El Oficio

ÍNDICE

- Introducción……………………..................................................3

- Oficio ….……………………………..………………..…….4

- Definición …....……………………………………….…….……4

- Importancia ………...…………...…..……………….………........4

- Utilidad y Fines……………….……….………………………...…5

- Clases de Oficios……………………………………….…....…..….6

- Oficio Simple………………..………………..…………...6

- Oficio Múltiple………………….………...……………….7

- Oficio de Transcripción………………...………………9

- Estructura de un Oficio...………………..……………………….9

- Ejemplos…………………………………………………………...13

- Conclusión…..………………..…………………………………..16

- Bibliografía……….……………...……………………………....17

INTRODUCCIÓN

Todo documento administrativo es una comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración pública como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política , las leyes y las normas internas de cada entidad o institución.

OFICIO

ETIMOLOGÍA:

Deriva del latín officium (función, cargo, magistratura)

DEFINICIÓN:

Se designa con el término de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicación de disposiciones, órdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitación, colaboración y agradecimiento, entre las más recurrentes. Es decir, como se desprende de la definición, un oficio resulta ser uno de los medios más formales de comunicación a instancias del sector público.

IMPORTANCIA DEL OFICIO:

El oficio es importante porque es el principal documento que circula sirve como medio de comunicación escrita, con las dependencias públicas, comentando buenas comentando buenas relaciones humanas y administrativas.

UTILIDAD Y FINES:

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

AREA DE DIFUSIÓN:

El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS:

-Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

-Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.

-Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no desempeñen ningún cargo directivo.

CLASES DE OFICIOS:

1.-Oficio Simple o Directo:

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información, He eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.

Características:

a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”.

b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos múltiples.

c) Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la “con copia”.

2.- Oficio Múltiple:

Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios

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