Archivo Geografico

ARCHIVO GEOGRAFICO

CONCEPTO

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localizacion, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabetico.

este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y juridicas), porque la clasificacion final se hace también por nombres de individuos o empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

1)Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.

2)En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

3)En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.

4)En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:

a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.

b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:

puede ser:

a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.

b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc:

Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direccione

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:

a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.

b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero:

puede ser:

a)Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.

b)Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres

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