CONDICIONES GENERALES DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

PRESENTACIÓN 4

1. OBJETO 5

2. ALCANCE

3. PROCEDIMIENTO

4. DEFINICIONES 6

5. RESPONSABLES

6. PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS 7

6.1. EN CUANTO A SU FORMA

6.1.1. letra

6.1.2. Márgenes

6.1.3. encabezado

6.2. EN CUANTO AL CONTENIDO

6.2.1. portada

6.2.2. tabla de contenido 8

6.2.3. Objetivo.

6.2.4. Alcance

6.2.5. Definiciones.

6.2.6. Descripción Del Documento

6.2.7. Referencias Documentales. 9

6.2.8. Anexos.

6.2.9. Control de Cambios.

7. PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LAS CARTAS 10

7.1. EN CUANTO A SU FORMA

7.1.1. Letra

7.1.2. Márgenes

7.1.3. Encabezado

7.1.4. Pie De Pagina

7.1.5. Marca De Agua

8. CONTROL DE DOCUMENTOS. 11

8.1. CONDICIONES GENERALES DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

8.1.1. Legibilidad

8.2. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS.

8.3. ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

8.4. DISTRUBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

8.5. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS. 12

8.6. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS.

9. REFERENCIAS NORMATIVAS

10. ANEXOS. 13

PRESENTACIÓN.

El Colegio Cooperativo Técnico Industrial José Antonio Galán es una entidad promotora de la educación primaria y secundaria en el Municipio De Yumbo; a su vez en sus instalaciones instituciones como lo es el Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA), brinda formación Técnica, Tecnológica y Profesional a la comunidad yumbeña ayudando al progreso del municipio.

Entre los variados programas que se encuentran dictándose en la institución, el llamado Técnico Profesional En Gestión De Sistemas De Manejo Ambiental elabora actividades para la formulación del Sistema De Gestión Ambiental (SGA) en el colegio, bajo los ítems de la norma ISO 14001:2004, “Sistema De Gestión Ambiental. Requisitos Con Orientación Para Su Uso.”; en donde especifica el Control De Documentos que se debe de llevar a cabo durante la formulación e implementación del Sistema de gestión ambiental (SGA) (ver punto 4.4.5 de la pagina 8 y el anexo A 4.5 de la pagina 20 de la norma).

Teniendo en cuenta este requisito el colegio “José Antonio Galán” desarrolla una guía para la codificación y elaboración de todos los procesos y actividades que se desarrollen durante la formulación e implementación del Sistema De Gestión Ambiental (SGA) estableciendo un orden documental permitiendo la legibilidad, y fácil acceso a los documentos que se requieran ya sea en una auditoria o a entes externos que los soliciten.

UBICACIÓN:

Carrera 9 # 12-66 Barrió Uribe, Municipio de Yumbo – Valle Del Cauca

E-MAIL:

col-galan@hotmail.com – colgalanyumbo.edu. co

TEL.:

669 4855 - 6699113

1. OBJETIVO.

Desarrollar y mantener acciones y procedimientos para controlar, Formular, modificar, e identificar la documentación obsoleta o que ha perdido vigencia durante y después de la formulación del Sistema De Gestión Ambiental (SGA) en las instalaciones del Colegio Cooperativo Técnico Industrial José Antonio Galán Del Municipio De Yumbo.

2. ALCANCE.

Esta guía aplica para todos los documentos de origen interno y externo del Colegio Cooperativo Técnico Industrial José Antonio Galán Del Municipio De Yumbo asegurando el uso adecuado de estos, garantizando su disponibilidad para quienes lo requieran.

3. PROCEDIMIENTO.

• Preparar: se debe ordenar y describir cada una de las actividades a realizar con la participación del coordinador de sistema de gestión documental.

• Revisión: por lo general la revisión es realizada por el coordinador de Sistema de Gestión documental que elaboro el documento.

• Aprobación: el responsable es el jefe inmediato quien autoriza por medio de una firma, para garantizar que lo que está escrito es lo que se hace y debe hacer.

• Distribuir: el jefe de área tiene a su disposición los documentos del Sistema de Gestión Documental y debe distribuirlo en las áreas que los requieren. Es decir Se debe seleccionar el personal que contara con copias de control de documentos.

4. DEFINICIONES.

• Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento revisado previamente.

• Documento: Información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

• Documento Obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación pierde su vigencia.

• Elaboración: Actividad emprendida para formular y planificar un documento especifico, el cual será aprobado y revisado posteriormente.

• Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.

• Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para llevar a cabo una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.

• Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una modificación en el documento cambia dicho número, ejemplo 01, 02, 03…

5. RESPONSABLES.

Responsable de diligenciar los documentos:

• La Alta Dirección: son los encargados de la revisión y aprobación de los documentos referentes al Sistema De Gestión Ambiental elaborados dentro de la institución.

• Secretaria: es la encargada de llevar la documentación

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