Manual Gestion de Compras UMH

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INDICE DE CONTENIDO

1.        INTRODUCCION        

2.        OBJETIVOS        

3.        JUSTIFICACION        

4.        ORGANIZACION        

5.        POLITICAS DE COMPRAS        

I.        De las compras de materiales y equipos        

II.        De las contrataciones de servicios para capacitación        

III.        De las contrataciones de consultorías        

IV.        Sobre las licitaciones        

6.        PROCEDIMIENTOS        

6.4 Procedimiento para la realización de compras        

6.5        Procedimiento para licitación pública        

6.6 Políticas Adicionales de Compras        

 7. CIRCULARES/BOLETINES/FORMATOS

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. INTRODUCCION

El manejo de manuales de compras es una prioridad para las organizaciones, particularmente si se toman en cuenta la necesidad de respuesta que deben desarrollar ante el complejo ambiente de trabajo en que están inmersas.

Nosotros los alumnos de la Universidad Metropolitana de Honduras con ayuda del Administrador y de nuestro compañero Noé Rivera, y como proyecto para nuestra clase de Gestión de Compras, realizamos una revisión a las políticas de CDE MIPYME , el presente manual tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades del CDE MIPYME. Así como el de servir como un instrumento de apoyo.

Dicho manual permitirá al CDE MIPYME registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática información, como asegurar y certificar el manejo transparente, ordenado y eficiente de los recursos económicos y financieros destinados para cubrir las erogaciones necesarias que conlleva el desarrollo de las actividades del centro.

Este manual rescata los aspectos más relevantes y necesarios para el buen uso de los recursos, cabe mencionar que de acuerdo a las necesidades del centro se puede ir modificando para lograr el establecimiento de las mejores prácticas de control administrativo con el fin de cuidar su vigencia.

Comprende en forma ordenada y detallada los procedimientos a seguir para cada actividad, promoviendo el buen desarrollo administrativo del centro. Contempla las políticas y procedimientos y formatos utilizados.

1. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Establecer  normas y/o procedimientos administrativos para el manejo de los recursos financieros que recibe el centro ya sea en calidad de aportaciones de los socios,  contribuciones de las instituciones cooperantes y los que sean generados por las actividades que el centro pueda realizar.

2.2 Objetivos Específicos

• Presentar de forma sencilla, los conceptos y principios del control interno que son aplicados en la administración del centro, afín de facilitar a los empleados la comprensión y aplicación de los procedimientos operativos contables; proporcionando metodologías para el registro de la información, y los controles necesarios para la salvaguarda de los recursos del CDE MIPYME.
• Asegurar  la transparencia en la utilización de los fondos.
• Controlar la utilización de los fondos por medio de la emisión de informes de ejecución financiera (liquidación presupuestaria, conciliaciones bancarias y documentos de soporte).
• Informar al personal directivo, administrativo y técnico; así como a las instituciones cooperantes del centro sobre los procesos de gestión administrativa para el uso de los fondos administrados por el centro.

1. JUSTIFICACION

1. ORGANIZACIÓN

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Observación: Identificamos que dentro de la estructura de la empresa no existe una unidad específica para compras, quien se encarga de los procedimientos de compras es el administrador, y en algunos casos específicos el administrador delega en el personal en el personal técnico ciertas responsabilidades para desarrollar algunos procesos de compras.

Por lo tanto sugerimos en un futuro instituir una unidad específica que se encargue de las compras, conforme el crecimiento de la empresa lo permita.

1. POLITICAS DE COMPRAS

De la adquisición de bienes y servicios

1. Al momento de tratar la adquisición de los bienes o servicios se deberá asegurar que sea del menos costo siempre y cuando esto no vaya en detrimento de la calidad de los mismos.

1. La información que se incluya en los formatos a utilizar para los procesos de compra deberá obtener información clara y transparente y no contener tachaduras ni borrones que podrán crear confusión.

1. La petición de compras debe ser elaborada por la persona que hará uso del bien o servicio.

1. Las peticiones de compras previamente autorizadas por el director ejecutivo no harán mención a marcas o modelos específicos salvo que se tratara de materiales para mantenimiento o repuestos de equipos ya existentes.

1. Una vez aprobada la solicitud, se deberá pedir cotizaciones al número apropiado de posibles proveedores (según sea el caso).

1. Se deberá tener una lista de los proveedores certificados.

1. Las cotizaciones no deben contener ni tachaduras ni borrones.

1.  Las cotizaciones deberán ser emitida a nombre del CDE MIPYME REGION LEMPA.

1. La adquisición de materiales, mobiliario y equipo, accesorios se realizara mediante el procedimiento de órdenes de compra, únicamente a través de la administración, aprobada por la dirección ejecutiva.

1.  La orden de compra deberá contener la información que se indique en el formulario diseñado y aprobado al efecto.

1. Las modificaciones en las órdenes de compra no son permitidas.

1. El proceso de pago a proveedores se inicia mediante la recepción de la factura.

1. El departamento de administración deberá verificar las facturas y su documentación respectiva, como base para el pago.

1. Previo a que el centro realice los pagos deberá estar autorizado por el director ejecutivo del centro para continuar con el proceso de adquisición.

1. Las compras mayores a doscientos mil lempiras (L. 200,000.00) se harán a través de licitación pública.

Políticas Adicionales de Compras

En vista de que este manual indica que para las compras de hasta  L. 9,000.00 es exigible el presentar una cotización y este valor enmarca los procesos de compra de suministros, los consumibles de limpieza, atención a visitantes y otros similares podrán adquirirse con fondos de caja chica, siempre y cuando esta compra no contravenga las disposiciones de dicho fondo.

Existen situaciones bajo las cuales solamente puede presentarse una cotización única y esta es la determinación de que existe una sola fuente proveedora del servicio o bien. Para considerar lo anterior se deberán valorar los siguientes aspectos:

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