MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA EMPRESA

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: Presentación

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Fecha: Enero -2013

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS PARA LA EMPRESA

TALLER ASIS, C.A.

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Melean,Romero, Moreno

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Asunto: Introducción

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Introducción

El diseño de normas y procedimientos administrativos de la empresa Taller Asís C.A, constituye la guía completa y eficaz para optimizar los procedimientos administrativos de la empresa, con el fin de ser un objeto capaz de ayudar a afrontar algunos de los problemas inherentes al quehacer diario de cada empresa en su área administrativa para de esta forma consolidar los conocimientos prácticos y teóricos de la organización.

Por ende, la aplicación de esta propuesta tiene como finalidad; plantearlea laempresaunaseriede normasy procedimientos administrativos, que le garantice un adecuado control de las actividades que la organización realiza no obstante pretende servir de marco para ejecutar las mismas, a fin de lograr con eficiencia la fluidez de los procesos, dada la importancia y complejidad de los mismos.

En este orden de ideas, para lograr eléxitodela gestión administrativa, se tomó como punto de partida los resultados obtenidos en el capítulo cuatro con lo que pudo detectarse la carencia de herramientasque le sirvan de apoyo en cuanto a las actividades realizadas en laorganización. Para llevar a cabo estos procesos con mayor eficiencia serequiere contar con una serie de normas y procedimientos establecidas debidamente, para garantizar el logro de los objetivos de la organización.

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Asunto: Índice

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Proceso pedido ……………………………………………………………      103  

Proceso compra ……………….……………………………………………    105

Proceso recepción..……………………………………………………….       116

Proceso almacén………………………………………………….. …..           119

Proceso despacho………...…………………………………….…..    129 Proceso facturación…………………………………………….…..                129

Recomendaciones ………………………………………………….               132

Anexos …………………………………………………………………            134

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Asunto: Objetivo

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Objetivo

El propósito fundamental de esta propuesta es que la organización, puedacontar con conocimientos derivados de las corrientes teóricas - prácticas actuales. Esto permitirá mejorar el desarrollo de sus funciones para el logro del control de las actividades administrativas  y la toma de decisiones. Es por ello, que el instructivo que se ofrece tiene los objetivos siguientes:

• Garantizar el  buen funcionamiento del  área administrativa de  la organización.
• Establecer normas y procedimientos     necesarios  para el  mejor desempeño de la empresa, con respecto a las funciones y principios  administrativos
• Orientar al recurso humano   de la empresa en cuanto a la parte administrativa.

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Asunto: Alcance

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Alcance

El presente instrumento contiene las normas y procedimientos para el manejo eficiente de la Empresa Taller Asís, C.A., la cual es una herramienta de carácter administrativa, este manual principalmente servirá como medio informativo sobre cómo deben ejecutarse las normas y procedimientos dentro de la misma a fin de lograr con eficiencia, eficacia y fluidez los procesos gerenciales y mejorar la toma de decisiones.  

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Asunto: Normas

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Normas

• Los puestos de trabajo serán ocupados por cada uno de los encargados según disposición del administrador.
• Se deberá capacitar al personal periódicamente, en el área administrativa.
• Se deberá publicar el l R.I.F.  y de la última declaración de impuestos en un lugar visible
• Efectuar pagos de impuestos en lapsos correspondientes.
• Usar implementos de seguridad según el puesto que se ocupe.
• Publicar en un lugar visible las horas laborables.
• Verificar que las facturas obtenidas y entregadas cumplan con los aspectos legales.
• El administrador será la única persona autorizada para realizar y efectuar el requerimiento de materiales (compras).
• El administrador llevará el libro de inventario de la mercancía almacenada.
• La empresa no se hace responsable por demoras en el pago a proveedores, cuando este se debe a diferencia de precios, cantidades o cualquier otra causa imputable al proveedor.
• Mantener normas de seguridad e higiene en el ambiente laboral.
• Preparar oportunamente los pagos de cheques.

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Asunto: Normas

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• Todos los procedimientos se regirán por la normativa interna de la empresa.
• Depositar los ingresos diarios según corte de caja.
• Se efectuara la factura correspondiente por cada prestación de servicios o venta de mercancía según sea el caso.
• Para los pedidos es necesario la elaboración de una orden de pedido
• Las compras deben ser planificada previamente
• Calcular presupuestos para la adquisición de bienes materiales y/o materia prima.
• La recepción debe verificarse que corresponda a una orden de compra.
• Al momento mismo de la recepción se debe rechazar todo aquello que  no venga en perfectas condiciones.
• En el almacén debe existir un registro  de entrada y despacho de materiales.
• El almacén de productos elaborados, materiales de reparación debe coordinarse con el control de inventarios y la contabilidad.
• Al momento del despacho verificar los documentos según teoría.

