Asistente

maria es feaLa identificación y la clasificación documentales

El desarrollo archivístico en el ámbito internacional, junto a la generación de nuevas

Metodologías de trabajo por parte de los Archivos Generales o Nacionales en cada país, y la normalización de actividades en los programas de gestión documental (PGD), han

ratificado en varias oportunidades como la primera etapa en el proceso de organización de

archivos, el concepto de identificación documental, “fase del tratamiento archivístico que

consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y

archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo” (Diccionario de Terminología

Archivística, 1993), en el cual convergen cinco factores fundamentales (el organismo

productor, la competencia, la función, el tipo documental y la serie) y a pesar de ubicar y

mencionar la fase en el proceso de organización de documentos en Colombia se tiende a

minimizar su utilidad, por este motivo es adecuado destacar que la identificación en los

archivos es independiente a la clasificación, tiene su propia definición, pasos para adelantar

la actividad y establece como producto un primer instrumento de control2, el borrador del

Cuadro de Clasificación Documental.

Por su parte la clasificación es “la operación intelectual de disposición de cualquier

elemento según un esquema, plan o marco preestablecido, la cual puede ser abordada desde varios aspectos: clasificación de fondos en el interior de un deposito de archivo,

clasificación de piezas en el interior de un fondo y clasificación de documentos

individuales en el interior de una pieza” (Archivo General de la Nación de Colombia,

2003) y de las anteriores líneas se infiere que una vez agotada la etapa de identificación, a partir del establecimiento de las series para la Unidad Administrativa, se avanza a la

segunda fase del proceso, es decir, a la clasificación de los documentos que consiste

simplemente en diseñar el modelador físico para ubicar las Agrupaciones Documentales a

partir del orden establecido en el cuadro de clasificación de documentos, así como controlar la normalización de las denominaciones y la homologación de términos, siguiendo el esquema básico planteado para los archivos hoy día: Orgánico, funcional, una combinación de los dos anteriores o la naciente clasificación uniforme/integral de documentos como lo veremos más adelante.

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