Perfil Recepcionista

DESCRIPCION DE PUESTO

I. IDENTIFICACION

Nombre del Puesto: Recepcionista

Nombre del ocupante: Karina Márquez

Reporta a: Gerente de Talento Humano

Le reportan: Ninguno

Contactos Internos: Todo el Personal

Contactos Externos: Clientes

La siguiente descripción enuncia las funciones y responsabilidades mínimas del puesto, sin pretender limitar la iniciativa y el trabajo en equipo o la cooperación con los demás.

II. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Recibir todas las llamadas que entren a la Empresa y canalizarlas a quien corresponda, dando siempre una imagen profesional y atenta, así como realizar llamadas para quien lo solicite. Proporcionar apoyo en el proceso administrativo de las áreas de la Gerencia Comercial para el adecuado control de expedientes de esta área, facilitando la atención e información a los clientes.

III. FUNCIONES DEL PUESTO

• Contestar bajo normas y políticas de la empresa el teléfono.

• Guiar la llamada a la persona encargada de las diferentes áreas y proyectos de la empresa.

• Tramitar solicitudes de personal para cualquier actividad de movilización.

• Mantener un registro de las llamadas que entran a la empresa.

• Tomar recados y transferirlos al interesado.

• Realizar las llamadas de quien lo solicite.

• Recibir a los visitantes, proporcionar información básica; guiar al visitante a la sala de espera o de reuniones de acuerdo a la necesidad e indicar al asesor o persona indicada que alguien le espera.

• Recibir, registrar y canalizar, correspondencia y/o paquetes que lleguen a la empresa vía mensajería.

• Preguntar a los clientes que estén en la oficina si desean café, agua aromática o etc. y pasar lo requerido.

• Elaboración de carpetas por proyectos las cuales deben contar con la siguiente información y deben estar organizadas en orden alfabético.

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• Orden de ingreso, la cual es entregada por cada asesor

• Recibo de pago de reserva (si lo hubiera)

• Minuta

• Recibos de los pagos realizados

• Copia de cheques, transferencia que certifique el pago.

• Redactar cartas, oficios, informes, etc., cualquier documento que sea necesario en la empresa.

• Llevar a cabo otras actividades relacionadas que la empresa considere necesarias para el desarrollo del puesto.

• Utilizar correctamente el uniforme de la empresa.

• Cumplir con el horario de oficina 9:00 a 18:00 con su hora de almuerzo

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