POLITICA DE DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS

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1. Con base en el Anexo 1 (Procedimiento de manejo, control y conservación de documentos) elaborar un diagrama que ilustre los pasos a seguir con el tratamiento de las hojas de vida que ingresan a la empresa.

DIAGRAMA

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1. Un listado de recomendaciones para su jefe con las adecuaciones que debe tener en cuenta para organizar el cuarto en el cual se tienen conservados los documentos. Puede apoyarse en los videos relacionados en los enlaces web

Teniendo en cuenta la preservación de los documentos es importante tener en cuenta lo siguiente:

-Sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.

-El sitio donde se conservan los documentos no deben de estar en un sótano.

- Situar lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetos bélicos.

-Tener en cuenta los aspectos estructurales.

-prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su normal crecimiento.

-Los pisos muros, techos, pinturas y puertas deben de estar construidos con materiales ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión

1. Establecer una política para la disposición final de documentos (con base en la solicitud hecha por la superintendencia).

POLITICA DE DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS

Objetivo.

Definir los lineamientos para la gestión documental en cualquier soporte, físico y/o electrónico que se maneja, basados en las metodologías definidas por el Archivo General de la Nación para normalizar la producción de información desde su creación, uso y mantenimiento; garantizando en todo momento la integridad, autenticidad y veracidad de la información, bajo parámetros técnicos de organización, tramite, gestión, conservación y disposición final, soportados en los principios Archivísticos

Definición.

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de tención documental y tablas de valoración documental

La conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Eliminacion de documentos: actividad resultante de la disposición final celada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes

Microfilmacion: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilmación y otros) en otra, que solo se puede der leída o interpretada por computador

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