El Oficio

EL OFICIO

El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector Público; y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del Estado.

• El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta jerarquía.

• Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo

ÁREA DE DIFUSIÓN

El oficio se difunde en dos niveles: a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.

A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos; y

A nivel interno, enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su comunicación externa.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces.

Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos de trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.

Los oficios de circulación interna, son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.

Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, cartas o solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a título personal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo, lo usan los directores de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de las Instituciones Educativas, etc.; así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignatura que no desempeñan ningún cargo directivo.

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

1. Membrete

2. Lugar y fecha

3. Código

4. Destinatario

5. Asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato C)

6. Texto

7. Antefirma

8. Firma, posfirma y sello

9. “Con copia”

10. Pie de página.

Las siguientes complementarias:

- Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)

- Referencia

- Anexo

REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto del oficio, por lo general, consta de tres secciones:

• Fórmula de apertura: que encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas fórmulas de apertura, pero las que recomiendan los manuales de redacción y las directivas internas de los organismos estatales son dos: “Tengo el honor...”, cuando el oficio es dirigido a un superior, y “Tengo el agrado…”, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía.

• Exposición: que desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo más breve posible. Se inserta a continuación de la fórmula de apertura.

No está demás recordar que al desarrollar el asunto del oficio, debemos dejar de lado la grandilocuencia

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