PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA DE NOMINA

PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA DE NOMINA

LA AUDITORIA EN EL PROCESAMIENTO DE NOMINA

Es el examen de remuneraciones al personal contractuales y legales, que se conoce también como examen de nóminas y se considera como parte de los procedimientos de auditoría aplicables al examen de los costos y gastos de operación.

El concepto de nóminas comprende muchos aspectos como lo son; sueldos, salarios, comisiones, indemnizaciones, vacaciones, prima vacacional, premios, etcétera.

• Objetivos

Es establecer los procedimientos de auditoria aplicables al examen de remuneraciones al personal y señalar las medidas de control interno contables que deben de cumplirse en este rubro.

a) Que las erogaciones por remuneraciones a los trabajadores o personal correspondan por servicios que efectivamente se presten en la empresa, de tal manera que estén debidamente clasificados y registrados.

Estas remuneraciones al personal representan una partida importante dentro de los costos y gastos de operación, de tal manera que el auditor debe de tener la evidencia de que los trabajadores laboren o presten los servicios en la empresa.

Todos los gastos referentes a la nómina deben de estar bien contabilizados y se deberá comprobar dichas erogaciones.

b) Comprobar que todas las obligaciones contractuales y legales, relativas a remuneraciones y sus deducciones, se hayan registrado y valuado en el ejercicio correspondiente.

• Control interno

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

Pero cuando existen empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.

Para ello la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno es necesario dirigirse principalmente a los siguientes aspectos.

a) Autorización de la contratación del personal y aprobación de las remuneraciones por parte de la administración.

Es responsabilidad de la administración, el designar los funcionarios autorizados para la contratación del personal, aprobación de sus remuneraciones y modificaciones de las mismas.

Una buena medida de control interno en este aspecto, es la existencia de un departamento de personal, en el que se mantengan expedientes individuales que contengan por lo menos:

✓ Solicitud de empleo

✓ Autorización de la contratación

✓ Aviso en la modificación de salario

✓ Aviso de inscripción y baja ante las autoridades Correspondientes en cumplimiento a las disposiciones legales, etc.

b) Segregación de funciones, en la relación con el registro de tiempo, preparación, aprobación, revisión, pago y registro contable de remuneraciones al personal

c. Cuando la nómina sea pagada con cheque:

 Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.

 La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.

 La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

d. Cuando la nómina se paga en efectivo:

 Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

 Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.

• Comprobar la base para el pago de las nominas

El examen de la comprobación de las bases debe dirigirse a lo siguiente:

a) Examen de los registros de asistencia, tarjetas de control de tiempo, reportes de producción en el caso de pagos a destajo, comprobando las horas trabajadas por los empleados, cotejando las tarjetas de tiempo y documentación que se utilice para este tipo de control, cerciorándose de que estén debidamente aprobadas por las personas autorizadas.

b) Comprobar que el

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