Asistente

• Elabora todas las cotizaciones y presupuestos que le sean solicitadas

• Suministra información acerca de menús, carta de licores, precios de descorche, alquiler de salones, montajes mantelería, loza y cristalería disponible

• Confecciona y distribuye los instructivos (hoja de función) y hace el respectivo seguimiento para asegurarse que el desarrollo del evento se realice según fue acordado con los usuarios al momento de cerrar la contratación y hace la publicidad correspondiente

• Ejecuta el esquema de servicio incluyendo el arreglo y montaje del equipo a utilizar en cada evento

• Supervisa el personal de servicio en cada evento

• Registra en el sistema sales & catering las reservas de todos los eventos que sean confirmados o no, poniendo las notas respectivas

• Registra en el formulario de seguimiento de cotizaciones, diseñado para tal fin, todos los detalles que en la primera entrevista el cliente manifieste o solicite

• Registra en el formulario de solicitud de banquetes todos los detalles finales solicitados por el cliente

• Lleva un control semanal de las cotizaciones aprobadas y no aprobadas por la gerencia de banquetes

• Confecciona diariamente y semanalmente las agendas de los eventos

• Actualiza semanalmente las facturas de banquetes en el sistema sales & catering

• Elabora el contrato del evento asegurando la firma del cliente.

• Lleva un estricto control acerca del pago o la forma de pago escogida por el cliente y aceptada por la empresa

• Registra los pagos correspondientes a los eventos en el sistema y hace el respectivo depósito en la caja principal

• Mantiene en perfecto orden los archivos de eventos pasados, tentativos y confirmados

• Mantiene un inventario computerizado de todo el mobiliario, equipo, utensilios, mantelería y demás; que se utiliza en el departamento de banquetes.

• Mantiene planos lineales de los salones.

• Elabora las órdenes de trabajo o reparación para el departamento de mantenimiento

• Debe estar presente al inicio de los eventos para hacer entrega formal del mismo al cliente y que juntos comprueben que de ha cumplido con lo pactado en el contrato

• Debe estar presente en los eventos que se realicen en horas de la noche (al momento en que inicie el evento) cuando la oficina administrativa haya cerrado operaciones

• Mantiene en sus registros: archivos cronológicos de eventos tentativos y confirmados

• Asiste a las reuniones con la gerencia general cuando le sea solicitado.

• Asiste a las reuniones previas a los congresos que así lo ameriten

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