MANUAL SAE

México DF a 10 de agosto 2010.

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS-PEDIDOS

Los pasos para generar una compra a proveedores será el siguiente:

1-Cada vendedor se hará cargo de la cotización y confirmación de existencias de los productos que necesita comprar con determinado proveedor y solicitar a éste que le sea mandado por escrito dicha cotización (hoja membretada por el proveedor) ya sea vía fax o correo, especificando: clave y descripción del producto, precio unitario, descuento (si es que lo hay), iva y total así como especificar tiempos y condiciones de entrega.

2- Una vez que se tiene la hoja de cotización por parte del proveedor, el vendedor podrá solicitar al responsable de Facturación, a través de la entrega de este documento, la elaboración e impresión del pedido en SAE, para que éste sea entregado al vendedor responsable.

3- Después de que el vendedor quien solicito la compra ha recibido el pedido SAE, procederá a recolectar los demás documentos que le permitan generar su solicitud de pago mismo que una vez autorizado por el Ing. Mendez o el Dr. Solano será entregado a la responsable de la Jefatura Administrativa para que sea tomado en cuenta a programación de pago y después el vendedor procederá a enviar el pedido al proveedor correspondiente para que éste procese la compra.**

4- En cuanto el vendedor reciba el comprobante de pago por parte de la Jefatura Administrativa, procederá (y solo hasta entonces) en ponerse nuevamente en contacto con el proveedor para informarle del pago y agendar la entrega a nuestras instalaciones (tomando en cuenta que el horario de almacén es de 9 a 3pm y 4:30 a 5:30pm) y dé aviso posteriormente a la persona responsable de almacén para la recepción de material.

5-En caso de que por cuestiones diversas, el proveedor no pueda realizar la entrega a nuestras instalaciones y se requiera mandar a recogerlo, el vendedor a cargo, deberá notificar a Jefatura administrativa ( de preferencia vía correo) acerca de la a solicitud de apoyo para la recolección de material, indicando horario de almacén – contacto y adjuntando copia del pedido a recolectar, o bien, haciendo la entrega física de este documento a la Jefatura para ser que sea entregado posteriormente a mensajería.

Dicho lo anterior, se enfatiza que en caso de no incluir la información mencionada se hará caso omiso a dicha solicitud.

** Para que pueda ser recibido su solicitud de pago y sea tomado en cuenta para su programación, se requiere que estén los siguientes documentos anexos:

• Solicitud de transf/cheque (según sea el caso) firmado de autorización por el Dr. Solano o Ing. Mendez y especificando fecha que se requiere el pago*, de lo contrario, será programado para el día viernes que es el pago a todos los proveedores.

• Pedido Interno (SAE como Excel).

• Cotización del proveedor

Por

...