Concepto de manual administrativo

Capacitación: Administración

Sud moduló: Planear y asignar recursos

Tema: Manuales

Subtema: Importancia de los manuales

Profesora: Virginia Gaona

Equipo: Rojinegros

Integrantes:

Fidel Alcantar

Maximiliano Garduño

Yeosverani Martínez

Ma. Elvira Ramirez

Alma Yuritzia Soto

INTRODUCCION A LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCION

Este tema compendimos en forma ordenada, dinámica e ilustrada el concepto, objetivo, clasificación y uso de los manuales administrativos, teniendo como fin crear una herramienta de apoyo académico de fácil comprensión sobre uno de los aspectos más importantes de la gestión empresarial.

CONCEPTO DE MANUAL ADMINISTRATIVO

Los manuales administrativos son documentos guía eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización.

Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual administrativo:

• A. Reyes Ponce

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa"

• Graham Kellogg

"El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

• Terry G. R.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

• Continolo G.

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para

Operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

• Duhat Kizatus Miguel A.

“Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos tienen como una función mantener informado al personal clave, sobre los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, delimitando la estructura organizacional y estableciendo las políticas y procedimientos en forma escrita. En esencia, representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.

Considerando que transmiten información acerca de las políticas, decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, y dependiendo del grado de especialización del manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

a) Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, procedimientos, etc.

b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa.

c) Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.

e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

f) Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal.

g) Ayudar en el establecimiento, análisis, revisión, modificación de un sistema o sus procedimientos.

h) Determinar las responsabilidades por fallas o errores.

i) Facilitar labores de auditoría.

j) Aumentar la eficiencia.

k) Uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

l)- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias.

m) Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.

CLASIFICACION POR SU CONTENIDO

Duhalt Krauss y Rodríguez y Valencia proponen la siguiente clasificación de manuales administrativos, por contenido y por función.

A continuación describiremos la clasificación por contenido.

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias. Existen diversos tipos de manuales administrativos por contenido:

A. Manual de Historia: proporciona información referente a la historia de la empresa, desde su origen hasta su posición actual. Brinda un panorama general sobre la organización y su tradición (filosofía), logrando que el personal se sienta parte de la misma.

B. Manual de Organización: Su propósito es mostrar en forma específica de la estructura organizacional formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los puestos y sus relaciones.

C. Manual de Políticas: Descripción detallada de los lineamientos a seguir dentro de las actividades y toma de decisiones para el logro de los objetivos. Este manual proporciona el marco principal sobre el

...