Manual De Rendicion De Cuentas

pasos para rendicion de cuentas

En la casilla fecha transacción se coloca, en la primera columna, el día, en la segunda el mes en forma numérica y en la tercera los dos últimos números del año.

En la columna de Proveedor se coloca el nombre de la empresa o persona que nos vendió o brindó el servicio.

En la columna de Descripción se incluye un detalle resumido de la compra o servicio.

En la columna de valor del comprobante, se coloca el valor final de la factura (incluido impuesto si lo hubiera)

En la columna acumulada se coloca la suma de la línea anterior del Acumulado y el Valor de esta transacción.

En la columna Tipo se coloca el código numérico del tipo de gasto al que corresponde el comprobante de acuerdo con la tabla que se incluye más adelante.

- El Resumen por Actividad y Tipo de Gastos del proyecto (AB-2).

En la columna # se coloca el número de orden que tiene la actividad en el Plan de Trabajo.

En la columna de Actividad se coloca el nombre de la actividad.

En la columna de tipo, se coloca el código del tipo de gasto según la tabla que se inserta más adelante.

En la columna de Tipo de Gasto se coloca el texto del tipo de gasto según la misma tabla.

En la columna Presupuesto se coloca el valor que tiene la actividad y el tipo de gasto en el Plan de Trabajo.

En la columna Acumulado Anterior se coloca el valor del acumulado actual del trimestre anterior.

En la columna Valor se coloca el valor del total de los gastos en esta actividad y tipo de gasto. Para calcular este total se deben sumar todos los valores de las transacciones de AB-1, correspondientes a esta actividad cuyo código de tipo de gasto coincide con el código que se está registrando en AB-2.

En la columna Acumulado Actual se coloca el valor de la suma del Acumulado Anterior y el Valor.

En la columna Saldo del Presupuesto se coloca el valor de la diferencia entre el Presupuesto y el Acumulado Actual.

En cada línea deberá colocarse una actividad y tipo de gasto y, cuando se cambie de actividad, en la línea siguiente se deberán totalizar los valores de Presupuesto, Acumulado Anterior, Valor, Acumulado Actual y Saldo del Presupuesto.

Al finalizarse todas las actividades se deberá totalizar en una línea aparte los totales de las líneas de totales de actividades.

- El Resumen por Actividad y Desembolsos del proyecto (AB-3).

A diferencia con el formulario anterior, aquí en lugar de colocarse el Presupuesto, se coloca el Desembolso recibido por cada actividad.

Otra diferencia de este formulario AB-3 con el anterior, AB-2, es que aquí no se dan informaciones a nivel de tipo de gasto sino solamente a nivel de actividad (una línea = una actividad).

Cada una de estas partes tendrá un modelo que será dado a cada ejecutante del proyecto con la anticipación debida.

Como puede observarse las informaciones de los formularios se obtienen en forma encadenada: las informaciones del AB-1 (Transacciones) se obtienen directamente de los comprobantes de compras y gastos, las informaciones del AB-2 (Resumen por Actividad y Tipo de Gasto) se obtienen del AB-1 más el presupuesto (Plan de Trabajo), las informaciones del AB-3 (Resumen por actividad y desembolsos) se obtienen del AB-2 más los desembolsos recibidos.

6. Junto con el informe financiero deberán ser presentados todos los comprobantes de gastos originales mencionados en el formulario de transacciones, en el orden presentado en dicho formulario. La falta de presentación de un comprobante originará que no se reconozca el gasto realizado por parte de la tesorería (o administradora de fondos).

7. Los gastos estarán clasificados de acuerdo a la tabla que se incluye a continuación y que deberá coincidir con la clasificación del Plan de Trabajo del proyecto.

Comprobantes

1. Para ser aceptado un comprobante de gastos, además de estar hecho en un formato pre-impreso o impreso en computadora, deberá contener, como mínimo, la siguiente información: logotipo o nombre de la empresa o persona proveedora del servicio o material, fecha del comprobante, nombre del vendedor, nombre del comprador, detalle de la compra o servicio adquirido, valor unitario y total, total del comprobante, firma y cédula de identidad del vendedor.

2. Serán aceptados como comprobantes, siempre que contengan las informaciones antes mencionadas, facturas originales de empresas o personas, facturas genéricas o recibos (estos últimos solo para caso de reembolso de gastos de servicios, como el transporte, los pagos por servicios, etc.)

Desembolsos

1. Los desembolsos trimestrales sólo serán hechos una vez recibidos y aprobados los informes del trimestre anterior.

2. El primer desembolso será hecho una vez recibido y aprobado el Plan de Trabajo del proyecto.

3. Para los proyectos que se extiendan por más de un trimestre, al valor del último desembolso se le retendrá el 10% del valor total del proyecto el que le será entregado a la organización una vez haga llegar a la Alianza los informes finales técnico y financiero.

Rendición de Cuentas a la Contraloría Como Ente Rector

La rendición de cuentas a entes de control es un tipo de rendición de cuentas horizontal según lo planteado anteriormente, es un tema débil a nivel constitucional, se centra en las cuentas que deben presentar los gobernadores a la Contraloría del Estado. Tampoco en las leyes se prevé la rendición de cuentas al órgano contralor, sin embargo la ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal identifica no sólo a quien la CGR debe rendir cuenta, sino que precisa a los mismos entes que se establecen en la ley contra la corrupción, como sujetos que deben rendir cuenta al órgano de control fiscal que determine la CGR.

La Rendición de Cuentas a entes especializados en el control se considera muy importante según algunos autores, para O"Donnell (2001:8) tiene las siguientes ventajas respecto a las agencias de balance: "pueden ser preactivas y continuas en su actividad. Otra es que por esta razón, pueden ser eficaces en prevenir o disuadir acciones ilegales de las agencias que supervisan. Otra ventaja es que para cumplir sus funciones, las agencias asignadas pueden invocar criterios profesionales antes que partidarios o "políticos". Finalmente por su carácter continuo y profesionalizado, estas agencias pueden desarrollar capacidades que les permiten examinar complejas cuestiones de políticas estatales". Considera además el autor que las instituciones que ejercen control asignado pueden facilitar la accountability vertical, así conceptualiza el seguimiento realizado por la sociedad. En este sentido encontramos

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