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Asunto: Descripción del Manual

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Descripción

La presente propuesta tiene como finalidad plantearle a la empresa una serie de normas y procedimientos, con relación al área administrativa; asimismo se garantiza con ello un adecuado control de las actividades.

Para Fayol, los procedimientos administrativos son instrumentos muy importantes para la buena dirección de la Empresa, puesto que permiten el diagnóstico y la solución de muchas dificultades, propias de las organizaciones.

Esta  propuesta ha sido organizada en función de sus  objetivos , los cuales son considerados importantes para el éxito de las operaciones y actividades conformadas por principios y procesos gerenciales; por los cuales se regirá la empresa.

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Asunto:Procedimientos

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Procedimientos

1. Proceso de Pedidos

Este escenario del negocio permite a los distribuidores  optimizar y disminuir el flujo y los tiempos de ventas,  aumentando la eficacia y la productividad del equipo de ventas.  

Utilizar este escenario del negocio también permite contar con Internet como canal de interacción y de ventas rentable.  

Gestión de pedidos

La gestión de pedidos permite crear y procesar los pedidos, incluyendo su valoración y planificación de entregas.La verificación de disponibilidad comprueba si un producto puede ser confirmado en un pedido. Depende de si hay disponible suficiente  stock, puede ser producido, o puede ser comprado al momento. El producto se reserva en la cantidad requerida, y los requerimientos de disponibilidad (ATP) a producción o compras.

Promueve la verificación de disponibilidad en línea para pedidos, incluyendo planificación de embarque y transporte. La información resultante es transferida al pedido por realizar para mayor seguridad y puntualidad de adquisición.

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Asunto: procedimientos

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Proceso de Confirmación de Pedidos

Establecer y utilizar las funciones del  Intercambio Datos Electrónicos (IDE),  elimina la necesidad de imprimir documentos y los envía por el sistema de correo estándar. En vez de eso, se envía la información electrónicamente. Este método es más práctico, conveniente, y permite al distribuidor y cliente procesar los datos más rápido.

En este escenario de IDE, se procesan y envían las confirmaciones de pedido al sistema de compras del cliente.

Seguimiento del Estado del Pedido

Se utiliza este proceso de negocio para crear y procesar un pedido y lanzar el proceso subsiguiente de logística.   Para realizar una eficiente gestión de pedidos es necesario establecer el ordenamiento de los inventarios y conformar un procedimiento para la elaboración y aprobación de pedidos que integre concepciones del enfoque estratégico y el enfoque por procesos para mejorar la toma de decisiones en la función de compras en la comercialización.

La concepción del procedimiento garantiza la pertinencia del mismo al ser coherente con el enfoque estratégico y de calidad que tiene la gestión integrada de las empresas.

La aplicación del procedimiento elaborado ha permitido comprobar su viabilidad de utilización como instrumento para ser utilizado en el proceso de mejora continua de la empresa.

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Asunto: procedimientos  

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1. Proceso de Compras: Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. El proceso de compras consiste principalmente en la, la solicitud de ofertas, presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto más idóneoen cada momento.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

• Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
• Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
• Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

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Asunto: procedimientos  

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• Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
• Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
• Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Tipos de compras

Compras especiales.

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Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos…); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras rutinarias.

Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.

Compras oportunidad.

La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

Planificación de las compras

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa

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La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

• Guías telefónicas, páginas web.
• Organismos Oficiales.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones del sector.
• Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:

• Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.
• Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos.
• Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.

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• Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera.
• Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central

Análisis de las necesidades

Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible.

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente:

Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos.

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• Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.

• Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor.

• Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.

Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.

Solicitud de ofertas y presupuesto

La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:

• Cuando inicia por primera vez la actividad.
• Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales.
• Para ampliar la cartera de proveedores.
• Para responder a la publicidad recibida.

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Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud.

Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando se decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:

• El tipo de producto.
• La cantidad solicitada en cada periodo.
• La ubicación de la tienda.
• Los servicios ofrecidos por el proveedor.

Información que se debe solicitar

Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos:

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Condiciones económicas.

