Control Y Controles

Control. Definición.

“El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.” Burt K. Scanlan

“Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.” Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet

“El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.“ George R. Terry

“Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente” Henry Fayol

Control y controles. Concepto y diferencias.

En el diccionario de las instituciones sociales la palabra “controles” no es el plural de la palabra “control”. Ocurre no sólo que el aumento de números de controles no siempre determina mayor control, sino que en el contexto de las instituciones sociales son dos palabras que tienen sentidos completamente distintos.

Los sinónimos de los Controles son la medición y la información. Se relacionan con los medios, tratan hechos ocurridos, son analíticos y se interesan en lo que ocurrió y en lo que ocurre.

El sinónimo del Control en la Dirección. Se relaciona con un fin, se ocupa de las expectativas -es decir del futuro-, es normativo, y se ocupa de lo que debería ser.

Las empresas adquieren mucha capacidad para diseñar Controles sobre la base del perfeccionamiento técnico, y en la capacidad de analizar grandes masas de dato y a obtener información de distintos tipos. Pero, ¿Qué significa todo esto en relación con el Control? Especialmente, ¿Cuáles son los requerimientos que deben satisfacerse si se quiere que estos Controles muy perfeccionados técnicamente originen un mejor Control ejercido por la Dirección pues en la tarea de un Director y/o Gerente, los Controles son simplemente un medio para un fin; el fin es el Control.

En las instituciones sociales –entre ellas las empresas- a esta diferenciación de concepto debemos agregarle la complejidad de “incertidumbres”. Podemos incorporar controles –humanos o mecánicos-; pero por ejemplo, la lectura de un Control que indica que “ las ganancias están disminuyendo” no expresan con ningún grado de probabilidad la respuesta “ aumentar los precios”, y mucho menos en qué medida; la lectura del Control ”las ventas están descendiendo” no aporta la respuesta “reducir los precios”, etc.

Por lo tanto, podemos concluir que en las empresas se requiere tomar decisiones basadas principalmente en supuestos acerca del futuro más que en hechos regidos por el pasado.

Sistema de Control Interno.

El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un todo para la obtención de tres objetivos fundamentales: a) la obtención de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficiencia de las operaciones.

La evaluación del control interno consiste en hacer una operación objetiva del mismo. Dicha evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y aplicando los métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa.

Enfoques del control interno.

1. Tradicional: en una organización o en un ente puede haber un sólo sistema de control interno, en realidad esto no es así porque deben existir tantos sistemas de control interno como sistemas tenga el ente. Particiona al ente por los sistemas que está compuesto y dice que si hay sistemas fuertes el sistema de control también debe ser fuerte. Es el enfoque que se utilizaba primariamente.

2. Sistémico o renovador: aparece un concepto de control que lo da el informe de influencia directiva/restrictiva, dentro de este enfoque es donde aparecen los elementos del control (el objeto sometido bajo análisis), aparece la relación entre auditoría y control.

3. Integrador: define al control interno como un proceso llevado a cabo por el directorio, la gerencia y el resto del personal de una entidad diseñada con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable de lograr:

- Objetivo operativo: efectividad y eficiencia en las operaciones.

- Objetivo contable: confiabilidad en la información contable.

- Objetivo de cumplimiento normativo: cumplimiento con las leyes y reglamentaciones aplicables.

- Objetivo de Responsabilidad Social: que el ente comprenda su rol en la sociedad y que contribuya al crecimiento.

Por lo tanto los 3 objetivos son: eficiencia, eficacia y economicidad.

Dentro de este enfoque, existen 5 componentes:

a. Ambiente de control: El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.

“El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos sobre los que descansa todo”.

El Entorno de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan.

b. Evaluación del riesgo: consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.

“La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas”.

Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección

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