Transport Management System (TMS)

TMS

Definición.

Un Transport Management System (TMS) es un sistema de información que se especializa en la optimización del transporte de mercancías mejorando las operaciones y la administración del transporte en sus distintas modalidades: terrestre, aérea, marítima, consolidada, paquetería, entre otros, dentro de una organización. Este sistema es utilizado para recolectar, almacenar, procesar y distribuir información relacionada con las operaciones de transporte, tanto desde el punto de vista del productor quien tiene la necesidad de movilizar sus propios productos como por una empresa especializada en el transporte y distribución de productos de terceros.

Este tipo de software hace comparativas entre los diferentes transportistas para determinar cuál es el más conveniente de acuerdo a la carga que se debe movilizar.

Características de un TMS:

1. Definición del trasporte más conveniente de acuerdo con parámetros como costos, tiempos, paradas, agrupaciones de órdenes, etc.
2. Brindan visibilidad en el seguimiento de la documentación de la recolección, descarga, despacho en aduanas, entre otros.
3. Generación de alertas por retrasos, accidentes, paradas no previstas.
4. Generación de informes de KPIs realtivos a cada proceso del transporte de mercancías.

Los TMS gestionan las siguientes operaciones:

1. Planificación del traswporte: en el momento en que se ingresa en el TMS una orden de compra o de venta, el sistema planifica el trasporte de la mercancía de acuerdo al tipo de producto a transportar, tamaño, ubicación y destino, para calcular los gastos del transporte, la cantidad de pedidos, los vehículos existentes, paradas mínimas que garanticen la calidad y el menor tiempo de entrega. De esta manera un TMS define estrategia óptima para el trasporte.
2. Ejecución de trasporte: correspondencia de las cargas, la aprobación de la tarifa y envío del trasportista, la documentación de los envíos y asistencia con la facturación y liquidación.
3. Seguimiento del trasporte: permiten el seguimiento y visibilidad de operaciones administrativas o físicas del trasporte. Trazabilidad del trasporte, adición de recibos, despacho de aduanas, facturación, reserva de documentos, entregas de alertas, son algunos de los procesos de seguimiento que gestiona el TMS.
4. Optimización de las rutas del trasporte: el sistema identifica la ruta más eficiente considerando el tipo de carga, el cliente y la distancia, así como el tipo de vehículo y la zona. También pueden considerar el estado del tráfico en tiempo real, haciendo uso de aplicaciones como Google Maps, y modificando la ruta en el dispositivo del conductor automáticamente para minimizar el riesgo de una entrega retrasada debido al incremento del tráfico
5. Medición: Un TMS usualmente incluye la función de medir los KPIs relacionados con el trasporte y proveer informes claros y en tiempo real, así como cuadros de mando que ayuden a un análisis oportuno, estratégico e inteligente del trasporte.

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