PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS SGA

CONTROL DE EMISIÓN

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ

M.A. Rafael Cruz Casanova

RD

Ing. José Antonio Camaño Quevedo

Subdirector de Planeación

Ing. Francisco Javier Ortiz Serrano

Director

17 de Abril de 2012

18 de Abril de 2012

18 de Abril de 2012

Director(a)/RD

Auditor/a líder y equipo auditor

Instituto

Director/a

[pic 3]

[pic 4][pic 5]

[pic 6]

[pic 7]

[pic 8]

[pic 9]

[pic 10][pic 11][pic 12][pic 13][pic 14][pic 15][pic 16][pic 17][pic 18][pic 19][pic 20][pic 21][pic 22][pic 23][pic 24][pic 25]

[pic 26]

     [pic 27][pic 28][pic 29]

Secuencia

Actividad

Responsable

1. Elabora programa de auditorías y selecciona al auditor líder

1.1 Elabora Programa de Trabajo Anual de los sistemas de gestión que incluya el programa anual de auditoria  y publica fechas programadas.

1.2 Elabora programa de acuerdo con recursos y necesidades de la Institución.

1.3 Para el caso de las Auditoría Internas en el Instituto Tecnológico  la/el RD es el responsable de nombrar al auditor/a líder debiendo requisitar el formato para calificación de auditoras/es ITMXL-CA-PG-003-01 y los criterios para calificar ITMXL-CA-PG-003-017 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los auditores.

RD

2.- El/La auditor/a líder con apoyo del RD designa el equipo auditor

2.1.- El auditor líder con apoyo de la/el RD designa al equipo auditor debiendo requisitar el formato para calificación de auditoras/es ITMXL-CA-PG-003-01con base en los criterios para calificación de auditoras/es ITMXL-CA-PG-003-17 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los auditoras/es

Auditor/a líder y RD

3. Preparan plan de auditoría

3.1  Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor Líder preparan el plan de auditoría (ITMXL-CA-PG-003-02) considerando: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final.

3.2 Asigna a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, considerando la independencia y competencia de los auditoras/es.

3.3 Los auditoras/es en formación o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una dirección o supervisión.

3.4 Presenta al auditado el plan de auditoría antes de que comiencen las actividades in situ.

Auditor/a líder y equipo auditor

Auditor/a líder

4. Revisa documentación y prepara auditoría in situ

4.1 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentación para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta: el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la institución, así como el alcance y los objetivos de la auditoría, sobre todo cuando la auditoría sea por primera vez o de ampliación al alcance del SGC y SGA,

4.2 Si la documentación es inadecuada la/el líder del equipo debe informar al auditado y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan. Ver política 3.1

4.3 Si la documentación es adecuada preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditoría in situ.

Equipo Auditor

5 Auditoría in situ

5.1 Realiza la reunión de apertura con la dirección del auditado, cuando sea apropiado con el comité de innovación y calidad o con aquellos responsables de las funciones o procesos que se van a auditar. El propósito de la reunión de apertura es: confirmar el plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoría, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoría. (aplicar formato ITMXL-CA-PG-003-03)

5.2 Informa al auditado para decidir si se reconfirma o modifica el plan de auditoría, o cambios en los objetivos de la auditoría o su alcance, o bien su terminación. Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables.

5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a áreas específicas de las instituciones, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar información a los guías u observadores siempre y cuando hayan sido designados por el auditado.

5.4 De acuerdo al plan de auditoría revisa la conformidad del sistema de gestión conforme a los criterios de auditoría y requisitos de la norma (utilizar formato para notas de auditoría)

5.5 Se reúne cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma.

Auditor/a Líder

Equipo auditor

6.Revisa información, Prepara y autoriza informe de auditoría

6.1 Se reúne antes de la reunión de cierre para; revisar los hallazgos de la auditoría, acordar las conclusiones de la auditoría, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento de la auditoría si ese estuviese considerado en los objetivos. (las conclusiones pueden tratar asuntos relativos a; grado de conformidad con respecto a norma ISO 9001:2008 y/o ISO 14001:2004 o criterios de auditoría, la eficaz implantación, mantenimiento y mejora de los sistemas de gestión y la capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejoras del sistema de gestión.

6.2 Evalúa la evidencia de la auditoría con respecto a los criterios de la misma para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad. (Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar una oportunidad de mejora).

6.3 Prepara el informe de Auditoría ITMXL-CA-PG-03-04 que rendirá en la reunión de cierre.

6.4 Revisa el informe elaborado y sí se proporciona un registro completo de la auditoría, lo aprueba y firma para su distribución.

Equipo auditor

Auditor/a Líder

Equipo Auditor

Auditor/a Líder

7. Distribuye  informe de auditoría

7.1 Preside la reunión de cierre, presenta los hallazgos y conclusiones de la auditoría.(formato ITMXL-CA-PG-03-04)

7.2 Realiza entrega del informe de auditoría al Director, o a los receptores designados por el cliente de la auditoría.

7.3 Se pone de acuerdo con el auditado en el intervalo de tiempo necesario para que el auditado presente un plan de acciones correctivas o preventivas. Si es conveniente se presentan las oportunidades de mejora enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias.

Nota: El informe de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría.

       Los miembros de equipo auditor y todos los receptores del informe deben respetar y mantener la debida confidencialidad del informe.

Auditor/a Líder

8. Recibe informe de auditoría

8.1 Recibe el Informe de Auditoría y establece acuerdo sobre el intervalo de tiempo para presentar su plan de acciones correctivas o preventivas que atenderán a las No Conformidades derivadas de la auditoría.

Nota: La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría aprobado haya sido distribuido.

Actividades de seguimiento de la auditoría:

1.  Establece fecha para convocar a reunión  con la alta dirección,  para el análisis de los hallazgos.
2. Debe verificar si se implemento la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior.

Director/a

Alta dirección