• Precio por unidad y por lote.
• Descuento comercial.
• Gastos de envases y embalajes.
• Gastos de transporte y seguro.
• Forma de pago.
• Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones técnicas.

• Características técnicas.
• Calidad.
• Embalajes especiales.
• Instalación y montaje.
• Tiempo de garantía.

Servicios postventa.

• Plazo de entrega.
• Devolución de excedentes.
• Revisión de precios.

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• Otros servicios.

Cálculo del presupuesto

Para conocer el coste unitario de los materiales que figuran en la oferta o presupuesto enviado por el proveedor, la mayoría de las veces es preciso hacer unos cálculos previos respecto a elementos como , embalajes, portes que aparecen reflejados en la misma oferta o factura y son comunes a todos los artículos en ella incluidos. Este proceso se conoce como “prorrateo de gastos comunes”, que consiste en repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes, etc… entre los distintos artículos.

Una forma de reducir el cálculo consiste en realizar el reparto con la denominada constante de proporcionalidad (K), que se aplica así:

K = Costo neto / Importe bruto

Importe bruto = C1 x P1 + C2 x P2 + …+ Cn x Pn

C1 = Cantidad del artículo uno P1 = Precio del artículo uno

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C2 = Cantidad del artículo dos P2 = Precio del artículo dos

Costo neto = Importe bruto - descuentos + gastos (portes, seguros, embalajes…)

Una vez conocido el valor de K, el costo unitario de cada artículo será igual a K por el precio de cada unidad; sin embargo, cuando en la oferta se incluye un solo tipo de producto es suficiente con dividir el importe de cada elemento por el número de unidades. El proceso de compras sería la secuencia de fases y actividadesque transforman, por medio de los recursos disponibles de la organización, una solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento en la provisión del bien o la prestación del servicio solicitado por parte del proveedor.

La gestión eficaz del proceso de compras sería aquella capaz de incorporar en cada fase un valor añadido como las mejores condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo.

Entre las características del proceso de gestión de compras cabe destacar que:

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1. Es un proceso universal. Todas las entidades públicas de cualquier ámbito territorial (local, regional, estatal o supraestatal) deben satisfacer sus necesidades internas de bienes y servicios.
2. Es un proceso complejo. En el proceso de gestión de compras participan casi todos los servicios verticales y transversales de la entidad. De ahí la necesidad de poner en marcha mecanismos de organización, coordinación, análisis y simplificación del proceso de compras.
3. Es un proceso dinámico. Las entidades públicas deben satisfacer nuevas demandas y expectativas sociales. El proceso de compras es un área dinámica debido a que de su capacidad de adaptación depende el control del gasto público, la calidad y los plazos de la prestación de los servicios, los resultados de la organización y, en definitiva, la satisfacción de las necesidades y las expectativas de los clientes de la Administración en cada momento.
4. El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o unidad interesada en la provisión de un bien o un servicio. Este departamento es quién conoce las necesidades y/o las expectativas de los ciudadanos o de la propia organización y quién debe satisfacerlas.

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1. Proceso de Recepción:

Para la recepción de los materiales debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesaria una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante de la compra, es bueno comunicar un  calendario incluyendo el horario

al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor, siendo responsabilidad del proveedor  entregar productos en buen estado, y su responsabilidad: rechazar todo aquello que no venga en perfectas condiciones

Procedimiento  para  la  recepción:

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean éstas,  materias primas, materiales, repuestos o mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las siguientes características y normas:

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a)      Que sean adquiridas por la empresa.

        b)      Que sean semielaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.

Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o clientes que no correspondan según las normas nombradas”, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de adquisición deberá remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora.  Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de recepción.

2.  Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que acompaña los artículos requeridos.  Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra.

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Asunto: procedimientos  

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3. El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guías de Despacho. Verificará que los artículos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.

4.  Una vez otorgada la conformidad a los materiales recibidos, el encargado de bodega procede a firmar las guías de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original.  En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.

5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la orden de compra, procede a las siguientes instrucciones:

• Recepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de  Recepción).

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Asunto: procedimientos  

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• Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción).
• Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior.

6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección  en aquellos envases con roturas o marcas de daño, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.

4. Proceso de  Almacén:

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se guardaban los materiales que producción o ventas requería. Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales y por eso se destinaba a trabajar en él personal de confianza de los dirigentes.

