QUÉ ES UN MANUAL?

QUÉ ES UN MANUAL?

Es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

2. Los manuales según su contenido pueden ser:

Generales: Engloba de forma sintetizada cada uno de los puestos dentro de la organización, tomando así en cuanta solo las especificaciones de cada departamento de la misma.

Específicos: Este manual detalla, por más mínimo que sea, cada una de las áreas que contiene la organización, tomando en cuenta que dentro de ella se trabaja en equipo.

3. Para que son de gran utilidad

Son de suma importancia ya que, constituyen un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que lo integran.

4. ¿Cómo se integra un índice temático de los manuales?

Este índice comienza listando en orden alfabético los temas y subtemas presentados en el manual. Comúnmente se utiliza en manuales de organización. Inmediatamente después del nombre, se presentan los correspondientes números de página. También se le designa Índice Analítico o de Materias, aunque estas denominaciones en muchos casos se reservan para no hacer compleja su lectura.

5. ¿Cuáles son los principales detalles que incluye un manual de organización?

 Exponen con detalle la estructura de la empresa.

 Señala los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.

 Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad.

 Detalla las funciones y actividades de los órganos de la empresa.

 Generalmente contiene gráficas de organización, descripciones de trabajo, cartas de límite de autoridad, etc.

6. ¿Cuál es el contenido de un manual?

 Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.

 Título y extensión del manual (general o específico).

 Número de revisión en su caso.

 Unidades responsables de su elaboración

 Índice

 Prologo

 Directorio

 Antecedentes

 Legislación

 Organigrama

 Contenido

7. ¿Qué contienen los manuales departamentales?

Los manuales departamentales contienen información sobre un departamento específico y sus secciones básicas como autoridades, responsabilidades y empleados.

8. Ventajas de un manual

 Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo.

 Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

 Auxiliar en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.

 Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.

 Apoyar el análisis y revisión de los procesos del sistema y emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

 Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos y métodos.

 Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.

 Permitir la integración de la Gestión en las Áreas de Planeación, Calidad y Control Interno.

 Minimizar los riesgos personales, legales e institucionales al cumplir con los parámetros normativos de la institución.

 Asegurar la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren los procedimientos.

9. ¿Qué contienen los manuales interdepartamentales?

Los Manuales Interdepartamentales tienen información de todos los departamentos de la empresa y tienen información específica y detallada.

10. ¿Qué es un diagrama de procedimientos o de flujo?

Es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.

11. ¿Qué permiten los diagramas de procedimientos?

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

A. Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

B. Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

C. Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

D. Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

E. Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

F. Lo más reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que será más fácil lograr motivarlas a conseguir procesos más económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.

12. ¿Cuáles son los diversos tipos de diagramas de procedimientos?

• Diagramas de flujo de documento

Los diagramas de flujo de documentos muestran el flujo de documentos a través de una compañía u organización y entre departamentos internos. Varias columnas están separadas por líneas verticales en un diagrama de flujo de documentos. Las columnas representan una unidad organizacional, departamento, sección o empleado específico. El diagrama de flujo ilustra cómo el documento debería moverse de un departamento a otro por el símbolo del documento que se conecta a cada departamento.

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