Acuerdo 060

SOLUCION GUIA TALLER NUMERO 1 ACUERDO 060 2001

• Teniendo en cuenta el Acuerdo 060 de 2001, emitido por el Archivo General de la Nación, en el que se establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, responda las siguientes preguntas:

1. ¿Qué procesos involucra a la unidad de correspondencia según los programas de gestión documental de las entidades?

RTA: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.

Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

2. ¿Cuál es la diferencia entre las comunicaciones oficiales y la correspondencia?

RTA:

COMUNICACIONES OFICIALES CORRESPONDENCIA

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

Independientemente del medio utilizado. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

3. ¿Qué es la radicación de comunicaciones oficiales?

RTA: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

4. ¿Qué es el registro de comunicaciones oficiales?

RTA: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,

Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

5. ¿Qué documento establece los cargos de los funcionarios autorizados para las firmas responsables en las comunicaciones oficiales?

RTA: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

6. ¿La radicación consecutiva de los documentos es continua o debe reiniciarse? ¿Cada cuánto debe reiniciarse la radicación consecutiva?

RTA: La radicación consecutiva de los documentos se debe reiniciar. Al comenzar cada año se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

7. ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta para la conservación de la información en soportes diferentes al papel?

RTA:

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