Toma de decisiones y comunicación

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Introducción

La toma de decisiones es un acontecimiento cotidiano en la vida de todos. Constantemente estamos tomando decisiones, las cuales pueden variar según la jerarquía de relevancia que establezca cada individuo en alguna situación en particular.

Cuando estos individuos se encuentran dentro de una organización, deben realizar un detallado y exhaustivo análisis de las posibles soluciones y sus consecuencias en corto, mediano y largo plazo. De esta manera reducen el impacto negativo en los intereses que recibirá cada individuo que forme parte de aquella organización.

Para realizar una toma de decisiones eficaz y objetiva, es de vital importancia identificar claramente el problema. Determinar el origen del problema mediante la recopilación de la mayor cantidad de información posible, de manera que se puedan estipular las alternativas, evaluar su conveniencia y finalmente decidir que se hará.

Para comprender de mejor manera, se presenta el caso de la empresa “Tarjetas de Felicitación S.A” dedicada al diseño, fabricación y distribución de tarjetas de saludo, la cual se encuentra en conflicto con su Gerente de Marketing. Ante su posible despido, analizamos la problemática presentada y desarrollamos el proceso de toma de decisiones mediante un modelo ejecutando sus respectivos pasos.

Caso de despido

La empresa “Tarjetas de Felicitación S.A. se dedica al diseño, fabricación y distribución de tarjetas de saludos. El negocio ha ido creciendo, ya que se han puesto de moda estos accesorios para acompañar los regalos.

La empresa actualmente cuenta con 70 personas en su plantilla y distribuye sus productos a través de distintos medios a todo el país. No obstante, son varias las empresas que integran la competencia con ideas bastante agresivas en cuanto a textos y diseños. Pese a ello, la empresa disfruta de economías de escala y mantiene excelentes relaciones con los distribuidores más importantes.

Su estructura organizacional cuenta con una Gerencia General; un Comité Ejecutivo; una Asesoría Técnica (Leoncio Pérez) y; los Departamentos de Sistemas (Alberto Ramírez), Financiero (Pedro González), de Recursos Humanos (David Rodríguez) y de Marketing (Jorge Fernández).

La empresa ha crecido en el mercado y don  Jorge Fernández ha visto como todo cambia demasiado rápido para él. La informática, los nuevos criterios de segmentación y la apertura a nuevos mercados lo han sorprendido. Además, cada acción de la empresa encaminada a entrar a mercados emergentes, ha supuesto viajes y reuniones a los que no siempre ha estado dispuesto a ir. “Yo no tengo porque ir a ver a nadie, además, estamos bien como estamos” le ha dicho innumerables veces  a don Leoncio Pérez.

De hecho, fue en una de esas reuniones a las que se negó a asistir el Sr. Fernández, donde se precipitaron las quejas hacia él.

“No podemos con él, toda la empresa se comunica a través de Intranet, menos él, hay que llevarle todas las comunicaciones escritas” decía Pedro González, a lo que Alberto Ramírez añadió: “eso no es lo peor; hace meses que intentamos formalizar acuerdos con editoriales argentinas y venezolanas para la distribución de nuestras tarjetas, y ellos se han quejado de las faltas de atención de Jorge. Estamos a punto de perder oportunidades inmejorables para aumentar el negocio”

El Departamento de Recursos Humanos, representado por David Rodríguez, había enviado ya varios informes a la Gerencia General comentando la necesidad de reemplazar a don Jorge, por alguien más preparado y dispuesto para la situación de la empresa.

El jefe de Sistemas propuso el despido fulminante, dado que este tipo de problemas debían abordarse de raíz, y cuanto más tiempo se estuviera hablando del tema, peor sería.

El jefe Financiero, calculadora en mano, tembló en el asiento: el sueldo del Sr. Fernández era de 40 millones de pesos anuales, como para asumir los costos de un despido. Sugirió formas para persuadirlo a jubilar.

Leoncio trató de proponer una solución alternativa: podríamos darle un puesto honorífico. No olvidemos que lleva 25 años en la empresa y que pertenece a la “vieja guardia”. Se nos podría echar encima mucha gente y no estamos en un momento propicio para divisiones internas.

La solución propuesta por David Rodríguez, de Recursos Humanos, fue la de abrir un proceso de outplacement, en el que se ayudara a Jorge a encontrar otro trabajo.

• APLICACIÓN MODELO RACIONAL

En concordancia a los antecedentes del caso, nuestro grupo de Consultores Organizacionales ha considerado ejecutar el modelo racional, debido a que nuestro objetivo es lograr una toma de decisiones lógica y optima, que esté acorde a las metas de la organización.

