Procedimiento Para Auditoria Interna

1. OBJETIVO

Establecer y mantener un procedimiento documentado para llevar a cabo auditorías internas de calidad, con la finalidad de determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma y con los requisitos del mismo sistema establecidos en la organización, así mismo si se ha implantado y se mantiene de manera eficaz.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos contemplados en el sistema de gestión de la calidad y a todas las auditorías internas que se efectúen.

3. RESPONDABILIDAD

Coordinador de Calidad: Es el responsable de la aplicación correcta y permanente del presente documento, así como el control del documento.

Representante de la Gerencia: Es el responsable de la realización del programa anual de auditorías en conjunto con el comité de calidad. Una vez se haya revisado y aprobado el programa anual de auditorías se lo entrega al coordinador de calidad, para asegurar el control de la versión vigente del documento.

Comité de Calidad: Apoya al representante de la gerencia en la confección del programa anual de auditorías internas al SGC.

Auditor Líder y/o Auditor Interno (Equipo Auditor): Es responsable de la aplicación de la metodología descrita en este procedimiento para ejecutar el proceso de auditoría interna.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

-Procedimiento de Acciones Correctivas / Preventivas N°3.

-Norma ISO 9001:2008 Cláusula 8.2.2

-Norma ISO 19011:2002 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de calidad y/o ambiental.

5. DEFINICIONES

-Auditoria: Examen metódico, independiente y documentado que se realiza para determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad cumplen las disposiciones previamente establecidas, y si estas disposiciones se llevan a cabo en forma efectiva y si son adecuadas para alcanzar los objetivos establecidos.

-Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

-Auditor: Persona con las competencias para llevar a cabo una auditoria.

-Auditor Líder: Persona con las competencias para llevar a cabo la auditoría, es el jefe o líder del equipo auditor por su mayor experiencia profesional.

-No Conformidad Real: Es una condición que contradice o impide el cumplimiento de algún requisito del sistema de gestión de calidad y es detectada por una auditoria o una revisión realizada por un miembro del sistema de gestión de calidad.

-No Conformidad Potencial: Es la existencia de una condición o causa que pueda generar en el futuro el incumplimiento de algún requisito del sistema de gestión de calidad. Puede ser detectada por una auditoria o una revisión realizada por un miembro del sistema de gestión de calidad.

-Acciones Correctivas: Son las acciones que se adoptan para eliminar la o las causas de una no conformidad/desviación real, con el fin de prevenir que vuelva a ocurrir.

-Acción Preventiva: Son las acciones que se adoptan a fin de eliminar una no conformidad potencial, que puede generar en el futuro el incumplimiento de algún requisito del sistema de gestión de calidad implementado.

-No Conformidad Mayor: Corresponde a una falla total de un proceso o procedimiento crítico, una ausencia total de un requisito requerido por la norma, numerosos errores menores en un proceso que constituyen una falla total o importante en el proceso, el hallazgo constituye un riesgo inmediato con respecto a la calidad del producto o servicio.

-No Conformidad Menor: Cuando se haya identificado una deficiencia en un proceso en la operación del sistema de gestión de calidad de la empresa y que no es tan grave como una no conformidad mayor.

-SGC: Sistema de Gestión de Calidad.

6. OPERACION

Los auditores internos de la entidad auditan áreas diferentes a las cuales pertenecen o donde no tienen responsabilidad directa sobre la actividad, área o proceso auditado y deben cumplir el con el perfil de auditor interno definido en el documento “Descripción de Cargo y Responsabilidades, Nº XXX.

Los auditores internos son responsables de llevar a cabo las auditorías del sistema de gestión de calidad, de diligenciar la documentación asociada y realizar el seguimiento de la implementación de las acciones de mejoramiento hasta su cumplimiento final.

El auditor líder será designado por el representante de la alta dirección para cada auditoria.

Durante el primer semestre de cada año el representante de la gerencia en conjunto con el comité de calidad elabora el programa anual de auditorías internas según formato de “Programa de Auditorías Internas de Calidad”, documento Nº XXX del SGC y se coordina con los responsables de los procesos las fechas para realizar las auditorías. Se hacen los ajustes y se revisa el programa definitivo por el representante de la alta gerencia. Este programa tiene en cuenta los siguientes criterios:

 Impacto del proceso sobre los resultados.

 Frecuencia de la ocurrencia de problemas en el proceso.

 Riesgos del proceso.

 Auditorias para cubrir y mantener el sistema.

 La conformidad con los procedimientos.

 Los resultados de las auditorias previas.

El representante de la alta gerencia revisa el programa anual de auditorías internas de calidad. Si presenta inconsistencias o se requiere realizar ajustes hacen las observaciones y se envía al paso anterior.

Aprobado el programa anual de auditorías de calidad se comunica a los jefes de las dependencias y a todo el personal en general por medio de memorándum interno o e-mail.

El equipo auditor prepara el plan de auditorías utilizando el formato Nº XXX en donde se distribuyen y asignan las actividades individuales a cada auditor. Dicho plan de auditoría debe ser realizado con a lo menos dos semanas de antelación de la fecha de auditoría, posteriormente notifica al personal que será auditado, ya sea por medio de memorándum interno o e-mail.

El equipo auditor verifica la viabilidad de la ejecución del plan de auditoría teniendo en cuenta el programa anual de auditoría de calidad. En caso de realizar ajustes al plan se hacen en la actividad anterior.

El representante de la alta gerencia recibe, revisa y aprueba el plan de auditoría interna.

Los auditores internos reciben el plan de auditorías aprobado por el representante de

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