Políticas Y Manuales Administrativos.

Un manual administrativo es un documento que servirá a la empresa u organización como medio de comunicación y organización para el registro y transmisión de información de la misma como lo son: sus antecedentes, legislación, estructura, objetivos políticas, sistemas y procedimientos que ahí se lleven a cabo. Así como las instrucciones y lineamientos que sirvan para un mejor desempeño de las actividades a realizar.

Entre sus principales objetivos, un manual administrativo desempeña las siguientes funciones:

• Presentar una visión de conjunto de la organización.

• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades.

• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

• Agilizar el estudio de la organización.

• Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

• Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes circunstancias, muchas personas desempeñando actividades similares y compleja, alta rotación de personal entre los puestos de trabajo, trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos, grandes flujos de información entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar necesidades de estandarizar la captación, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo.

En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se adapte a sus necesidades.

Mientras tanto dentro de una empresa u organización una política servirá como guía para regir la conducta del personal de acuerdo a las necesidades de la empresa y a la operación que esta tenga. En cada empresa surge la necesidad de disponer de políticas, ya que se encuentran constituidas por personas, que han sido asignadas en actividades diferentes y responsabilidades distintas, todas estas encaminadas al logro de los objetivos que se ha fijado la empresa.

Como en cualquier empresa, existirá una diversidad cultural dentro de su personal, y como cada persona pensara y sentirá distinto, la falta o incumplimiento de las políticas que la organización implemente, será motivo de conflictos entre los empleados, decisiones inadecuadas por parte de los mandos medios, incumplimiento de actividades (incluso las de carácter fundamental para la empresa) y en algunos casos podría ocurrir que todo esto en conjunto llevara al total fracaso a la organización.

Por eso, es de suma importancia contar con políticas que rijan la administración de la empresa y muy necesario disponer de ciertas políticas generales que regulen la conducta de los individuos y los encasillen dentro de ciertas reglas generales de acción. Que no solo se publiquen, si no cumplirlas adecuadamente como un sistema, para que tanto el empleado con nivel más bajo, hasta el gerente, puedan trabajar como un todo y lograr el éxito de la empresa y el cumplimiento eficaz de sus objetivos.

Otro aspecto importante es que las políticas aseguran una cierta uniformidad en la conducta. Por ejemplo, los conflictos producidos por la diferencia de criterios entre los jefes ante un problema de impuntualidad

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