AUDITORIA EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS

AUDITORIA EN SISTEMAS COMPUTARIZADOS

DEFINICION

En principio es importante señalar que el uso de un sistema computarizado no modifica los principios básicos de la contabilidad; lo que una empresa hace es utilizar las ventajas de un computador para obtener más rápidamente los resultados de una elaboración contable y combinar los datos retenidos en las memo¬rias según los programas que se establecen para alcanzar una mayor informa¬ción, con rapidez y exactitud.

En este sentido podemos indicar que la auditoria del sistema contable computarizado, debe efectuarse de acuerdo con los Principios y Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y al igual que una Auditoría a un sistema contable manual, constituye el examen objetivo y sistemático de las operaciones contabiliza¬das por una Empresa mediante el uso de equipos electrónicos de procesamiento de datos, efectuada con posterioridad a su ejecución y elaboración, con la finalidad de evaluarías, verificarlas, y elaborar un informe sobre la razonabilidad de los estados financieros emitidos por el departamento contable de la empresa, y el cual debe contener observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente dictamen.

OBJETIVOS

- El objetivo básico de la auditoria financiera del sistema contable computariza¬do, es garantizar la razonabilidad o, no de la situación de los estados financie¬ros y de los controles internos de entrada, procesamiento y salida de datos de la computadora en riguroso cumplimiento en sus tres aspectos: controles de equipo, controles de programa y controles de operación.

- Examinar aspectos del medio ambiente del computador que afectan el enfoque de la auditoría y sus procedimientos aplicados en la centralización, controles del computador, confiabilidad electromagnético y centros externos de procesa-miento de datos.

- Examinar mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria el sistema de contabilidad computarizado, revisando el sistema y sus controles y el sistema de control interno.

CARACTERISTICAS ESPECIFICAS DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS

Es necesario efectuar una enunciación de algunas características de estos sistemas en comparación con los sistemas manuales, orientado hacia la evidencia de auditoría que proporcionan.

Dichas características son las siguientes:

- Usualmente en los sistemas computarizados, la información almacenada y procesada esta disponible tal que sólo con ayuda del computador.

- En un sistema computarizado no todos los procedimientos de control observan en forma expresa. En muchos casos la realización del control forma parte de la lógica del programa utilizado, incluido en pasos específicos de mismo.

- Debe tenerse en cuenta que en un proceso computarizado existe un programa automatizado, por lo cual en caso de incurrirse en un error, afecta a un mayo volumen de transacciones. Así por ejemplo, en un proceso computarizado en el cual el registro de la factura en el Libro Ventas, origina automáticamente e asiento en cl Libro Diario y el pase al Libro Mayor; un error por ejemplo en e ingreso del importe de la factura al momento de digitarlo, originará un error en el asiento del Libro Diario y consecuentemente el Libro Mayor.

- Debido a la poca participación del elemento humano, puesto que en un sistema computarizado es el mismo programa el que realiza automáticamente determinados registros con el sólo ingreso de una cantidad o dato; cierto tipos de errores que se producen en los sistemas computarizados son difícilmente detectables.

- El procesamiento computarizado somete uniformemente todas las transacciones similares a las mismas instrucciones de procesamiento; por esta razón, 1a posibilidad de errores al azar, que es un problema de control que se da en sistemas manuales, queda considerablemente reducida. Sin embargo, cabe 1a posibilidad de que se originen errores en el ingreso de los datos o estos 5 ingresen en forma incompleta al sistema para su procesamiento.

- El riesgo que ciertos individuos incluyendo aquellos que realizan procedimientos de control, acceda a los datos sin autorización o los alteren sin deja evidencia, en un sistema computarizado es mucho mayor que en un sistema manual.

La iniciación de ciertas transacciones, o ciertas funciones de procesamiento pueden ser efectuadas automáticamente por el computador. En estos casos, pueden o no existir evidencias visibles de estos pasos de procesamiento.

Si bien existen ciertas diferencias entre los sistemas computarizados y los sistemas manuales convencionales, es importante dejar en claro que el proce¬samiento electrónico de datos no afecta a los objetivos del control interno, la responsabilidad de la dirección y las limitaciones inherentes al sistema de control interno; pero si afecta el enfoque para la evaluación del mismo, y el tipo de evidencia de auditoría que se obtiene.

FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

Las funciones de procesamiento son determinados pasos de los sistemas admi¬nistrativos de la empresa o entidad que tiene como función la realización de las transacciones y hechos económicos producidos. Incluyen funciones como cálcu¬lo, comparación y acumulación de datos.

Las funciones de procesamiento son importantes en cuanto a la orientación que dan respecto a la exactitud e integridad de los datos generados por cl sistema, por ello son funciones que el auditor debe analizar con detenimiento a efectos de determinar la confiabilidad o no de los datos obtenidos del sistema computariza¬do. En resumen su importancia radica en lo siguiente:

- Representan una fuente significativa de satisfacción de auditoría, en la cual el auditor deberá depositar su confianza.

- Si en caso no se puede depositar confianza en alguna función de procesamien¬to, se debe obtener evidencia sustantiva de que los aspectos substanciales de la función de procesamiento se realizaron satisfactoriamente para las transac-ciones procesadas, es decir que los reportes y estados contables son válidos con dicha función de procesamiento.

Es por esta razón que resulta necesario determinar si existen controles sobre ese software en el sentido que esté adecuadamente protegido contra cambios o acce-sos no autorizados, ya que en la medida que ello ocurra el auditor podrá confiar en este tipo de funciones de procesamiento.

PROCESO DE AUDITORIA

En la actualidad a efectos de realizar una auditoría en empresas en los que una parte significativa de los procesos administrativos son procesados electrónicamente, se manejan básicamente dos enfoques, los cuales son:

- Enfoque externo o tradicional

Consiste en realizar los procedimientos de verificación utilizando los datos de entrada al sistema y someter estos datos al proceso

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