VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.

A continuación 6 ejemplos:

1. HISTORIAS LABORALES: Son unidades documentales complejas, en su interior hay afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, entre otros. Por ello tienen valores administrativos, fiscales, técnicos, legales y/o contables. Luego de su última consulta se puede conservar hasta 90 años.

1. PROYECTOS: Son documentos técnicos de investigación, contiene registro de asistencia, Comunicación Oficial, Memorando, Plan Proyecto, Informe,

Estudio técnico, Documento técnico, Acta de reunión. Tiene valores administrativos, técnicos y legales. Esta subserie documental se conserva totalmente porque es testimonio de la actividad misional del grupo de documento

Electrónico de preservación digital.

1. CONTRATOS ESTATALES: Estos contienen Contratos de Compraventa y Suministros, Contratos de Prestación de servicios, Contratos de Obra, Contratos de Arrendamiento, Contratos de venta de servicios entre otros, los cuales a su vez contienen, actas, memorandos, propuestas, ficha técnica, informes, certificados. Tienen valores administrativos, contables, jurídicos, técnicos y legales. Cumplido 20 años se eliminan o se seleccionan y microfilman esto dependiendo del caso.

1. DERECHOS DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS – DAS: En su interior hay solicitud, respuesta, traslado por competencia y alcance a la respuesta, tienen valores legales, administrativos, técnicos y jurídicos. Esta serie documental se conserva tres (3) años en el Archivo de Gestión y se transfiere al Archivo Central, donde se conserva por siete (7) años más, luego de cumplido el tiempo de retención se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.

1. REGISTRO Y CONTROL: Contiene registros de contratos y convenios y en su interior solo hay registros. Tiene valores administrativos, legales, jurídicos y técnicos, este Se conserva permanentemente (CP) en el archivo de gestión para consulta de los contratos y convenios vigentes

1. ACTA COMITÉ DIRECTIVO: Esta contenida por citación a comité, agenda, registro de asistencia, acta de comité y documentos anexos. Tiene valor administrativo, técnico y  legal. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de conservación de ocho (8) años, posteriormente se microfilma para la conservación permanente de ambos soportes como evidencia de la Gestión de la Entidad.

Elaboró

ANA TIRADO.

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