso de Caja Chica y elaborado la orden de pago, son remitidos al Departamento de Contabilidad, que se encarga de revisar y aplicar la codificación contable, a los comprobantes de caja chica, según la razón y/o concepto de cada gasto del proyecto, que si consideran necesario, demandan aclaración al Encargado del Fondo de Caja Chica.

1.  Una vez concluida la verificación y revisión por parte del Departamento de Contabilidad este   envía todo los documentos y soportes del reembolsos de caja chica y si esta de acuerdo, firma en calidad de revisado  la orden de pago de solicitud del reembolso de caja chica para que se ejecute el trámite de elaboración de cheque de acuerdo al procedimiento establecido.

1.  La persona encargada de la administración del Fondo de Caja Chica estará sujeta al arqueo sorpresivo del mismo periódicamente, con el objeto de verificar el fiel cumplimiento a lo establecido y para asegurar el control interno de la institución.

1. Las Normativas y Procedimiento para la administración y control del fondo de caja chica contenidos en el presente documento, deberán ser de estricto cumplimiento a partir de su autorización por las Autoridades de la Empresa Portuaria Nacional.

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        Contador General                                    Gerencia Administrativa Financiera

        Revisado Por:                                    Aprobado por:

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