Auditoria Del Efectivo Y Valores Negociables

Objetivos de los auditores en la auditoría del efectivo

Los objetivos de los auditores en la auditoría de efectivo son:

1. Considerar el control interno sobre las transacciones de efectivo.

2. Comprobar la existencia del efectivo registrado.

3. Establecer la totalidad del efectivo registrado.

4. Determinar si el cliente tiene derechos sobre el efectivo registrado.

5. Establecer la precisión numérica de las planillas sumarias de efectivo.

6. Determinar si la presentación y revelación del efectivo, incluidos fondos restringidos (como los saldos compensatorios y los fondos de amortización de bonos) son apropiadas.

Al desarrollar los procedimientos de control más eficientes es necesario un estudio detallado de las rutinas de operación del negocio individual pero, en todo tipo de negocios, hay algunos lineamientos generales para las prácticas adecuadas del manejo de efectivo. Estos lineamientos para alcanzar el control interno sobre el efectivo pueden resumirse de la siguiente manera:

 No permita que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.

 Separe el manejo del efectivo de su contabilizador o registro.

 Descentralice la entrada del efectivo en la medida que sea práctica.

 Contabilice las entradas de efectivo en forma oportuna.

 Estimule a los clientes a obtener recibos y a observar los totales de la caja registradora.

 Deposite diariamente las entradas de efectivo.

 Efectúe todos los desembolsos mediante cheque o mediante trasferencia electrónica de fondos, con la excepción de pequeños gastos de caja menor.

 Haga que sean preparadas conciliaciones bancarias mensuales por empleados que no son responsables de la emisión de cheques o de la custodia del efectivo.

 La conciliación terminada debe ser revisada rápidamente por un funcionario apropiado.

 Proyecte entradas y desembolsos de efectivo esperados e investigue las variaciones de las sumas proyectadas.

Control interno sobre las entradas de efectivo

Ventas en efectivo. El control sobre las ventas en efectivo es mayor cuando dos o más empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada transacción con un cliente. Con frecuencia los restaurantes y cafeterías utilizan un cajero centralmente ubicado, quien recibe el efectivo del cliente junto con un tiquete de ventas preparado por otro empleado. Los teatros generalmente tienen un cajero que vende tiquetes prenumerados, los cuales son recolectados por un empleado en la puerta cuando el cliente ingresa. Si los tiquetes o los comprobantes de ventas están numerados serialmente y todos aparecen en el conteo o verificación, esta separación de responsabilidades en la transacción es un medio efectivo de evitar el fraude.

En muchos establecimientos de ventas al detalle la naturaleza del negocio es tal que un empleado debe efectuar ventas en el mostrador, entregar la mercancía, recibir el efectivo y registrar la transacción. En esta situación, la deshonestidad puede desestimularse haciendo uso apropiado de las cajas registradoras de efectivo o de los sistemas electrónicos en el punto de venta. Las características de protección de las cajas registra-doras incluyen:

1) una pantalla visible al cliente de la cantidad de la venta

2) un recibo impreso, del cual se recomienda al cliente que lo lleve con la mercancía

3) la acumulación bajo llave del total de las ventas del día. Sistemas electrónicos de punto de venta (Electronic Point of Sale System, POS).

Las tiendas detallistas utilizan diversos tipos de cajas registradoras electrónicas, incluidos los terminales de computador en línea. Con algunos de estos mecanismos, un escáner electrónico lee el código universal del producto impreso en el producto. El vendedor solamente necesita escanear el código para que la registradora grabe la venta al precio del producto, el cual está almacenado en el computador. Por tanto, el riesgo de que una persona registre las ventas a precios erró-neos se reduce sustancialmente.

Además de proporcionar un mayor control sobre las ventas en efectivo, las registradoras electrónicas con frecuencia pueden ser programadas para realizar diversas funciones de control adicionales. Por ejemplo, las registradoras en línea pueden verificar la condición crediticia de los clientes a los cuales se carga la cuenta, actualizar las cuentas por cobrar y los registros de inventario perpetuo (permanente) y proporcionar listados especiales que acumulan información de ventas por línea de producto, vendedor, departamento y tipo de venta.

El cajero utiliza el listado de control para registrar el efectivo recibido en el diario de entradas de efectivo. Luego el cajero deposita en el banco las entradas intactas del día. El control se ejerce sobre el cajero mediante una conciliación periódica de las copias que tiene el contralor de los listados de control provenientes del área de correo con el diario de entradas de efectivo y los detalles de los volantes de depósitos validados recibidos del banco.

El empleado responsable del mayor de cuentas de los clientes concilia las notas de remisión con la copia del listado de control y, una vez satisfecho de que todas las notas de remisión están contabilizadas, traslada los créditos a las cuentas de los clientes. Un control interno exigente requiere que el empleado de cuentas por cobrar no tenga acceso a las entradas de efectivo y que las cuentas de los clientes sean conciliadas periódicamente con el mayor general.

Cuando la naturaleza de las operaciones lo permite, debe asignarse responsabilidad a diferentes empleados en:

1. la preparación de las facturas de ventas,

2. el manejo de las cuentas de los clientes,

3. la conciliación de los mayores de los clientes con las cuentas de control.

4. el listado inicial de las entradas de efectivo,

5. la custodia y depósito de las entradas de efectivo y

6. la actividad de cobros y de cuentas vencidas.

Control en caja fuerte o de seguridad sobre las entradas de efectivo. Los negocios que reciben un volumen grande de efectivo por correo utilizan con frecuencia un sistema de caja fuerte para fortalecer el control interno y apresuran el depósito de entradas de efectivo.

Control interno sobre los desembolsos de efectivo

Desembolsos por cuenta corriente. Una gran ventaja de exigir desembolsos en cheque es la de obtener una evidencia de recibo de la persona beneficiaría en la forma de un endoso en el cheque. Otras ventajas incluyen 1) la centralización de la autoridad de desembolsos en manos de unos pocos empleados designados: sólo

...