Son llamadas así a representaciones graficas o simbólicas de la secuencia lógica: en un conjunto de actividades, documentos, archivos y puestos de trabajo que existen en un procedimiento.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Son llamadas así a representaciones graficas o simbólicas de la secuencia lógica: en un conjunto de actividades, documentos, archivos y puestos de trabajo que existen en un procedimiento.

Facilitan la comprensión del movimiento de actividades, todo esto gracias a sus símbolos  convencionales: cada uno con un determinado significado y reglas, su simbología está dada por la American National Standard Institute (ANSI).

La importancia con las que constan es que además de su fácil comprensión, es que registra y transmite clara y cronológicamente las actividades en el proceso.

Cada empresa es libre de escoger su código para manejar el diagrama, pero casi siempre se utiliza una nomenclatura general.

TIPOS DE DIAGRAMAS

Lineales o verticales: va de arriba hacia abajo, o sea de forma vertical, este contiene áreas funcionales pero representadas por símbolos.[pic 1]

De bloque u horizontales: este va de izquierda a derecha, se encuentra representados por columnas; las áreas y por símbolos las actividades que están en un procedimiento.

[pic 2]

Ventajas: es una información de respaldo, elimina la informalidad, se comparte la responsabilidad, evita conflictos entre personal, existen actividades uniformadas, reduce la incertidumbre y homogeniza y formaliza la comunicación.

Desventajas

Entre ellas encontramos la inversión de tiempo, exceso indiscriminado de estos podría propiciar burocracia y retraso en actividades.

FORMAS

Una forma es un documento oficial en la que se pondrán espacios en blanco que deberán ser llenados con información como: fechas, folios, nombres, firmas, etc.

Existen diferentes maneras de representar los diagramas, ya que eso depende de la empresa. Esto por querer la formalización, estética, legibilidad, y demás.

Diseño: deberá escogerse si será de manera digital, en máquina de escribir,  a mano, etc. Deben escogerse el título, después el logotipo del lado izquierdo, por consiguiente la frecuencia de la forma.

Partes fundamentales

Palabras, espacios (llevable y no llevable), líneas o rayado y el papel.

Partes principales de la forma

Encabezado de la forma: en esta ira el nombre, el logotipo, título y folio. El cuerpo estará constituido por los datos requeridos de la forma. Y el pie de la forma: donde irán espacios para nombres y firmas, fecha y otros datos de interés. Ejemplo:[pic 3]

[pic 4][pic 5]

MANUALES

Son los documentos que tienen la información referente a como se va a organizar la empresa de manera detallada y sistemática, y por supuesto ordenada. En otras palabras son todos los documentos administrativos de la empresa, tales como: organigramas, organización de procesos, puestos y funciones, aunque también se les integran la misión visión, valores, y en algunos casos la historia de la empresa.

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