DOCUMENTACION DE PROCESOS

Muchas veces las personas no poseen un claro concepto para crear los procesos. Por eso aquí se presentan algunos tips para hacerlo y que, a la vez, satisfagan los requisitos establecidos en la norma ISO 9001.

- Los documentos deben ser desarrollados por las personas que ejecutan las actividades.

- La estructura del procedimiento debería contener claramente y cronológicamente las actividades a realizar.

- Las responsabilidades dentro de las actividades deben ser específicas.

- Las políticas, deberes o responsabilidades deben estar claramente establecidas y separadas de las actividades.

- Emplee preferiblemente diagramas de flujo

Ejemplo

Título: Procedimiento de Compras

Objeto: Establecer la normatividad, responsabilidad y procedimiento para realizar las compras en la compañía.

Responsables:

- Es responsabilidad de Jefe de Compras:

+ Realizar la selección y evaluación de los proveedores

+ Suministrar clara y específicamente los requisitos de los productos a adquirir al proveedor

+ Inspeccionar los productos comprados verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pedido.

Política:

- Está prohibido recibir dadivas por parte de proveedores ya sean actuales o potenciales.

- Cuando la compra sea por lotes, debe aplicarse el muestreo de cumplimiento empleado las tablas militar estandard.

- No debe realizarse compra alguna que no documente clrara y especificamente los requisitos del producto a adquirir.

Procedimiento:

1. Determinar producto a adquirir: el Jefe de compras describe clara y detalladamente el producto a compra en la orden de compra, si se requiere adjunta anexo explicativos.

2. Seleccionar proveedor: el Jefe de compras convoca a las personas naturales o jurídicas que suministren en el mercado el producto requerido, seleccionando entre ellos el que cumpla con los requisitos de selección establecidos en el procedimiento de selección de proveedores. se deja evidencia de esta actividad en un cuadro comparativo de proveedores.

3. Negociar la compra: El Jefe de Compras establece con el proveedor seleccionado los términos para concretar la compra y le suministra la orden de compra. de tal forma que cumpla con las necesidades de la compañía.

4. Recibir el producto: El Jefe de compras verifica el producto adquirido evaluando el cumplimiento de los requisitos

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