Valoración documental y disposicion final de los documentos

TIPOS DE DOCUMENTOS

VALORACIÓN DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINAL

Actas de nacimiento

Este documento es de carácter legal, personal y jurídico. Otorga licencia de existencia o de nacimiento, (registro civil).

Estos documentos por ser de carácter histórico se deben microfilmar por seguridad y no destruir.

Contratos

Estos documentos son de carácter administrativo, legal, judicial y contable. Reflejan los procesos contractuales de la entidad, por tanto tienen un valor probatorio.

Una vez cumplido el tiempo de retención se conservarán totalmente por medio de los mecanismos exigidos.

Certificaciones laborales

Estos documentos son de carácter administrativo, legal y jurídico. Acreditan y validan habilidades en el mercado laboral.

Los documentos de esta subserie son de apoyo. Se eliminaran una vez cumplidos su tiempo de retención.

Planos

Estos documentos son de carácter jurídico e histórico para cualquier organización. Evidencian  su proceso de construcción, terreno, ubicación, distribución espacial entre otros.

Estos documentos poseen valor histórico así que se conservan como parte esencial de  la memoria institucional de cualquier entidad.

Facturas

Estos documentos son de carácter legal y contable. Constituyen un título valor, lo que quiere decir que quien tiene la factura de venta puede reclamar un bien, producto o servicio; además permite la reclamación de garantías de producto o de servicio, en caso de que sea necesario.

Estos documentos tienen una prescripción de 20 años, tiempo en el cual agotan su vigencia y plazo precaucional (Decreto 410 de 1971, Código de Comercio título IV, capítulo I, Art. 60). Cumplido el tiempo de retención se pueden eliminar.

Nomina

Estos documentos son de carácter administrativo, jurídico y contable. Las nóminas dan testimonio de los pagos, descuentos y aportes de los funcionarios.

Estos documentos se conservan el tiempo estimado por la organización  para las certificaciones de bonos pensionales.