Unidad 2. Al finalizar

OBJETIVOS

Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:

Planificar una auditoria.

CONTENIDOS

En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:

Determinación del ámbito de auditoría

Estudio de documentación relevante

Acordar un itinerario relevante

Preparación de la documentación de trabajo

Contenido de las listas de comprobación

Procesos de auditoría

Seis etapas del proceso de auditoría

Planificacion de la Auditoria

La preparación de una auditoría es la máxima importancia para que resulte satisfactoria y eficaz. La preparación de auditorías se puede dividir en cuatro elementos:

Determinación del ámbito de auditoría

El auditor debe asegurarse de qué procesos o área(s) debe examinar. Ésta es una información que será proporcionada por el Programa de Auditoría y/o el personal responsable de la programación de la auditoría. Esto se puede saber por sentido común pero es muy importante que se comprenda claramente la magnitud de la auditoría, de lo contrario la naturaleza global del Programa de Auditoría se verá comprometida.

Sin embargo, esto no sólo lo deben comprender el auditor y quien programa la auditoría, porque existe una parte importante en ella que desempeña un papel clave en el proceso de auditoría, es decir, el auditado. Si ellos no están involucrados en esta etapa tan temprana de la auditoría, existe el riesgo de malentendidos y problemas durante la misma. Si se plantea este tema por primera vez en la reunión de apertura, será demasiado tarde. Mientras se acuerda el ámbito en la etapa de preparación, se puede también concretar el itinerario de auditoría - véase más adelante en esta sección.

Estudio de documentación relevante

Una vez, establecido el ámbito de auditoría, se desarrollará un estudio inicial que, consistirá en una revision general de:

0 El manual de calidad y los procedimientos de aplicación (si están disponibles), al área auditada.

0 Reglamentación, especificaciones técnicas, etc., que típicamente se aplican al área auditada.

0 Los resultados de la última auditoría del área, además de los (documentos de trabajo disponibles (ej., listas de comprobación) relacionados con esa área.

0 Informes de análisis de acción correctora relativos al área.

En esta etapa la revisión no se realizará en profundidad, y el auditor debe tener en cuenta:

0 Que el ámbito de auditoría sea adecuado.

0 Tiempo necesario para preparar las listas de control (Compatible con el tiempo asignado).

0 Tiempo necesario para realizar la auditoría (Compatible con el tiempo asignado).

0 ¿Tengo experiencia y conocimientos para hacer esto?

En dicha etapa, también resulta útil que el auditor revise su propio Procedimiento de Auditoría para asegurarse de que lo ha comprendido, y teniendo en cuenta especialmente los cambios desde que se vio involucrado en el proceso de auditoría.

Durante la preparación de una auditoría en particular, puede que no existan procedimientos formales para el proceso que se va a auditar. En este caso, tendremos que preparar muchas preguntas que formularemos durante la auditoría y comprender los siguientes aspectos del proceso:

0 Objetivos/ metas/ puntos de mira

0 Entradas

0 Etapas del proceso

0 Salidas

0 Controles

0 Mecanismos

0 Medidas

0 Resultados

Acordar un itinerario de auditoría

Establecer un diálogo entre el auditor y el responsable del área que se va a auditar, antes de la fecha de auditoría, facilita el desarrollo de la misma. Sin embargo, el auditor deberá cumplir con su propio procedimiento y lo hará de manera formal, ej, memorándum, notificación formal, visita, etc.

Sin tener en cuenta la manera en que se hace esto, el auditor deberá establecer lo siguiente:

0 Duración total de la auditoría.

0 Ubicación y hora de inicio.

0 Ámbito y áreas que se van visitar.

0 Agenda, detallando el progreso de la auditoría, siempre y cuando sea de aplicación, ej. si hay que visitar varios departamentos.

0 Planificar la reunión final para aprobar los resultados de la auditoría y debatir los requisitos de la acción correctora.

0 Personal responsable que deberá estar relacionado con la auditoría, en cada etapa de la misma.

Tal y como se ha establecido previamente, si esto no se comprende claramente durante la preparación de esta etapa, aumentará el grado de incomprensión. El diálogo en esta etapa establece el "tono" de la auditoría, y puede afectar al compromiso y nivel de cooperación que se muestra en el área durante ésta y posteriores auditorías.

Preparación de la documentación de trabajo

El formato y la cantidad de documentos de trabajo utilizados durante la auditoría, depende de los requisitos de procedimiento de la empresa y/o de la preferencia de los auditores en particular. Normalmente incluirán listas de comprobación y formatos estándar utilizados para informar de las no conformidades u observaciones.

El formato de las listas de comprobación varía de forma considerable de una empresa a otra, pero un requisito fundamental es que el auditor se sienta cómodo utilizándolo. Sólo se podrá utilizar como recordatorio, en cuyo caso se puede cambiar a un formato para uso personal o puede formar parte de los informes de auditoría y detallar el ámbito y el desarrollo de la auditoría.

Se recomienda que, a efectos de las auditorías internas se desarrollen listas de comprobación, aunque sean limitadas.

Se deben evitar las listas de comprobación de tipo estándar preparados por otro personal. Este tipo de lista de comprobación resultará en una restricción innecesaria y anulará la iniciativa del auditor.

Aunque los auditores siempre deben actuar dentro del ámbito de la auditoría, los documentos de trabajo no deberán ser definidos de manera fija, porque restringirían actividades o investigaciones adicionales que resultan necesarias para la información que se obtiene

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