Departamento de Comercialización: Tesis

Relación con otros Departamentos:

Departamento de Comercialización:

Las compras se encuentran relacionada con este Departamento ya que permite que coticen materiales que se requieren, así como la estimación de la rotación de mercancías dentro del almacén.

Departamento de Ventas

Las ventas también requieren materias primas para los vendedores, así como también marcan la pauta de cuanta materia prima se requiere para realizar los pays que los clientes solicitan.

Departamento de Finanzas/ contabilidad:

Se encarga de realizar los pagos de las copras que realiza el departamento de compras, así como suministrar el presupuesto que se tiene por departamento para sus suministros  

Departamento de Cobranza

Se relaciona debido a que este es el que aporta el dinero dentro de la compañía, y con esto se permite realizar las compras de los diversos Departamentos.

Departamento de producción

Es la parte de la empresa que genera los productos que se venden y por ello requiere de bastante materia prima de la cual se encarga el departamento de compras de adquirir.

Proceso de Compras

Requisición de compra:

Objetivo:

Identificar y conocer por escrito las necesidades de las diferentes Departamentos.

Políticas:

• La requisición de compra solo será recibida si está firmada y autorizada por el responsable de cada Departamento
• Una vez ingresada la requisición de compra no se le podrán realizar modificaciones.
• Las Requisiciones urgentes deberán tener marcado en la parte inferior derecha.

Desarrollo:

El Departamento de Compras después de haber verificado la inexistencia de las mercancías dentro del almacén se procede a realzar  el requerimiento de compra.

1. Realiza cada departamento el llenado del Requerimiento de compra, (verificar anexo#)

1. Solicitante: Llenar datos del Departamento solicitante
2. Promovedor Sugerido: Llenar los datos del proveedor sugerido. Estos se tomarán del catálogo de proveedores que tiene la empresa.
3. Responsable: Llenar los datos del responsable de realizar esa compra.
4. Clave, Descripción, Unidad de medida y Precio unitario: Se coloca la clave del producto, descripción, unidad de medida y precio unitario con base en el catálogo de productos.
5. Cantidad: Coloca la cantidad que se requiere. Considerando la que solicito cada departamento y en caso de ser necesario un extra para el almacén.
6. El precio total: Se calcula multiplicando la cantidad por el precio unitario
7. El subtotal: Es la suma de todos los precios totales (este será el gasto por Departamento a realizar)
8. Observaciones: Se coloca alguna característica especial que se tenga de alguno de los productos.
9. Realizó: Firma de la persona que lo realiza
10. Departamento que Recibe: Datos del departamento de compras
11.  Tipo de Requisición: Marcar la importancia que el producto tiene.

1. Se pasa el requerimiento al departamento de compras el cual:

1. Verifica que este se encuentre lleno correctamente  
2. Se manda el Requerimiento al proveedor estipulando los términos de importancia que tiene cada requerimiento para que la mercancía sea entregada dependiendo de su importancia.

Localización de proveedores

Objetivo:

Identificar al proveedor que tenga lo que la empresa requiere para abastecerla con productos de calidad y un buen servicio.

Políticas:

• Que cuente con Normas de calidad
• El proveedor debe tener la capacidad de producir la cantidad que paicalli requiere
• Se debe encontrar cerca de la empresa

Desarrollo:

1. Exposiciones: Es necesario que el comprador asista a diversas exposiciones de alimentos y repostería que se realizan en la Ciudad de México (buscar en páginas de centro de negocios).
2. Internet: En la búsqueda de internet dependiendo del tipo de proveedor se recomienda:

1. Localizar Proveedores que se encuentren cerca de la empresa.
2. Cuenten con la capacidad de distribución.
3. Tenga los productos que Picalli requiere.

Una vez en estas en comprador realizara una Evolución del Promovedor (Ubicada en los anexos). Donde por medio de diversas preguntas se buscará obtener información sobre los puntos a evaluar que se especifican en el formato de evaluación.

Cotización a los proveedores

Objetivo:

Verificar que los proveedores localizados han sido los adecuados para formar parte de los principales proveedores de paicalli.

Desarrollo:

1. Una vez ubicados los proveedores con mejor evaluación se procede a mandarles la solicitud de cotización donde:

1. El encargado del departamento de copras coloca la cantidad, la unidad de medida y la descripción del producto que se requiere (esto se obtiene del catálogo de productos)
2. El proveedor llenara el precio unitario y el monto, así como sus datos, en caso de que la descripción de un producto no coincida en su totalidad con la requerida deberá ser estipulada en la parte de notas y posteriormente regresara la cotización a la empresa.

Lo anterior se realizará electrónicamente.

Recibir Cotización

Una vez recibida la cotización, el comprador debe verificar que esta es real, esto se coteja:

1. Catálogo de productos: Dentro del catálogo de productos se encuentran los precios de cada elemento utilizado dentro de Paicalli, con estos se puede corroborar que el precio que la empresa emite se encuentra dentro de los parámetros que paicalli maneja.
2. Empresa proveedora: En el supuesto que existiera alguna duda con respecto a la solicitud de cotización, se recomienda realizar una llamada a la empresa para solucionar el mal entendido.

Cuadro comparativo

1. Tomando en cuenta la “evaluación de proveedores” realizada en el paso “Localización de proveedores” y las cotizaciones que se solicitaron a los diversos proveedores se procede al llenado del cuadro comparativo de proveedores ubicado en los anexos.
2. Posteriormente los que obtienen mayor calificación son los que se toman en cuenta para formar parte del catálogo de proveedores

Negociación con proveedores

1. Se definen las metas y objetivos que se tiene que alcanzar por medio de los proveedores
2. Se reúne la información de con quien, cuando y donde se lleva a cabo la negociación
3. Establecer el ambiente de cordialidad: definir el equipo de trabajo con el que el comprador llevara a cabo la negociación
4. Preparase para el proveedor, definir internamente que es lo que se va a pedir al proveedor y los términos en que se desea quedar
5. Verificar con el proveedor los acuerdos que se desea llevar a cabo tales como

1. Mejora de precio
2. Calidad
3. Fechas de entrega
4. Formas de entrega  

Los puntos antes mencionados variaran conforme el tipo de producto que se esta negociando

Orden de Compra

En este punto se establecen los términos contractuales para realizar las compras:

1. Verificar las características del producto que se requiere

1. Si es un producto de constante uso es una orden de compra abierta como en el caso de los huevos o la leche
2. Si el producto es de plazos más largos de consumo lo recomendable sería una orden de compra cerrada

Orden de compra abierta:

Se realiza entrega de la mercancía cada tercer día y en la cantidad que se estipule en el contrato

Orden de compra cerrada 

Se realiza la entrega cada mes

1. Dentro de las Órdenes de compra se debe establecer

1. Cantidad de producto requerido
2. Unidad de medida
3. Descripción del producto
4. Precio unitario
5. Precio total
6. Datos del proveedor
7. Totales y subtotales

Cláusulas contractuales:

• Se establece el tipo de transporte que se requiere para el traslado de la mercancía a las instalaciones
• Las formas de pago:

• Crédito: a cuanto tiempo y el % de interés que se cobrara en caso de falta de pago
• Contado: se realizará algún tipo de descuento por realizar la compra de esta manera

• En caso de la mercancía se encuentre en mal estado, la garantía de que esta será repuesta por el proveedor en un tiempo mínimo
• La garantía que tienen los productos y cuánto tiempo es valida
• Tiempo de entrega de la mercancías y posibles multas en caso de incumplimiento de llegada.

De este documento se envía una copia al departamento de Finanzas para que se realice el primer pago de la mercancía.

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