¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

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1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

El Sr. Barrera debería clasificar todos los documentos que tenga y después de tenerlos clasificados deberá organizar cronológicamente cada uno de ellos en carpetas independientes en esas carpetas puede incluir subcategorías.

Después deberá organizar las carpetas con los documentos, para esto sería mejor que las carpetas fueran de colores con el fin de poderlos codificar. Usando colores particulares para cada carpeta puede optimizar sus tiempos ya que no tendrá necesidad de revisar todo cuando requiera algún archivo. Las carpetas deberían estar también etiquetadas indicando su categoría, ordenarlas alfabéticamente o numéricamente, posteriormente ya podrá estandarizar todo en un archivador.

También podría considerar digitalizar sus documentos, puede revisar si lo desea hacer el o si subcontrata el servicio, revisar diferentes programas de gestión documental, ya que esto le permitirá ser más eficaz, al tener sus archivos importantes en el computador puede usar claves de acceso y restricciones para evitar la pérdida o sustracción de la información; ayudará al medio ambiente y evitara que se deterioren los documentos.

2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?

Es importante contar con una buena organización de los documentos ya que esto permite a las empresas contar con un buen flujo de la información, evita tener documentación acumulada de manera innecesaria, también ayuda a no perder tiempo revisando cada archivo cuando necesite alguna información, le brinda seguridad a la empresa ya que todo estará consignado allí y podrá la empresa mantener toda su memoria intacta.

También facilita tener control sobre la compañía y poder tomar mejores decisiones, también al ser organizado con su archivo podrá ser más eficiente y eficaz en la gestión con sus proveedores y clientes brindando mejores tiempos de respuesta.

3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su manejo de documentos? ¿Por qué?

Considero que el Sr. Barrera junto con sus hijos han hecho una buena inversión ya que este es un paso muy importante para poder organizar los documentos, contando con los archivadores podrá disponer de un espacio ideal para mantener todo organizado por carpetas las cuales ahora le serán de más fácil manejo, también con la compra de sus archivadores ayudará a la conservación de los documentos ya que estos son diseñados para mantener en buen estado todos los archivos.

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