Plan Y Manual De Cuentas

I. PLAN DE CUENTAS

1. Concepto

El plan de cuentas es un modelo de información y control de una realidad económica concreta. Este modelo o plan de cuentas ha de servir como medio capaz de suministrar información cualitativa y cuantitativa de la situación patrimonial del ente, así como de las corrientes o flujos en términos monetarios reales que provocan o pueden provocar alteraciones en dicha situación patrimonial.

También podemos definirlo como una relación detallada de cuentas ordenada metódicamente, que debe representar la estructura del sistema contable de un ente, y que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines.

2. Finalidades

Tiene como finalidades:

a) Posibilitar la obtención de los objetivos de la contabilidad

Un plan de cuentas bien diseñado debe posibilitar la obtención de dos de los objetivos fundamentales de la contabilidad:

- Proporcionar informaciones útiles para la toma de decisiones racionales

- Facilitar un adecuado control

b) Permitir la correcta imputación contable de los registros

Para cumplir con la finalidad de suministrar informaciones útiles para la toma de decisiones, el Plan de cuentas debe contemplar la inclusión o no de cuentas especiales de acuerdo a las características de la información por cubrir.

3. Características

Un buen Plan de cuentas debe reunir las siguientes características:

a) Sistematicidad en el ordenamiento

Se debe establecer previamente un claro criterio al respecto.

Para adoptar un buen criterio de ordenamiento de las cuentas, es necesario codificarlas. La codificación consiste en la asignación de símbolos a las cuentas a través de números, letras o la combinación de ambos.

b) Flexibilidad

Un plan de cuentas bien estructurado debe permitir el agregado de nuevas cuentas que posibiliten el registro de nuevos hechos económico-administrativos que surgen dentro de una empresa.

c) Homogeneidad en los agrupamientos practicados

Esta característica es un requisito necesario para facilitar la preparación de informes contables. Ej.: Todas las cuentas que representen el dinero en efectivo se deben agrupar bajo una denominación común.

d) Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas

Las cuentas deben dar una idea clara de las cosas o hechos que se quieren registrar bajo una denominación para facilitar el trabajo de los tenedores de libros y evitar la realización de falsas imputaciones.

4. Elaboración y Codificación

En la preparación de un plan de cuentas que satisfaga los requerimientos del sistema contable, se deben tener en consideración fundamentalmente los siguientes aspectos:

a) Aspectos relacionados con las normas o principios de contabilidad

b) Aspectos relacionados con la empresa

- Naturaleza del ente o empresa

- Régimen jurídico

- Tamaño

- Extensión

c) Aspectos relacionados con las informaciones requeridas

- Según el tipo de informes a ser preparados

- Según el grado de análisis de la información que se desea

d) Aspectos relacionados con el procedimiento contable

- Según su forma, directa o centralizada

- En relación a la división del trabajo

- Según los medios de registros disponibles

La codificación de cuenta consiste en el empleo de símbolos para representar las cuentas, que pueden ser letras, números o una combinación de ambos, incluidos en un plan de cuentas.

Existe infinidad de sistemas de codificación, de entre los cuales, los siguientes son los más conocidos:

a) Sistema alfabético

Por este sistema se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras. También pueden establecer combinaciones de letras para las subcuentas. La limitada cantidad de letras del alfabeto acarrea un grave inconveniente a este sistema, pues en algún momento del proceso de codificación puede producirse el agotamiento de las letras disponibles para la asignación de códigos.

b) Sistema nemotécnico

Este sistema se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en abreviaturas de los nombres de las cuentas. También este sistema tiene la desventaja de que no logra todas las finalidades, además puede presentarse el inconveniente principal de que a más de una cuenta se asigne el mismo código.

c) Sistemas alfabéticos numéricos

Consiste en combinar letras y números. Este sistema ofrece mayor flexibilidad que los anteriores, pero tiene la desventaja de que no se pueden emplear los códigos como medios de prueba en contabilidad mecanizada, ni aplicarse en procesamiento indirecto o electrónico de datos. De ahí que su uso pueda aplicarse a pocos números de casos.

d) Sistemas numéricos

Este sistema se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas. Existen varias modalidades que se pueden aplicar en este sistema, siendo las más conocidas las siguientes:

- Correlativo

En este caso, las cuentas del plan se numeran en forma corrida a partir del numero 1. Su inconveniente es que no resulta posible intercalar las cuentas que se van habilitando con el correr del tiempo, lo cual exige hacer nuevas recodificaciones.

- Por conjuntos de grupos

Por este sistema se establece grupos de números para la codificación de cuentas e acuerdo a su naturaleza y características.

Establecidos los grupos, dentro de cada uno de ellos se procede a la numeración corrida de las cuentas que los forman. Igualmente, presenta inconveniente de falta de flexibilidad para introducir cuentas nuevas, lo que obligaría a buscar soluciones alternas.

- Por grupos

Este sistema viene de una derivación del caso anterior, consiste en dividir los grupos formados en grupos más pequeños.

Tiene cierta ventaja en relación al anterior en el sentido de que permite un reconocimiento más rápido del carácter de las cuentas a través de la lectura de su código, pero mantiene aun el inconveniente de cierta inflexibilidad señalada en el caso que antecede.

- Decimal

Se basa en la correlación entre los números correspondientes a as diversas posiciones del código asignado y a las agrupaciones de cuentas. Es el sistema de mayor difusión en razón de su fácil adaptación a los medios modernos de registración.

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