Manual De Cuentas

Manual de cuentas - sunacoop

MANUAL DE CODIGO CONTABLE

El presente manual de Cuentas o de Códigos Contables, compila la información fundamental necesaria y exigida para la preparación de los registros contables y sus respectivos libros reglamentarios, así como la presentación de los informes financieros básicos, conforme con los principios de contabilidad generalmente aceptada y aplicable a las Cooperativas y sus organismos de integración.

Toda esta estructuración de cuentas y códigos contables además de servir de análisis y diagnostico para ordenar y corregir las fallas en las operaciones ordinarias de producción, financieras y comerciales de las Cooperativas, también les permitirá elaborar adecuadamente todos los balances económicos, a objeto de remitirlos a la Superintendencia Nacional de Cooperativas y Organismos de Integración, tal como lo señala el Art.63 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, “en la obligatoriedad de realizar revisiones integrales”, en concordancia con la Providencia Nº 005 de fecha 17 de junio de 2004, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.986 de fecha 23 de Julio de 2004.

Este Manual de Cuentas es un instrumento necesario para el buen desenvolvimiento contable de la Asociación Cooperativa, para la clasificación de las cuentas y el registro de sus operaciones mercantiles, financiero y administrativo. El cual se presenta de la siguiente manera:

El Plan de Cuentas Clasificadas por Clases, Grupos, Sub-grupos, Cuentas de Mayor, Departamentos y Auxiliares.

La definición de los grupos de cuentas que integran el Balance General, el Estado de Resultado o Ganancias y Pérdidas, el Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio, el Estado de Flujo de Efectivo, y sus notas revelatorias.

Clases:

Indica los componentes de los Estados Financieros, se identifica con el primer dígito dentro del catálogo de cuentas:

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

COSTOS

GASTOS OPERACIONALES

OTROS EGRESOS

ANTICIPOS SOCIETARIOS

CUENTA DE ORDEN

Grupos:

Tiene como finalidad indicar la clasificación que deben tener las Cuentas de Mayor en los Estados Financieros. Se identifica con el segundo dígito dentro del catálogo de Cuentas.

Las cuentas que integran los Estados financieros quedaran de la siguiente manera, de acuerdo con el Plan de Cuentas.

CUENTAS DEL BALANCE GENERAL

El balance general debe presentar la situación financiera de la cooperativa para la fecha del mismo, a cuyo efecto incluirá la totalidad de las cuentas que correspondan al Activo, al Pasivo y al Patrimonio. Deberá presentar las cuentas que lo integran, debidamente clasificadas dentro de las siguientes agrupaciones:

1. Activo: Son todos los bienes, tangibles e intangibles, propiedad de la cooperativa, y aquellos gastos efectuados, atribuibles a futuros años o periodos económicos. Estará integrado de la siguiente manera: Activo circulante, cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, inversiones, activo fijo, activo intangible, cargos diferidos y otros activos. Dentro de este grupo de cuentas se identifican las siguientes:

Activo Circulante

Esta constituido por las cuentas que representen efectivo, u otros activos y recursos que razonablemente se consideren susceptibles de convertirse en efectivo, o de consumirse o transformarse dentro del lapso de un año o en el ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Estas cuentas deben ordenarse según su grado de convertibilidad en efectivo, e incluirse separadamente, en cuanto sea aplicable así:

Efectivo: Esta constituido por los activos representados en moneda o su equivalente, de disponibilidad inmediata. Las partidas en moneda extranjera deben convertirse a la tasa de cambio vigente para la fecha del balance general. Entre estas cuentas se encuentran: caja chica, caja general y los bancos.

1.1.1.101 Caja

1.1.102 Caja chica

1.1.1.201 Bancos

Inversiones Temporales: Están constituidos por títulos valores y se clasifican según la intención del propietario de la inversión:

*Inversiones Temporales: Son inversiones negociables representadas por valores o instrumentos de inversión negociables, convertibles en efectivo a corto plazo y tienen un mercado activo, tales como las bolsas de valores. Deberán valorarse al cierre del año o periodo económico con base a su valor de mercado. Los efectos por las variaciones deben incluirse en los resultados del año o periodo económico. Entre estas se encuentra: colocaciones bancarias.