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Funciones del AlmacénLa manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de materiales.
• Registro de entradas y salidas del almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y del almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Principios Básicos del AlmacénEl almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

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Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

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Asunto: procedimientos

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• Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajo control.
• Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventario y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y control de producción de las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventarios y producción.
• La identificación debe estar codificada cuando sea posible.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con unas nomenclaturas que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencia.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.

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• Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida a personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes.
• Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

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Asunto: procedimientos  

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• El área ocupada por los pasillos respectos de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

Tipos de Almacén

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

• Materias primas y partes componentes
• Materiales auxiliares
• Productos en proceso
• Productos terminados
• Herramientas
• Refacciones
• Material de desperdicio
• Materiales obsoletos
• Devoluciones

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Asunto: procedimientos  

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El negocio puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, almacenadora o una tienda de productos de consumo.

Almacén de Materias Primas

Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de producción.

Normalmente requiere tener tres secciones:

• Recepción
• Almacenamiento
• Entrega

Las áreas de recepción y entrega pueden estar dentro del almacén o bien fuera de él. Un almacén central de materias primas pueden tener uno o varios sub-almacenes en una planta, según las necesidades del departamento de producción, o bien, localizados en varias plantas de un mismo negocio.

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: procedimientos  

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Fecha: Enero -2013

Almacén de Materiales en Proceso

Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación.

Almacén de Productos Terminados

El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.

Almacén de Herramientas y Equipos

Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado, ofrece siempre grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento.

Este cuarto de herramientas guarda y controla también las herramientas no durables tales como brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: procedimientos  

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Fecha: Enero -2013

Las Áreas del Almacén

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción
• Almacenamiento
• Entrega

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Éstas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado. Cuando se presenta este último caso basta con señalar las áreas en el piso o levantar divisiones.

Consideraciones para la disposición del área de almacenamiento

Análisis del artículo:

• Tamaño del artículo: largo, ancho y alto.
• Peso del artículo

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: procedimientos  

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Fecha: Enero -2013

• Número de unidades que habrá que almacenar a un mismo tiempo, por lote económico de compra o de producción.
• Recipiente o envase que contiene al artículo, si se emplea
• Clase de estantería, casilleros o bastidores necesarios
• Métodos de almacenamiento o apilamientos
• Métodos para manipular el material
• Riesgos especiales de accidentes
• Frecuencia con que se pide el artículo
• Sistema empleado para controlar la calidad

Objetivos de la planeación:

• Facilidad de localización de los materiales almacenados, cuando se necesite
• Flexibilidad de la disposición del área de almacenamiento
• Disposición del área de almacenamiento de forma que facilite el control de los materiales
• El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.

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Administración

Asunto: Procedimientos

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Fecha: Enero -2013

5. Proceso de Despacho

En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de despacho, el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se presente en una hora, fecha y sitio donde será llevada la carga; se despacha la carga de los productos que estén en buen estado, y si se da de productos defectuosos se dará el procesos de selección y recuperación de los mismos, las estibas en los vehículos de transporte deben realizarse cumpliendo con las estipulaciones de manipulación y patrón de estiba correspondiente.

Para los despachos de las mercancías, deberán ir acompañados de los siguientes documentos como:

1. orden de despacho
2. orden de venta
3. remesa (transporte)
4. remisión, facturas respectivas.
5. remisión, facturas respectivas.

6.  Proceso deFacturación

La facturación tiene como objetivo principal establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar los productos y servicios, de tal mane

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: Procedimientos

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Fecha: Enero -2013

ra que se cumplan con las políticas administrativas y financieras de la empresa.

Factura de Contado

    • Al generar cualquier tipo de factura (contado/crédito) deben salir a nombre de alguna persona o empresa, con los datos correspondientes.   Cédula jurídica, dirección, teléfono.

    • Si el cliente no está registrado en el sistema, se debe incluir en la base de datos.

    • Al ingresar la venta en el sistema, debe ir acompañado por el número de pedido emitido por ventas e ingresar en el momento de la venta el número de pedido que debe ser correlativo e identificar a cada vendedor.

    • Las facturas que son contado, cobradas en el momento, deben tener el sello pagado.

• No se puede subir la mercadería al vehículo sin que antes el cliente pague en caja y el vendedor verifique el pago y el detalle de lo facturado.

Factura Crédito

• Uso exclusivo de facturas timbradas, autorizadas por la DGTD y estas deben cumplir según lo dispuesto en la ley y reglamento de DGTD.

