Contabilidad

Características:

-En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa.

-Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución.

-No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc.

-Son la única garantía de autenticidad.

-Es de uso exclusivo de la institución que los genera.

-Son aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa.

B) Selección de los documentos de archivo

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

-Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

- Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

-La selección documental, por lo tanto, no puede ni debe realizarse sobre la base única dela antigüedad del documento la cantidad de uso, y menos aún por el criterio personal delos funcionarios, sino que debe obedecer a un programa de gestión documental cuyo propósito sea la valoración de los documentos frente al presente y al futuro.

C) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables de las empresas.

En toda organización las finalidades del archivo son:

• Ser el centro de la información y de la documentación.

• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

• Asegurar la conservación de los documentos

Según

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