Presupuesto. Papel de la Administración

Capítulo 1. El Proceso Administrativo

Las operaciones de planificación y control son consideradas las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad. El término planificación y control integral de utilidades se define como un enfoque sistemático y formalizado para el desempeño de fases importantes de las funciones administrativas de planificación y control. Comprende los siguientes puntos:

El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la empresa.

La especificación de las metas de la empresa.

Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales.

Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas.

Un sistema de informes de desempeño detallados por responsabilidades asignadas y procedimientos de seguimiento.

*Papel de la Administración

La administración puede definirse como el proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, los materiales y el capital. El proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desempeño de las siguientes funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.

Orientación hacia las metas: Es esencial que los administradores de la empresa, así como otras partes interesadas, conozcan los objetivos y las metas, pues de no ser así será imposible la eficaz guía administrativa de las actividades y la medición de la efectividad con la cual se realizan las actividades deseadas.

Orientación hacia la gente: El éxito de una empresa depende de la gente relacionada con las mismas, incluyendo tanto a los administradores como a los demás empleados, ya que todas estas personas se encuentran comprometidas de manera importante en el logro de los objetivos de la empresa.

* Las Funciones de la Administración y el Proceso Administrativo

Las funciones de la administración son aquellas que requieren el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas, las cuales son:

1) Planificación: Proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos.

2) Organizar: Proceso en el que los empleados y sus labores se relaciones unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa, dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo.

3) Suministrar el personal y administrar los recursos humanos: Proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se le desarrolle y se le recompense por lograr objetivos de la empresa.

4) Dirigir y motivar: Es el proceso de motivar a las personas o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente el logro de los objetivos de la empresa.

5) Controlar: Es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa.

* La Esencia de la Planificación Directiva

La planificación es la primera función de la administración, comprende 5 fases:

Establecer objetivos y metas empresariales.

Desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el que opera la entidad.

Tomar decisiones respecto a los cursos de acción.

Emprender acciones que tiendan a activar los planes.

Evaluar la retroalimentacion del desempeño para la replanificación.

Proceso De Toma De Decisiones

La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer de hacer algo, o de adoptar o rechazar una actitud. Básicamente implica las tareas de: manejar las variables controlables pertinentes (pueden ser planificadas y controladas activamente por la administración), aprovechar las ventajas de las variables no controlables pertinentes (no pueden ser influidas por l administración) que pueden influir en el éxito operacional a largo plazo.

Pueden identificarse dos tipos principales de planes de dirección:

1) Estratégico: A largo plazo. Se concentra en los objetivos de la empresa y su estrategia global; afecta a todas las funciones de la administración.

2) Táctico u operacional: A corto plazo. Afina los objetivos de la empresa para desarrollar programas, políticas y expectativas de desempeño.

Organizar

La actividad de la organización consiste en: La subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables, la asignación y delegación de actividades administrativas y la definición del lugar de las decisiones.

* La Esencia del Control Administrativo

Controlar puede definirse como el proceso de medir y evaluar el desempeño de cada componente organizacional de una empresa, y efectuar la acción correctiva, cuando sea necesaria, para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, políticas y normas de la empresa. El control se ejerce continuamente través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño en informes especiales. Hay tres tipos de control: Preliminar (se ejerce previamente a la acción), Coincidente (se ejerce sobre la marcha) y por Retroalminetación (acción a posteriori).

*Algunos aspectos de comportamiento del proceso administrativo

El Comportamiento es la manera en que se conduce una persona.

La dirección general debe preocuparse por el comportamiento en el trabajo de los distintos gerentes y empleados, lo cual significa que los directivos de una empresa se enfrentan a menudo a problemas de modificación del comportamiento.

CASO GLOBAL

Comentario.

Superior Compu-Service

H. T. Sparks es un negocio pequeño donde se repara y se da servicio a toda clase de computadoras personales y al equipo de accesorio relacionado.

Esta empresa tiene ya tres años en el mercado, a pesar de que el propietario no ha tenido experiencia en cuanto a la planificación y control administrativo ni en asuntos de contabilidad, sin embargo ha tenido un éxito moderado cada año.

En este año H. T. Sparks ha decidido incluir en su negocio el servicio a máquinas de escribir y fotocopiadoras, pero no tiene el capital necesario para dicha inversión, y recurre a pedir un préstamo al banco de $300,000 por tres años para financiar la ampliación de los servicios actuales y agregar nuevos servicios, el cual será revisado por el banco. Para respaldar la solicitud, el banco pidió información acerca de la empresa, en cuanto a los activos, pasivos, estado de resultados, balance general y estados de flujos de efectivo. También se solicitó información acerca del manejo del personal y una

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