GESTION DOCUMENTOS ACTIVOS
Enviado por Adrinova • 28 de Junio de 2014 • 491 Palabras (2 Páginas) • 301 Visitas
GENERALIDADES DE LA GESTION DE DOCUMENTOS ACTIVOS
La gestión sistemática de los documentos activos principalmente concierne a la organización de la información documentada para recuperarla cuando se necesita.
Por definición, los documentos de archivo están igualmente para ser recuperados mientras los asuntos para los cuales se generaron son resueltos.
CLASIFICACIÓN Y ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
La organización de los documentos de archivo consta de dos actividades principales: la clasificación y el ordenamiento.
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
La clasificación es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo
CRITERIOS PARA LA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
La clasificación de documentos supone el respecto a la estructura orgánica en que se han producido, respeto a la estructura de la actividad funcional del órgano productor y el respeto a cada procedimiento.
Esto hace que los documentos se generen secuencialmente de acuerdo con las normas que los regulan y con las incidencias propias de cada procedimiento y que se coloquen formando un expediente y se archiven, de este modo, dentro de cada órgano y unidad administrativa que los ha generado.
A la hora de clasificar hay que tener presente:
Cuál es el órgano o unidad productores.
Cuáles son sus funciones y las actividades implícitas en su ejercicio.
Qué actividades desarrolla el órgano productor para cumplir las funciones respecto de las competencias que tiene atribuidas.
A qué tipo documental pertenece.
Qué normas regulan el procedimiento
ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
El ordenamiento u ordenación es la operación archivística realizada dentro del proceso de organización de los documentos, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series cronológicas, numéricas y/o alfabéticas.
El ordenamiento es una tarea que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido según el criterio que resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, en sus archivadores o en sus estantes. El ordenamiento siempre se materializa físicamente
Una vez clasificados los documentos, la tarea de ordenación u ordenamiento se realiza en dos niveles:
Ordenamiento de las unidades documentales dentro de cada serie o tipo documental.
Ordenamiento de la series documentales una vez clasificadas.
CRITERIOS DE ORDENAMIENTO
Una vez clasificadas las
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