Calidad Estandar

Tema 1

Teoría de sistemas administrativos:

Sistemas Administrativos en las organizaciones

Los Aspectos generales

Debido a los grandes cambios tanto económicos como culturales, sociales y políticos generados por la INDUSTRIALIZACIÓN y el proceso de GLOBALIZACIÓN, las organizaciones han cambiado enormemente ya sea adaptándose ó adecuándose. Un buen ejemplo son aquellas organizaciones que crecieron en desmedida y por lo tanto sus operaciones internas se volvieron más complejas. He aquí el motivo de estudio de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

El éxito de una organización depende de cómo maneje los siguientes factores:

• ELECCIÓN DEL PRODUCTO: tiene que tener en cuenta, a la hora de elegir parámetros tales como escasez, demanda, etc

.

• El MERCADO: se refiere a que la organización está ó estará inserta en un determinado mercado, de ahí la validez de su estudio.

• TECNOLOGÍA: es un conjunto de recursos muy importantes ya que significan en gran medida, eficacia y eficiencia a la hora de realizar tareas tanto operacionales como de dirección.

• ESTRUCTURA FINANCIERA: la organización posee capitales, los cuales debe proteger y multiplicar, como así también estar al tanto de cómo y donde buscar nuevos capitales.

• DIRECCIÓN ACTIVA Y DINÁMICA: la dirección, se pretende, debe responder de manera locuaz y pragmática.

• POR ÚLTIMO, SE NECESITA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO QUE COORDINE Y REGULE TODAS ESTAS OPERACIONES.

A la hora de administrar, la dirección se encuentra con dos problemas claves:

• Uno de ESPECIALIZACIÓN, referido a que le prestan más atención o importancia a ciertos departamentos ó áreas de la organización, dejando de lado, en cierta forma, al sistema administrativo.

• COMPLEJIDAD, hace hincapié en la importancia de la creatividad en el momento de diseñar o resolver algún problema. Por lo tanto, como el sistema administrativo de una organización es un conjunto de operaciones iterativas y algo tediosas, también se le resta importancia.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

• Conjunto de elementos y equipos ubicados en los niveles medio e inferior. Se ocupan de captar, guardar, procesar ó transmitir información.

• Un conjunto de soportes en donde se documentan decisiones específicas, se transmiten, conservan y registran. Pueden ser formularios, registros, páginas web, etc.

• Una red de canales por donde fluye la información. Esta red está previamente definida y diseñada.

Características:

• Repetición de las tareas sin aporte positivo. La solución es una visión de conjunto del sistema.

• Cada individuo intenta formarse su propio entorno.

• Es difícil medir las tareas administrativas en el tiempo. Supone detectar tareas rutinarias y eventuales.

• La automatización de tareas es avanzada en ciertos sectores de la industria pero no en administración de organizaciones. Se debe a lo difícil de la tarea de recopilar datos.

• La respuesta de la organización para modificar un sistema administrativo no es inmediata.

Supone esfuerzo intelectual y paciencia.

. El ANÁLISIS de SISTEMAS y los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Ante la problemática planteada surge el ANÁLISIS de SISTEMAS que supone revisión permanente de los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS para prevenir las distorsiones. Es una función permanente, especializada, conoce cuáles son los métodos más eficaces y no está comprometida con los intereses sectoriales. Puede ser agente de cambio debido a su especialización y conocimiento de métodos ya que puede adoptar nuevas tecnologías para la automatización de las tareas administrativas.

Supone:

• Una actitud permanente de ANÁLISIS.

• Inconformismo frente a resultados obtenidos.

• Tesón para formular propuestas de cambio.

Depende de:

• La elección del responsable a cargo y...

• El apoyo de la dirección a la misma.

El análisis de sistemas administrativos

1. Enfoque de sistemas

Es un plan orgánico concebido y analizado eficientemente que se ocupa de crear los mejores métodos de trabajo a través del registro, análisis y examen crítico de las formas de trabajo existentes, también la propuesta de realizar tareas aplicando métodos y equipos más eficaces como la implementación y puesta en marcha de esas recomendaciones.

Cada persona que realiza una determinada tarea se convierte en un especialista en la misma. El analista tiene un conocimiento general sobre métodos y equipos que le proveen la ventaja de poder elegir cuales son los más adecuados para utilizar. Pero se enfrenta a la problemática de no conocer los detalles específicos. Cuando el analista va a tomar decisiones debe tener en cuenta mantener una actitud de adecuación, que significa conocer las limitaciones y ventajas del sistema y de esa forma lograr un mayor control en el diseño y construcción de nuevos métodos. Supone una metodología nueva que se asienta en principios de la TEORÍA DE SISTEMAS y que en su conjunto forman el enfoque de sistemas, este es integrador, utiliza el análisis parcializado como medio de estudiar e implementar y se refiere a aquellas operaciones cuya repetitividad hace económico un sistema de información.

Enfoque integrador

Encuentra su fundamento en el principio de interrelación. Toda acción que ocurra en una/s parte/s del sistema origina modificaciones en el mismo en conjunto.

Las partes conforman la estructura la cual le da coherencia y existencia al sistema.

Actúan en equilibrio dinámico (entropía, homeostasis) absorbiendo impulsos internos y del contexto.

Tiene influencia en la metodología de análisis cuando:

Hay una visión integral e interrelaciones con otros sistemas y el entorno.

Todo cambio producirá consecuencias en cadena por lo que se deben prever, si son necesarias o no, tanto así como las modificaciones a realizar y los resultados esperados.

Etapas

Recolección de información

Estudio

Análisis

Implementación de propuestas

El estudio se hace en forma total hasta agotar las interrelaciones.

Recolección de información

Los datos aparecen desordenados y no son totalmente fiables. Se debe sistematizar la información obtenida para generar coherencia.

Se pueden detectar:

Datos no pertinentes, que deben ser eliminados.

Falta de información. Por desconocimiento, falta de pericia, reticencia.

Datos erróneos

El enfoque integrador permite identificar las fallas.

...