Manual de Procedimiento Administración de Cuentas por Cobrar

CAUCIÓN

El presente Documento es propiedad integral de DH VITAL, C.A., por consiguiente, el personal responsable a quien se le suministre copia del mismo, debe cumplir con la siguiente normativa: (a) No puede ser enmendado, dado que toda corrección debe ser tramitada a través del Encargado del Sistema Integrado de Gestión; (b) No puede ser fotocopiado o impreso sin la debida autorización del Encargado del Sistema Integrado de Gestión; (c) No puede ser trasladado fuera de la empresa salvo autorización escrita del Encargado del Sistema Integrado de Gestión; (d) Disponer el Documento en una locación específica y permitir su fácil acceso por parte del personal usuario.

APROBACIÓN

El procedimiento de Administración de Cuentas por Cobrar, ha sido aprobado por el Gerente General, con el objetivo de tener un documento guía para garantizar una adecuada implantación del Sistema Integrado de Gestión en nuestra Empresa

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Nombre, Apellido y Firma

MAPA DE PROCESO / GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Nivel 2

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1. ALCANCE:

Este procedimiento establece los pasos a seguir para realizar los trámites administrativos de la gestión de cobranza, a fin de recaudar todos los ingresos posibles provenientes de las ventas a crédito efectuadas a los clientes de la empresa, en función de los plazos o períodos de vencimiento convenidos en los contratos de crédito suscritos con Distribuidores y Mayoristas.

2. OBJETIVO:

Este Procedimiento aplica para todas las operaciones que se generan como resultado de la relación de ventas y cobranzas con los Clientes de la empresa. Comprende por tanto, la verificación de los cargos efectuados automáticamente por facturación, el registro de las notas de ajustes y de los ingresos por cobranza.

3. RESPONSABLES:

Los responsables de llevar a cabo este procedimiento son:

1. Planificación: Gerente de Administración y Finanzas, Coordinador Administrativo.
2. Ejecución: Coordinador Administrativo, Analista de Cobranzas, Analista de Facturación.
3. Seguimiento: Gerente de Administración y Finanzas, Coordinador Administrativo.
4. Control: Gerente de Administración y Finanzas, Coordinador Administrativo.

4. DEFINICIONES:

1. Cheque: es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

1. Cheque de pago diferido: es un tipo de cheque emitido en una fecha pero para ser cobrado en una fecha posterior. Jurídicamente, es una orden librada contra un banco por el titular de una cuenta corriente para su pago en una fecha posterior a la de emisión. El día de pago estipulado en el documento el librador debe contar con los fondos suficientes en su cuenta corriente o autorización expresa o tácita para girar en descubierto.

1. Cliente: es toda persona natural o jurídica que utiliza los servicios de DH VITAL, C.A.

1. Cobranza: en términos generales, por cobranza se refiere a la percepción o recogida algo, generalmente dinero, en concepto de la compra o el pago por uso de algún servicio. La práctica de la cobranza puede ser llevada a cabo por una persona en nombre de la empresa que brinda el servicio en cuestión, o en su defecto a la cual se le haya comprado un producto, o bien estar ejercida por una entidad bancaria, lo que se conoce popularmente como cobranza bancaria.

1. Cuentas por cobrar: es el nombre de la cuenta donde se registran los incrementos y los recortes vinculados a la venta de conceptos diferentes a productos o servicios Esta cuenta está compuesta por letras de cambio, títulos de créditos y pagares a favor de la empresa.

1. Devolución: se considera devolución al servicio terminado que luego de haber sido recepcionado conforme por el cliente, es devuelto a la empresa.

1. Documentos asociados: son documentos internos y externos, necesarios para la consecución del procedimiento.

1. Estado de Cuenta: es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar el monto y la fecha de cada venta, los pagos en efectivo recibidos, los memorandos de créditos emitidos y el saldo final pendiente de pago. Es en esencia una copia de la porción que corresponde a ese cliente el archivo maestro de cuentas por cobrar.

1. Factura: es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

1. Indicador de gestión: es la expresión matemática que permite medir la eficacia y eficiencia del proceso asociado.

1. Ingresos: los ingresos, en términos económicos, hacen referencia a todas las entradas económicas que recibe una persona, una familia, una empresa, una organización, un gobierno, etc.

1. Libro de venta: es un diario para registrar las operaciones de ventas. Un diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. Por lo general indica las ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como líneas de productos, la captura en cuentas por cobrar, cargos y abonos varios. El diario de ventas también puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas.

1. Mayor de cuenta por cobrar: mayor auxiliar (Sub Mayor) que contiene una cuenta para cada cliente con crédito. El total de este Mayor concuerda con la cuenta de control del Mayor General, Cuentas por cobrar.

1. Nota de crédito: es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

1. Nota de débito: es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

1. Planilla de depósito: es un formulario empleado para describir la composición de un depósito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta (Ahorro y/o Corriente) de un banco.

1. Registros: son las evidencias declaradas que permiten verificar el cumplimiento con los requisitos establecidos en el procedimiento.

1. Trabajo sub contratado: es el trabajo realizado por terceros especialistas, que dan soporte a DH VITAL C.A.

1. Venta: la venta es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen ésta actividad, de lo bien que lo hagan y de cuán rentable les resulte hacerlo.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma ISO 9001
2. Procedimiento de Control de Documentos y Registros
3. Manual de la Calidad
4. Ley Orgánica Tributaria.
5. Reglamento de la Ley Orgánica Tributaria.
6. Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado

6. REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO Y SU CONTROL:

Nota 1: sólo los registros declarados y controlados por el SIG para cada proceso o procedimiento deben ser utilizados como evidencia en el momento de una auditoría.

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