*Inversiones Disponibles para la Venta: Son inversiones en títulos de deuda o de capital, respecto a las cuales se tiene la intención de mantenerlas disponibles para la venta.

* Inversiones conservadas hasta su vencimiento: Se incluyen en esta categoría títulos de deuda cuando se tiene la intención de mantener la inversión en estos valores hasta su vencimiento. Cuando el vencimiento sea mayor a un año, se debe presentar como activo a largo plazo, en el rubro de las inversiones. Dichas inversiones deberán valorarse al cierre del año al costo amortizado.

Cuentas y Efectos por Cobrar: Están constituidos por créditos a favor de la entidad y originados por las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales de la cooperativa, e incluyen efectos o documentos por cobrar. Entre estas se encuentran: cuentas y efectos por cobrar comerciales, cuentas por cobrar departamentos, cuentas por cobrar organismos de integración, cuentas por cobrar cooperativas, cuentas o anticipos a asociados, y las cuentas por cobrar a los trabajadores de la cooperativa.

Provisión Para cuentas por Cobrar Incobrables: Las pérdidas estimadas por cuentas incobrables, deben registrarse en una cuenta separada “Provisión para cuentas incobrables o de cobro dudoso”, y mostrar su saldo como una deducción de las cuentas y efectos por cobrar.

Los Inventarios (Existencias): Están constituidos por las siguientes partidas, en cuanto sea aplicable:

Inventario de mercancías.

Inventario de Productos Terminados

Inventario de Productos en Proceso

Inventario de Materias Primas

Inventario de Materiales Indirectos y suministros de fabrica

Mercancía en Tránsito.

Materiales y Suministros

Otros Inventarios distintos a los antes mencionados.

Prepagados: Gastos Pagados por Anticipado: Están constituido por las partidas que representen servicios u otros conceptos pagados que aún no han sido recibidos en su totalidad, y van a ser absorbidos como gastos en el año siguiente. En este grupo se encuentra: los seguros pagados por anticipado, intereses pagados por anticipado, y los alquileres pagados por anticipado.

Cuentas y Efectos por Cobrar a Largo plazo: Están constituidas por créditos cuyo vencimiento debe efectuarse dentro de un plazo mayor a un (1) año, o al del ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Las cuentas que integran esta agrupación deben mostrarse separadamente, indicando si corresponden o no, a operaciones normales de la asociación cooperativa. En el caso de cuentas por cobrar comerciales, estas deben presentarse con su correspondiente estimación para cuentas de cobro dudoso. Además, debe informarse en las notas a los estados financieros la tasa de interés que devengan las principales cuentas.

Inversiones a Largo Plazo: Están constituidas por cuentas que representan inversiones clasificadas como permanentes, así como las inversiones a largo plazo en títulos valores, y bienes inmuebles. En este grupo se encuentran: los Certificados Organismos de Integración, terrenos e inmuebles con fines especulativos.

Activo Fijo (Propiedades, planta y equipos): Están constituidos por cuentas que representan activos de carácter permanente, de naturaleza tangible, que no estén destinados a la venta y que serán usados en las operaciones regulares del negocio. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como terrenos, edificaciones, instalaciones, maquinarias y equipos, mobiliario, vehículos, y activos fijos en proceso de construcción o instalación. Debe señalarse la base de valuación; y en los casos en que este no sea el costo de adquisición o de construcción, debe indicarse como se determino la valuación adoptada. Las Depreciaciones acumuladas, deben registrarse en una cuenta separada que identifique el activo al cual se aplica por ejemplo en el caso del edificio, “Depreciación acumulada edificio”, y mostrar su saldo como una deducción de la cuentas de activo fijo afectada (Edificio - Depreciación Acumulada).

Activo Intangible: Esta constituida por cuentas que representan derechos de carácter relativamente permanente, y que tienen valor jurídico o económico como medios para la realización de las operaciones normales de la cooperativa. En caso de que los activos intangibles, individualmente considerados, no representen montos de importancia, pueden presentarse bajo una denominación genérica. En cuanto sea aplicable, las cuentas

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