PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS

PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS

1. OBJETO Definir el procedimiento para la planificación y ejecución de las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad de EMINCCO S.A.S. Las auditorías internas se realizarán para alcanzar los siguientes objetivos:

Verificar que la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad sean:

a) Implantados y mejorados de forma adecuada.

b) Entendidos por el personal que los aplica.

c) Usados como medios de control de las actividades para las que estos fueron definidos.

Examinar y evaluar que las actividades estén en conformidad con los procedimientos aplicables del Sistema de Gestión de la Calidad fundamentados en la norma ISO 9001.2008

Revisar la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, para verificar el cumplimiento de la Política y los Objetivos de la Calidad.

Identificar en las áreas auditadas, las necesidades de mejora de los procesos y fortalecer la cultura de mejora continua

Plantear oportunidades de mejora, una vez que el Sistema de Gestión de la Calidad ha sido establecido.

2. ALCANCE Se aplica a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de EMINCCO S.A.S.

3. REFERENCIAS Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

Norma ISO 9000:2005 Conceptos y vocabularios

Norma ISO 9001:2008 Requisitos.

Manual de Calidad

Procedimiento para elaborar documentos

4. DEFINICIONES

Sistema de Gestión de la Calidad: La estructura organizacional, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la gestión de la calidad.

Auditoría de la Calidad: Examen metódico e independiente para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones preestablecidas, y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

Usuario: entendiéndose éste como la persona o personas, instituciones o comunidad que son beneficiarios de un resultado de una serie de actividades generadas en un proceso.

Auditor de Calidad: Profesional calificado para efectuar auditorías de la calidad.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado de la norma

No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma, falta de implementación de un procedimiento del Sistema de Calidad. Se considera también a cualquier problema que cause impacto dentro de la calidad del producto o servicio entregado al cliente.

No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el Sistema de la Calidad y la necesidad de pequeños ajustes en la adecuación o en la implementación del procedimiento.

Observación: Constatación hecha en el curso de una auditoría de la calidad y verificada por evidencias objetivas.

Evidencia objetiva: Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación, medición, ensayo u otros medios.

Cobertura de Causa: Se refiere a una evaluación de un potencial alcance o presencia de una causa de no conformidad en otras áreas de la empresa, procesos o procedimientos del Sistema de Calidad. Una buena evaluación global de las causas es fundamental para asegurar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas.

Orden de trabajo: documento con el que, el Comité de Calidad designará a o los auditores que conformarán el equipo de trabajo, que estará destinado a examinar la empresa, la unidad o actividad contemplada en el plan de auditoría, mediante la Orden de Trabajo, que incluirá la designación del auditor líder, el alcance, objetivos, lugar, fecha, recursos necesarios y otras instrucciones de ser necesarias.

Plan de auditoría: Describe las técnicas y procedimientos a emplearse durante un examen. Los prepara el auditor líder.

Registro de No Conformidad: En el que se registra, clasifica y describe la no conformidad detectada durante la auditoría y se respalda con la identificación de la evidencia objetiva.

Informe de Auditoría Interna: Este registro de formato libre, presenta las generalidades del plan de auditoría y luego detalla las no conformidades y observaciones establecidas durante el examen.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Elaborar y actualizar anualmente el Programa de Auditorías Internas, por parte del Coordinador del SGC, considerando que todos los procesos identificados en el mapa de procesos deben ser auditados al menos una vez al año, éste debe ser presentado y aprobado en el Comité de Calidad. La orden de la auditoría interna debe ser realizada con anticipación al inicio de las mismas. La frecuencia de las auditorías puede ser modificada en función de:

a) Estado e importancia del proceso auditado.

b) Reporte de no conformidades externas o internas.

c) Reclamos y quejas de clientes.

d) Resultado de auditorías internas y externas previas.

e) Solicitud de las autoridades de la UTPL.

f) Cambios significativos en la administración, organización y/o tecnología.

OBJETIVO Y ALCANCE DE AUDITORÍAS INTERNAS

La Gerencia de EMINCCO S.A.S. designa al Auditor Líder quien será responsable de coordinar la auditoría a realizarse. El Auditor Líder responsable define:

a) Objetivos y alcance de la auditoría.

b) Métodos a utilizarse. Según la Norma ISO 9001:2008 se pueden utilizar los siguientes instrumentos: entrevistas, muestreo, revisión de evidencias, documentos, registros.

c) Documentación de referencia a emplearse: Manual de calidad, procedimientos, planes, instrucciones y otros documentos referenciados en la lista maestra de documentos internos, lista maestra de documentos externos y lista maestra de registros.

d) Equipo auditor.

e) Fechas y tiempo estimado de duración de la auditoría.

f) Cronograma de actividades, incluyendo reunión de apertura, ejecución, reunión de cierre y preparación del informe de auditoría.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

a) Llevar a cabo la reunión de apertura donde el auditor responsable explica el alcance y objetivos de la auditoría al personal a ser auditado. La Gerencia de

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