COMISIÓN DE PROBIDAD Y TRANSPARENCIA
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Guía para el Diseño e Implementación de un Sistema de
Gestión de Archivos
Marzo 2011
COMISIÓN DE PROBIDAD Y TRANSPARENCIA
Secretario Ejecutivo, Felipe del Solar Agüero
ELABORACIÓN DE CONTENIDOS
Beatriz Mercado Martinic
APOYO PROCESO DE EDICIÓN
Adrián Torrealba Miranda
CONTENIDO
PRESENTACIÓN 6
INTRODUCCIÓN 8
Definición de Archivo 12
Archivos Administrativos y Archivos Históricos 14
Tipos de archivo y las edades de los documentos 14
1. ESTUDIO PRELIMINAR 17
2. FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA 21
2.1. Desarrollo de la Estrategia 21
3. ELABORACIÓN DEL DISEÑO 23
3.1. Política Institucional de Gestión de Archivos 25
3.2. El Sistema de Gestión de Archivos Institucional 27
3.2.1. El Ciclo de Vida de los Documentos 27
3.2.2. Los componentes del Sistema de Gestión de Archivos 28
3.2.3. Interrelación de los componentes del Sistema de Gestión de Archivos 34
3.3. Análisis de Tipología Documental 38
3.3.1. Construcción de Series Documentales 39
3.3.2. Selección y Valoración documental 43
3.3.3. Formalización del Análisis de Tipología Documental 47
3.4. Instrumentos técnicos archivísticos 48
3.4.1. Cuadro de Clasificación 48
3.4.2. Tabla de Retención Documental 54
3.4.3. Tabla de Acceso y Uso 55
3.5. Procesos y procedimientos de trabajo 58
3.5.1. Proceso de Incorporación 60
3.5.2. Proceso de Organización Documental 62
3.5.3. Proceso de Almacenamiento 66
3.5.4. Proceso de Consulta de Documentos 69
3.5.5. Proceso de Transferencia Documental 71
3.5.6. Proceso de Disposición Documental 73
3.6. Apoyo tecnológico a los procesos del Sistema de Gestión de
Archivos 74
3.7. Roles, responsabilidades y competencias asociadas al Sistema de
Gestión de Archivos 79
3.7.1. El Plan de formación y su programación 79
3.8. Estándares para medir el desempeño del Sistema de Gestión de
Archivos 82
3.8.1. Indicadores de gestión en archivos 82
4. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS 89
4.1. Actividades de la implementación 89
4.1.1. Difusión de la información 90
4.1.2. Implementación de la documentación 91
4.1.3. Implementación de los procesos 91
5. MEDICIÓN DE LOS INDICADORES DE LOS PROCESOS Y DEL SERVICIO 94
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA 97
ÍNDICE ALFABÉTICO 100
ANEXO A: NORMATIVA NACIONAL RELACIONADA CON INFORMACIÓN, DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 101
ANEXO
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