Documentación De Procesos

Proceso: secuencia de pasos que permiten cumplir un objetivo

Diagramas de Procesos: una poderosa herramienta gráfica para el análisis e interpretación de los procesos que muestra la manera en la que se manejan las entradas y salidas de datos de un proceso a otro

Diagrama de Flujo: la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.

En Lenguaje Unificado de Modelado (UML), un diagrama de actividades representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de control general.

En SysML el diagrama de actividades ha sido extendido para indicar flujos entre pasos que mueven elementos físicos (e.g., gasolina) o energía (e.g., presión). Los cambios adicionales permiten al diagrama soportar mejor flujos de comportamiento y datos continuos.

Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Caracteristicas:

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

 Identificar quién lo empleará y cómo.

 Establecer el nivel de detalle requerido.

 Determinar los límites del proceso a describir.

 Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

 Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

 Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

 Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

 Identificar y listar los puntos de decisión.

 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

 Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Tipos de Diagrama de Flujo:

 Formato vertical: En él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

 Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

 Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aún para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

 Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbología y Significado:

 Óvalo o Elipse: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).

 Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).

 Rombo: Decisión (Fórmula una pregunta o cuestión).

 Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).

 Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).

 Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Cursograma: Se trata de la más común y práctica entre todas las clases de flujogramas. Describe el flujo de información en un ente u organización, sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la impresión visual de los procedimientos y una clara y lógica interpretación.

 Círculo: Procedimiento estandarizado.

 Cuadrado: Proceso de control.

 Línea ininterrumpida: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.

 Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.

 Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con un doble de ancho que su altura.

 Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etcétera). Se grafica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.

 Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.

 Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.

 Semi-óvalo: Demora.

 Rombo: División entre opciones.

 Trapezoide: Carga de datos al sistema.

 Elipsoide: Acceso por pantalla.

 Hexágono: Proceso no representado.

 Pentágono: Conector.

 Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.

 Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha.

Ventajas:

 Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

 Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

 Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

 Son una excelente herramienta para capacitar

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