CONTROL DE INVENTARIOS

CONTROL DE INVENTARIOS

1. LEY DE PARETO

Un criterio útil para el administrador es el principio de excepción. El mismo le ayuda a discriminar información, para concentrarse en aquella que requiere su atención.

Para aplicar este principio, la ley de Pareto es una buen técnica, esta dice:

“En cualquier conjunto de elementos que van a ser controlados, sólo una pequeña fracción de el conjunto en términos del número de elementos, cuenta siempre para la mayor porción en términos del efecto.”

Para identificar la información de suma importancia, lo que se debe hacer es una lista de los elementos de acuerdo a su importancia, es decir, jerarquizar.

El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista Vilfredo Pareto (1848-1923). Pareto era francés, de alma italiana y vivía en Suiza. Pareto enuncio el principio de la siguiente forma: el 20% de mi esfuerzo me proporciona el 80% de mis ingresos, asi el 80% restante de mi esfuerzo me proporciona solo el 20% de mis ingresos. esto pone de manifiesto que las causas no se corresponden con los efectos. El Principio de Pareto es importante para el éxito en cualquier área.

El Principio dice que el 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos. Si eres un empresario, directivo o vendedor: El 20% de tus clientes producen 80% de tus ventas. El 20% de tus clientes te causan 80% de las quejas y problemas. El 20% de los empleados producen el 80% del trabajo. El 20% de tus productos producen 80% de tus utilidades, mientras que el otro 80% apenas pagan sus costos y gastos.

Pero al mismo tiempo Pareto nos lanza un salvavidas, y nos dice que el tiempo, ese mismo tiempo que creiamos haber perdido en tantos afanes, es el que nos sobra, es decir estamos inundados de tiempo, lo que ocurre es que lo derrochamos y lo malgastamos sin ton ni son. Si aplicamos el principio de Pareto, podemos trabajar menos y ganar mas, al mismo tiempo podemos trabajar menos y divertirnos mas, no hay ningun contrasentido en la conclusion... Tras Pareto no hay más remedio que concluir que cuando todo es importante, nada es importante. Tras él debemos saber que los elementos críticos de cualquier sistema son siempre una minoría. El arte de elegir, la habilidad para gestionar, la esencia de una estrategia es determinar qué es lo importante, establecer prioridades y dedicar el esfuerzo hacia la pequeña parte que explica la mayor parte.

2. HERRAMIENTAS OPERATIVAS DEL CONTROL DE INVENTARIO

Para controlar adecuadamente los stocks, el gestor de los inventarios debe contar con una serie de medidas y ratios de control que reflejen de la manera mas completa posible la situación del activo circulante y, en su caso, de los recursos puestos a su disposición para esa gestión.

Las magnitudes objeto de medida las podemos agrupar en las siguientes categorías:

Existencias

Movimientos

Rotación

Cobertura

CLASIFICACION DE LOS MATERIALES

El Hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una practica usual que tiene por objetivo limitar las actividades de planificación y control a un cierto numero de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existen millares de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma optima la capacidad real de gestión.

La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios:

Salidas ( en unidades monetarias )

Rotación

La clasificación por salidas es la mas extendida, y agrupa los artículos en la conocida clasificación "ABC", aveces denominada "XYZ" para no confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities Based Costs", de uso generalizado en los últimos tiempos.

La clasificación "ABC" se basa en la conocida Ley de Pareto, y diferencia los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas denominaciones ( categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:

TIPO A: 20% de las referencias 80% del valor

TIPO B: 30% de las referencias 15% del valor

TIPO C: 50% de las referencias 05% del valor

Si manejamos muchas referencias, la clasificación que hagamos atendiendo al valor de las salidas, y al numero de los artículos de que se dispone no difiriera excesivamente de la tabla indicada. La gestión "fina" de los inventarios deberá ir avanzando desde la categoría A hacia las categorías B y C, en función de las posibilidades reales que tengamos.

La clasificación de acuerdo con el incide de rotación esta menos definida con carácter general que la anterior, dependiendo de las características de cada empresa. Agrupa los artículos en la serie de categorías de mayor a menor rotación, de acuerdo con las siguientes o parecidas denominaciones:

Artículos de alta rotación

Artículos de rotación normal

Artículos de baja rotación

Artículos obsoletos

Esta claro que los artículos obsoletos son los de índice de rotación extremadamente bajo, próximo a cero, pero el resto de la clasificación dependerá de las practicas habituales de cada empresa. Así mismo, esta clasificación, para que realmente sea útil, habrá que segmentarla en los tres tipos fundamentales de stock siguientes:

Materias primas y componentes

Material en curso

Productos terminados

Por otra parte, así como en la anterior clasificación ABC, por salidas estaba claro que dábamos preferencia a las referencias de la categoría A frénate a las B y C, en esta nueva clasificación, puede ser importante centrar la atención en los productos de los últimos escalones con preferencia a los primeros, para evitar el riesgo de econtrarnos en algún momento con grandes cantidades de productos obsoletos.

En todo caso, un "mix" adecuado de ambas clasificaciones nos permitirían realizar a un buen control de nuestros inventarios adaptándolo a las disponibilidades que tengamos en materia de recursos humanos y herramientas de gestión.

RECUENTO DE STOCKS

El recuento de stocks, actividad fundamental dentro del control de los inventarios, consiste en arbitrar los medios para disponer periódicamente de datos viables de existencias.

Si el gestor de los inventarios cuenta con información en tiempo real y también fiable de los movimientos de las mercancías (entradas y salidas), es relativamente sencillo, contar

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