RESUMEN LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

RESUMEN LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Es una forma de representar la realidad de la manera más exacta posible.

Se lleva a cabo a partir de la identificación de las diferentes actividades que se realizan en un proceso para lograr un determinado producto, servicio o resultado.

Requisito: entrar en contacto con quienes desarrollan los procesos, ya que ellos pueden describir la forma en que se realizan, qué recursos demandan y cuáles son los resultados esperados.

Los procesos deben poseer un responsable designado, encargado del cumplimiento y eficacia del proceso.

Hay que enfocarse en el ciclo PDCA (planificar, hacer, evaluar, actuar) plan, do, check, act.

La utilización de este ciclo no solo permite conocer las causas que generan problemas en los procesos, sino también abordarlas logrando eficiencia y efectividad en el proceso.

VENTAJAS

Podemos ver qué hacemos y cómo lo hacemos, gracias a esto tenemos la oportunidad de rediseñar los procesos, conocer entradas y salidas, identificar fortalezas y debilidades.

Se posee respaldo formal de las actividades que se desarrollan en la empresa para así aplicar métodos de mejora continua que permitan aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos, además pueden ser medidos y por lo tanto se puede realizar control de gestión

DESVENTAJAS

Dependencia de los encargados del levantamiento de información con los responsables de los procesos.

ETAPAS

1. Identificación de los procesos relevantes: lo primero es identificar los procesos críticos con el fin de poder detectar los nodos que puedan existir y contribuir al desarrollo óptimo de los procesos, también hay que identificar a los responsables; para la descripción de los procesos se pueden usar: observación, entrevistas y focus group con los colaboradores claves.
2. Identificación de los subprocesos: identificar los subprocesos, cada uno debería tener un reglamento de los procedimientos o etapas secuenciales por los cuales debe pasar para llevarse a cabo.
3. Identificación de etapas
4. Identificación de los objetivos específicos: son la meta a las que tienen que llegar las etapas o subprocesos, por cada etapa o subproceso deberá haber un objetivo y deberán ser establecidos por la empresa a través de documentos formales posteriormente al análisis de la documentación regulatoria, si no es posible conocer los objetivos a través de la documentación se deberán identificar en conjunto con los responsables del proceso o subproceso a través de entrevistas.
5. Modelamiento de procesos: sirve para dejar plasmada la forma en que se realizan los procesos de una empresa y para informar las áreas y personas involucradas en cada uno de ellos y así poder realizar el ejercicio de gestión en las empresas.
   Se puede realizar a través de:
   a) mapas de procesos: se componen de diagramas de bloques simples que grafican el flujo de las actividades.
   b) flujogramas de información: proveen información más detallada al incluir participantes, roles, controles, documentos, etc.
   c) Bizagi: representación de diagramas de flujo detallados que contengan información que permita el análisis y la simulación, es el tipo de modelado que aporta mas detalle al como se realizan las actividades en un proceso.

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