• ANÁLISIS PREVIO

• TAFESA es clasificada como una mediana empresa ya que el rango de trabajadores es entre 50 y 199, contando con 70 personas actualmente dentro de la empresa. Además inferimos que sus ventas anuales se encuentran en el rango de 25.000 a 100.000 UF. Actualmente la UF tiene un valor de $27.300 aprox. Entonces el rango en valores serían $682.500.000 a $2.730.000.000
• Tiene un número considerable de empresas en la competencia, las cuales poseen ideas provocadoras en cuanto a textos y diseños, por lo tanto la empresa debe enfatizar en su publicidad para no quedar atrás ante sus competidores.
• TAFESA disfruta de una economía a escala, es decir, la empresa disminuye sus gastos operativos al crecer. Estos gastos permiten mantener la actividad diaria de la compañía y no suelen estar vinculados de manera directa con la producción, pueden estar distribuidos en gastos financieros, administrativos, generales y de representación. Se concluye que mientras más produzca la empresa, el coste de fabricación de los productos será menor. Dicho esto los departamentos de marketing y sistemas juegan un gran rol, deberán esforzarse por producir más tarjeta y realizar una publicidad oportuna logrando el aumento en las cantidades físicas del producto y en las cantidades valóricas de utilidad en la empresa.
• Ante el crecimiento de la empresa, se han presentado cambios en la informática, criterios de segmentación y apertura de nuevos mercados. El objetivo próximo de la empresa es entrar en mercados emergentes, lo que ha involucrado viajes y reuniones en el proceso, pero Jorge Fernández Gerente de Marketing no ha establecido una postura positiva y adaptable frente a estas variaciones. Los cambios mencionados están estrechamente relacionados con marketing, es de vital importancia que el gerente a cargo tenga la capacidad de adaptabilidad a los cambios, sobre todo si involucra los criterios del consumidor y la posibilidad de conseguir nuevos clientes.
• Pedro González encargado del Departamento Financiero señala que Jorge Fernández no se involucra en el sistema de comunicación digital de la empresa, sino que se limita a solicitar documentos escritos entregados personalmente. Ante la problemática expuesta, informa que el sueldo del Señor Fernández es de 40 millones anuales, lo que concluiría en un finiquito con una alta suma. La solución por parte del gerente de finanzas es persuadir al gerente de marketing para jubilar y de esta manera evitar el gran desembolso de dinero.
• Alberto Ramírez encargado del Departamento de Sistemas informó que la posición tomada por Jorge Fernández ha entorpecido el procedimiento de asociación con editoras argentinas y venezolanas, las cuales han presentado quejas por la falta de atención recibida por parte del Gerente de Marketing. Esto claramente puede concluir en un fracaso de asociación, estancando el crecimiento de la empresa y la oportunidad de distribuir sus productos fuera del país. Según el criterio de Alberto Ramírez, Don Jorge debería ser despedido drásticamente.
• David Rodríguez encargado del Departamento de Recursos Humanos revela que ya habían sido enviado varios informes dispuesta a la Gerencia General comentando la necesidad de realizar un reemplazo del Gerente de Marketing por una persona más capacitada y dispuesta. Esto nos señala que el problema había sido detectado en primera instancia por el departamento de recursos humanos, quien debidamente realizó un informe con la alerta y posible solución a la Gerencia general, pero esta última no había tomado cartas en el asunto hasta la fecha. Además desde el Departamento se propone abrir un proceso de “outplacement” con el fin de encontrar otro lugar de trabajo a Don Jorge Fernández
• Leoncio Pérez quien cumple el rol de Asesor Técnico en TAFESA, dijo ser testigo del desinterés por parte de Jorge Fernández, pero su solución se limita a otorgarle un puesto honorífico en la empresa ya que Fernández ha trabajado por 25 años en TAFESA, y su despido podría alterar algunas relaciones antiguas. Podemos considerar la posibilidad de esta solución ya que económicamente se refuerza con el sueldo anual que recibe Don Jorge Fernández, sin duda nos enfrentaríamos a una gran suma de finiquito.

• Sin duda, como Consultores Organizaciones, estipulamos que se debe hacer una actualización en el perfil de cargo de cada puesto de trabajo. La empresa debe mantenerse al día en temas de tecnología y estar a la altura de las circunstancias que varíen en su entorno, ya sean legales, ecológicas, culturales y otras. En conjunto, se deben analizar los métodos de integración de personal para que realmente sean exhaustivos en cuanto a los requerimientos para el cargo.

Esta medida será adecuada para cualquier solución que se determine en la toma de decisiones ya que provocará una disminución en la probabilidad de que ocurra algo similar en el  futuro.

FASE 1: DEFINICIÓN Y DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

El problema se reduce a la conducta poco adaptable y flexible del Gerente de Marketing, Don Jorge Fernández con sus conductas está dificultando el crecimiento de la empresa en nuevos mercados, por tanto está perjudicando el objetivo principal que es generar ingresos. Este caso deja ver otros conflictos internos, la comunicación entre los distintos departamentos no está siendo efectiva en su totalidad, lo que provoca un funcionamiento defectuoso que no aporta al cumplimiento de las metas.

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