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: procedimientos

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Fecha: Enero -2013

• Si las facturas se realizan en papel, debe imprimirse original y tres copias, la original para cobro o trámite para el cliente, copia para el cliente cuando se entrega la mercancía, copia para bodega y la otra copia para contabilidad o el departamento de cobro.
• La factura deberá sellarse con la leyenda de mercancía entregada indicando la fecha de entrega al cliente y debe contener la firma de recibido del cliente, este debe ser el representante legal o aquel que este haya autorizado en forma escrita.
• Si la facturación es digital, deberá guardar un consecutivo y adjuntar a cada factura el archivo correspondiente a la orden de compra del cliente y cuando el cliente reciba por medio de correo electrónico la factura, deberá devolver con firma digital del representante legal y con la leyenda de mercancía recibida.
• Toda factura debe ser acompañada por una orden de compra del cliente, la cual deberá estar firmada por el encargado de compras o el que ha sido autorizado por el cliente, esta OC. deberá venir autorizada por el vendedor y por el encargado de finanzas de la empresa que realiza la venta.
• Se realiza la factura de crédito, previa carga en el sistema informático, donde se pueda verificar si el cliente se encuentra al día con sus pagos, el límite de crédito, las condiciones y el disponible que tenga este al momento de la factura.   Además, se debe incluir en la factura e lugar y fecha de expedición, número de cliente, detalle de datos del cliente como la dirección, teléfonos, cédula jurídica, forma y condiciones de pago.

El módulo de facturación debe estar enlazado a la contabilidad y al inventario, para que la misma factura genere la cuenta por cobrar y descargue del inventario los artículos facturados,  en todo caso verifique la existencia o no de la mercancía.

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: Recomendaciones

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Fecha: Enero -2013

Recomendaciones

• Administrar las compras de materiales de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria, siguiendo el procedimiento adecuado
• El encargado del manejo del efectivo, caja chica y de los cheques, será el administrador
• Procesar la orden de pedido
• Procesar correctamente la orden de compra
• Investigar   periódicamente    el mercado de proveedores, identificar posibles fuentes de suministro, con el fin de custodiar la economía de la empresa.
• Seleccionar los proveedores que ofrezcan mayores beneficios para la empresa.
• Verificar la necesidad de realizar la compra de determinados productos y/o  materiales y en el caso de confirmarse ésta, solicitar la aprobación para procesar las órdenes de compras.
• Solicitar la aprobación de la orden de compra, la cual debe estar sellada y firmada por la presidencia. Para luego serentregada, al proveedor seleccionado.

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: Recomendaciones  

Pag:39/41

Fecha: Enero -2013

• Recibir la mercancía del proveedor, verificar y comparar los mismos, en cuanto a especificaciones y cantidad, con los documentos que amparan la recepción de los productos, orden de compra, factura y la nota de entrega.
• El administrador o la secretaria serán las personas encargadas de la recepción, posteriormente se agregara al inventario y en compañía de un empleado se   ubicara la mercancía en su lugar de acuerdo a su clasificación.
• Facturar el servicio o reparación prestada entregándole la misma al cliente, sea persona natural o jurídica, siguiendo las normas.
• Nombrar un custodio o responsable del buen manejo de caja chica.
• Se debe determinar el periodo de uso y de consiguiente reembolso, cada 15 días, mensual o lo que se determine según las necesidades.
• El cheque de reposición de caja chica se realizara a favor de la persona responsable del fondo, y los comprobantes que pague tal cajero deben estar aprobados previamente por el administrador quién será la persona autorizada.
• Solicitar el reintegro de lo gastado, para ello se preparará una relación de los desembolsos y los respectivos comprobantes, así como  un resumen de los cargos a cada cuenta.

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: anexos  

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Fecha: Enero -2013

ORDEN DE PEDIDO

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PEDIDO  #                                                    CIUDAD  

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PROFORMA                                 FECHA

DATOS GENERALES DEL CLIENTE

CLIENTE                                         ORDENADO POR

DIRECCIÓN                                         CIUDAD         

TELEFONO                                         FAX / E-MAIL

UBICACIÓN

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FORMA DE PAGO

Efectivo [pic 93]

 Cheque                 Numero de Cheque _____________________[pic 94]

Recibido por:  _____________________________

Observaciones:  

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Manual de Normas y Procedimientos

Administración

Asunto: anexos  

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Fecha: Enero -2013

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