Procedimiento Auditorias Internas.

1.        OBJETIVO

1.1        Establecer el proceso de planificación y ejecución de auditorías internas, con el         objetivo de evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional.

1.2        Contribuir al mejoramiento continuo en la organización, proporcionando al auditado la información relevante respecto de áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

2.        ALCANCE

2.1        Este procedimiento es aplicable a todas las instalaciones de Essbio y Nuevosur.

3.        DEFINICIONES

3.1        Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

3.2        Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluar objetivamente para determinar la extensión en la cual se cumplen criterios de auditoria.

3.3        Equipo Auditor: Grupo de uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.

3.4        Evidencia: Información documentada o verbal, u observación que aporta datos concretos para describir un hallazgo.

3.5        Hallazgo: Redacción de lo observado o encontrado durante una auditoria u otra instancia, y que es el resultado de la evaluación de la evidencia objetiva (entrevista, revisión de documentos u observación).

3.6        No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido, por la legislación aplicable, por los procedimientos operacionales documentados y establecidos por la compañía, y/o por el sistema de Gestión Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional y lo establecidos en las Normas ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007.

3.7        Observación: Descripción de un acontecimiento o hecho aislado durante una auditoria, inspección o supervisión; y que es susceptible de mejorar antes de convertirse en una No Conformidad.

3.8        Oportunidad de Mejora: Aspecto que puede ser mejorado en su desempeño en relación a su estado anterior.

3.9        Requisitos Auditados: Conjunto de requerimientos que debe cumplir el área de apoyo o unidad operativa en función del sistema de gestión integrado implementado, la política, los requisitos legales aplicables, los compromisos adquiridos voluntariamente, etc.

4.        DESCRIPCION DEL PROCESO

4.1        Planificación y Ejecución de la Auditoria.

El encargado y jefes del Sistema de Gestión tanto Ambiental como Seguridad y Salud Ocupacional, determina las necesidades de auditorías internas en las áreas  de apoyo o unidades operativas que se encuentran bajo el alcance de ambas certificaciones y las integra al programa Anual de Auditorías Internas (PRG-CE-01 Programa de Auditorías Internas)

Luego, serán coordinadas las auditorías internas, es decir, designa al líder del equipo auditor y al resto de los auditores, verifica viabilidad de fecha de auditoria, define objetivo y alcance. Además comunica formalmente al auditado y al equipo auditor la fecha de ejecución de la auditoria interna y envía el REG-CE-10 Cronograma de Actividades Auditoria Interna.

Previo a la ejecución de la auditoria, el auditor líder planifica con el resto del equipo auditor las actividades, asignando tareas a cada auditor y definiendo si es necesario documentos a utilizar durante el proceso. (Listado Maestros de Documento, Informes de Auditoria, Informes de Auditorias Previas, Matrices, Programas, Check List, etc.).

La auditoría se inicia con una reunión de apertura, a la cual son invitados todas las personas que serán auditadas, luego se procede a confirmar el cronograma de las actividades de la auditoria interna enviado previamente, se dan a conocer los canales de comunicación y los integrantes del equipo auditor, además se entrega al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Durante la auditoria el equipo auditor revisa la documentación y recopila información objetiva, verifica el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión tanto Ambiental como Seguridad y Salud Ocupacional que está siendo auditado, realiza inspecciones de terreno y entrevista al personal administrativo y/o operativo según corresponda. Además, verifica el estado de gestión de los hallazgos encontrados en la última auditoria efectuada en la unidad operativa o área de apoyo.

Previo al término de la auditoria el equipo auditor se reúne a revisar la evidencia recopilada durante la ejecución de la auditoria, resume sus hallazgos y redactan las observaciones positivas que respaldan la gestión de la unidad operativa o área de apoyo y que ameritan ser reconocidas a través del informe de auditoría.

Finalmente, el auditor líder llama al auditado para realizar una reunión de cierre de la auditoria, en la cual se dan a conocer los hallazgos encontrados clasificados según sus características en No Conformidades, Oportunidades de Mejora y/o Observaciones y se aclaran los puntos de eventual discrepancia hasta obtener la aceptación por parte del auditado.

Posterior al término de la auditoria, el auditor líder cuenta con un plazo de 15 días para enviar el informe de auditoría al Jefes del Sistema de Gestión tanto Ambiental como Seguridad y Salud Ocupacional con los hallazgos clasificados y trazados al punto  de la norma y cláusula que fue auditada, posteriormente los Jefes del Sistema de Gestión tanto Ambiental como Seguridad y Salud Ocupacional, cuenta con el mismo plazo para enviar registro REG-CE-11 Informe de Auditoria Interna a los auditados.

El informe de auditoría debe contener la siguiente información, sin limitarse a ello; objetivo, alcance, identificación de los auditados, identificación de los integrantes del equipo auditor, fecha y lugar de ejecución de la auditoria, estado de gestión de los hallazgos encontrados en la última auditoria ejecutada en el área de apoyo o unidad operativa, hallazgos encontrados durante la auditoria, su clasificación y referencia normativa.

Los responsables de las áreas auditadas deberán gestionar los hallazgos encontrados según lo descrito en el PRO-CE-08 Acciones Correctivas y Preventivas.

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