La elaboración de una metodología de trabajo para la planificación, ejecución y documentación de las Auditorías Internas de sistemas de gestión de Calidad ISO 9001/2008, Medio Ambiente ISO 14001/2004

1 OBJETIVOS Y ALCANCE

Establecer una metodología de trabajo para la planificación, ejecución y documenta¬ción de las Auditorías Internas de los sistemas de gestión de la Calidad ISO-9001/2008, Medio Ambiente ISO-14001/2004, Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS-18001/2007 y Responsabilidad Social Empresarial SA8000/ 2008, para verificar si:

• Se cumple con las disposiciones planificadas, con los requisitos de los respectivos sistemas de gestión incluidos los requisitos legales y propios de la organización.

• Ha sido apropiadamente implementado y se mantiene de manera eficaz para mejora continua de los procesos.

• Proporciona la información relevante a la gerencia para la toma de decisiones para la mejora continua.

Este Procedimiento aplica en todos los procesos incluidos en el alcance del SIG de PROACER.

2. DEFINICIONES

2.1 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

2.2 No Conformidad: Desviación o incumplimiento de un requisito normativo específico y que afecte a la Calidad, a la Seguridad o al Medio Ambiente

2.3 Observación: Desviación menor de un procedimiento y que pueda afectar a la Calidad, a la Seguridad o al Medio Ambiente. También es útil como sugerencia para la mejora.

3.- RESPONSABILIDADES

3.1 Gerente General.

• Participar en el Comité de Gerencia

• Proveer los recursos para el adecuado funcionamiento del proceso de auditoría Interna.

3.2 Comité de Gerencia

• Evaluar los resultados de las auditorías internas, para definir las acciones de mejora del SIG, en el proceso de revisión gerencial SC0007.

3.3 Representante Gerencial del SIG

• Asegurar la preparación del programa de auditoría y la entrega del informe de auditoría al Comité de Gerencia.

• Calificar a los auditores internos mediante Anexo 6.6

3.4 Auditor Líder

• Representar al equipo de auditoría ante la Gerencia.

• Preparar programa de auditoria definiendo los objetivos y su alcance.

• Evaluar si se dan las condiciones necesarias para realizar la auditoría.

• Tomar contacto con las unidades auditadas para coordinar las auditorias según el programa.

• Selecciona a los auditores internos según las competencias requeridas asegurando independencia del área a auditar.

• Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos.

• Asegurar la ejecución de las Auditorías Internas.

• Dar seguimiento al programa de auditoría.

• Clasificar los hallazgos con el equipo auditor.

• Prepara y entrega el informe de auditoría a los Representantes de la Gerencia.

• Controlar, evaluar y mejorar el programa de auditoria.

3.5 Auditor Interno

• Ejecutar las Auditorías Internas del SIG según el programa de auditoría y las indicaciones del Auditor Líder.

• Preparar los documentos de trabajo previo a la auditoría.

• Informar inmediatamente fallas o desviaciones críticas a los responsables de los procesos.

• Mantener la objetividad durante el proceso de auditoría en la detección y ponderación de los hallazgos.

• Informar los obstáculos o dificultades para desarrollar la auditoría.

• Verificar el cumplimiento de las acciones correctivas

• Hacer seguimiento de hallazgos de auditorías anteriores.

• Informar al Auditor Líder los hallazgos para la preparación del informe final.

3.6 Gerentes, Sub Gerentes, Jefes de Áreas y/o Departamentos.

• Dar las facilidades necesarias para el desarrollo del proceso de auditoría de su área, otorgando acceso a los auditores y acompañar la visita.

• Gestionar los hallazgos de sus procesos mediante el formulario de Hallazgos SIG SC0005 Anexo 6.2

• Mantener actualizada y disponible la información perteneciente al sistema de Gestión que podría solicitar el auditor.

• Retroalimentar al personal sobre los resultados de la auditoria respecto del desempeño de sus procesos y las oportunidades de mejoras.

3.7 Personal de la empresa.

• Participar y apoyar activamente en el proceso de Auditoría Interna dando las facilidades y aportando en ellas.

4. DESARROLLO

4.1 Selección de Auditores Internos

El responsable del programa de auditoría selecciona a los Auditores internos de acuerdo a los siguientes requisitos:

Formación:

- Contar con un curso de auditor interno en sistemas de gestión otorgado por una entidad competente, ejemplo: casas certificadoras.

- Para los Auditor Líder se requiere curso de auditor Líder en algún Sistema de Gestión pertinente.

- Conocimientos de la situación de la organización en cuanto a: tamaño, estructura, funciones, terminología, procesos del negocio, entre otros.

Experiencia:

- Haber participado en una auditoría interna como auditor observador.

- Calificar positivamente el proceso de auditoría de entrenamiento.

- En el caso del Auditor Líder deberá tener experiencia de al menos dos años en cargo directivo en su vida laboral (Jefe Área o Gerente) y haber participado como auditor interno en 3 auditorías en Proacer.

Habilidades: El auditor interno deberá exhibir y desarrollar las siguientes cualidades: Integridad, empatía, comunicación clara, concreta, oportuna y efectiva. Capacidad para hacer juicios razonables y coherentes. Discreción, objetividad e imparcialidad.

Estas cualidades serán evaluadas en el proceso de auditoría de entrenamiento por parte del responsable del SIG usando el formulario Calificación de Auditor Interno Anexo 6.7

Independencia del Área: El Auditor no deberá pertenecer a la sección o área auditada para mantener la objetividad.

El auditor debe ser capaz de aplicar dichos atributos para:

• Obtener y evaluar en forma apropiada una evidencia objetiva.

• Tratar al personal involucrado de manera de lograr el objetivo a auditar.

• Llegar a conclusiones basadas en las observaciones de la auditoría.

• Evaluar los efectos de producción de las observaciones de la auditoría y las interacciones personales

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